Die Kanzlei läuft. Und Sie?

Klassische Ziele bestehen oft aus mehr Umsatz, mehr Mitarbeitende, mehr Digitalisierung oder besseren Prozessen. Solche Ziele klingen zunächst sinnvoll. Sie beantworten jedoch nicht die entscheidende Frage, was sich für den Kanzleiinhaber persönlich verändern soll. Mehr Umsatz führt nicht automatisch zu mehr Gewinn. Ein größeres Team kann zusätzliche Abstimmungen und Führungsaufgaben mit sich bringen. Und auch optimierte Prozesse verbessern zwar die Abläufe, aber nicht zwangsläufig die persönliche Situation eines Inhabers. Fehlt ein klares persönliches Ziel, entwickelt sich die Kanzlei möglicherweise in eine Richtung, die betriebswirtschaftlich sinnvoll erscheint, am Alltag des Inhabers jedoch vorbeigeht. Der zugrunde liegende Fehler, liegt darin, dass Ziele für die Kanzlei formuliert werden, bevor geklärt ist, welchem Zweck sie eigentlich dienen sollen.

Eine wirksame Kanzleistrategie beginnt deshalb nicht mit Kennzahlen, sondern mit einer persönlichen Frage. Diese Frage lautet immer: Was soll sich in meinem Leben als Kanzleiinhaber konkret verbessern? Geht es um mehr freie Zeit? Um finanzielle Sicherheit? Um mehr Freude an der Beratung und weniger organisatorische Aufgaben? Um ein Team, das weitgehend selbstständig arbeitet? Oder um eine Kanzlei, die sich später gut übergeben oder verkaufen lässt? Solche Ziele sind individuell. Gerade deshalb bilden sie den richtigen Ausgangspunkt. Denn die Kanzlei ist kein Selbstzweck. Sie soll dem Inhaber ermöglichen, seine beruflichen und persönlichen Vorstellungen zu verwirklichen.

Sind die persönlichen Ziele geklärt, lässt sich daraus ableiten, welche Voraussetzungen die Kanzlei schaffen muss. Wer mehr freie Zeit gewinnen möchte, benötigt stabile Abläufe, klare Verantwortlichkeiten und ein Team, das Entscheidungen selbstständig treffen kann. Wer finanziell unabhängiger werden will, braucht verlässliche Gewinne und sollte Abhängigkeiten reduzieren, etwa von einzelnen Mandanten, die einen besonders hohen Anteil am Gesamtumsatz ausmachen. Wer mehr beraten möchte, benötigt nicht möglichst viele, sondern die passenden Mandanten: Unternehmen und Personen, bei denen tatsächlich Beratungsbedarf besteht. Die Kanzlei wird auf diese Weise nicht automatisch größer oder digitaler. Sie wird vor allem passender.

Erst wenn feststeht, was sich für den Inhaber verändern soll, ist es sinnvoll, konkrete Kanzleiziele zu definieren. Diese bilden keine unverbindliche Wunschliste, sondern beschreiben messbare Voraussetzungen dafür, dass die persönlichen Ziele erreicht werden können.

Mögliche Kanzleiziele sind beispielsweise:

• ein stabiler Jahresgewinn von 250.000 Euro,
• ein Anteil der Facharbeit des Inhabers von weniger als 20 Prozent,
• kein Mandat mit einem Anteil von mehr als fünf Prozent am Gesamtumsatz,
• dokumentierte Kernprozesse und eindeutig geregelte Zuständigkeiten,
• der Aufbau einer klar definierten Zielmandantengruppe mit Beratungsbedarf,
• eine jährliche Fluktuationsquote im Team von weniger als fünf Prozent.

Auch diese Kennzahlen sind kein Selbstzweck. Sie sollen dazu beitragen, dass die Kanzlei das leistet, wofür sie da ist: das Leben des Inhabers leichter, freier und planbarer zu machen.

Ziele entfalten nur dann Wirkung, wenn sie konsequent verfolgt und regelmäßig überprüft werden. Dafür braucht es keine komplizierten Steuerungssysteme. Entscheidend sind vor allem zwei Instrumente: Ein überschaubares Projektmanagement klärt, wer welche Aufgabe gemeinsam mit wem bis zu welchem Zeitpunkt übernimmt. Ein transparentes Controlling zeigt, ob die gewählten Maßnahmen tatsächlich auf das persönliche Ziel einzahlen. So lässt sich die Kanzlei gezielt weiterentwickeln, anstatt von einem Optimierungsprojekt zum nächsten zu wechseln.