Gesetzliche Anforderungen rund um die Kassenführung

Zwei Welten von Kassensystemen: digital oder analog?

In Deutschland existiert derzeit keine Registrierkassenpflicht! Sie sind also nicht verpflichtet eine elektronische Registrier- oder PC-Kasse für die Aufzeichnung Ihrer Bargeschäfte zu verwenden. Sie können die Dokumentation der Geschäftsvorfälle auch handschriftlich durchführen.

Mit diesem Problem musste sich bereits 1966 der Bundesfinanzhof (BFH) auseinandersetzen. Registrierkassen gab es zu der Zeit bestenfalls als mechanische Kasse. Die Aufzeichnungen erfolgten in der Regel handschriftlich. Deshalb entschied der BFH, dass die Aufzeichnung des Bargeldes handschriftlich in Form eines täglichen Kassenberichtes erfolgen kann. Allerdings nur dort, wo Waren von geringem Wert, an eine Vielzahl unbekannter Personen verkauft werden (z.B. Wochenmärkte). Eine Einzelaufzeichnung erschien dem Gericht aus Zumutbarkeits- und Praktikabilitätserwägungen als nicht durchführbar.

Mit der Einführung elektronischer Kassen- und Computersysteme im Jahr 1981 entwickelten sich parallel zu den handschriftlichen Aufzeichnungen elektronische Kassensysteme, welche die Erfassung von Bargeschäften wesentlich einfacher und schneller dokumentieren konnten.

Die Qual der Wahl

Die richtige Kassenführung mit dem richtigen Kassensystem zu gestalten ist keine leichte Aufgabe. Der Staat schreibt nicht vor, welches System für die Kassenführung verwendet werden muss. Unterlaufen bei der Erfassung und Aufzeichnung des Bargeldverkehrs aber formelle und materielle Fehler, führt dies im Rahmen von Betriebsprüfungen oder der ab 01.01.2018 eingeführten unangekündigten Kassen-Nachschau in der Regel zu Schätzung von Umsatz und Gewinn.

Aus diesem Grund ist es notwendig sich über die einschlägigen Regelungen und Gesetze zu informieren. Insbesondere die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und die steuerlichen Ordnungsvorschriften sollten Sie kennen.

Entscheiden Sie sich für den Einsatz eines elektronischen Kassensystems oder einer computergestützten PC-Kasse, dann haben Sie die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14.11.2014 zu beachten. Darüber hinaus gelten seit dem 01.01.2017 und dem 01.01.2018 verschärfte Anforderungen und Zugriffsmöglichkeiten.

Steuerliche Ordnungsvorschriften

Der Gesetzgeber und die Finanzverwaltung ordnen die Aufzeichnungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sechs Oberbegriffen zu, unter denen die Prüfung der von Ihnen getätigten Aufzeichnungen der Bargeschäfte erfolgt.

Die Einnahmen und Ausgaben müssen

• einzeln,
• vollständig,
• richtig,
• zeitgerecht,
• geordnet und
• unveränderbar aufgezeichnet werden.

Schutzziele

Am 17.06.2019 wurde durch den Gesetzgeber der Anwendungserlass zu § 146a AO definiert, in dem sogenannte Schutzziele beschrieben werden. Die Regelungen des § 146a AO sollen für digitale Grundaufzeichnungen, die mittels elektronischem Aufzeichnungssystem i. S. d. § 146a AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV geführt werden, folgendes sicherstellen: deren Integrität, deren Authentizität und deren Vollständigkeit.

1. Einzel­auf­zeichnungs­pflicht

Am 17.06.2019 wurde durch den Gesetzgeber der Anwendungserlass zu § 146a AO definiert, in dem sogenannte Schutzziele beschrieben werden. Die Regelungen des § 146a AO sollen für digitale Grundaufzeichnungen, die mittels elektronischem Aufzeichnungssystem i. S. d. § 146a AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV geführt werden, folgendes sicherstellen: deren Integrität, deren Authentizität und deren Vollständigkeit.

Einzelaufzeichnung erfordert grundsätzlich:

• Wer ist Ihr Vertragspartner? (Identität)
• Was ist der Inhalt des Geschäfts? (Leistung)
• Welches Geld wird bezahlt? (Gegenleistung)
• Wie bezeichnen Sie das Geschäft? (Bezeichnung)

2. Einzelauf­zeichnung auf Bon-Ebene

Unter der Einzelaufzeichnung auf Bon-Ebene wird in der Regel die Erstellung eines Kassenbons unter Zuhilfenahme eines elektronischen Kassensystems verstanden.

3. Zeitgerechte Er­fassung von Bar­ein­nahmen und -ausgaben

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Durch die unmittelbare Erfassung der Geldbewegung und einer direkten Dokumentation ist sichergestellt, dass die tatsächliche Bareinnahme zeitgerecht erfasst wird. Nur in ganz engen Grenzen ist hier, ebenfalls unter Zumutbarkeitserwägungen, eine Dokumentation am nächsten Tag denkbar.

4. Geordnete Erfassung von Bargeld

Idealerweise erfassen Sie die gesamten Bargeldbewegungen an einem Tag in der tatsächlichen chronologischen Reihenfolge. Datum und Uhrzeit sowie eine eindeutige fortlaufende Belegnummer bei modernen Kassensystemen, erlauben eine jederzeit nachprüfbare und nachvollziehbare Ordnung. Jeder Geschäftsvorfall lässt sich so z.B. in einem Kassenbuch journalmäßig erfassen.

5. Grundsatz der Un­veränder­bar­keit

Die Tatsache, dass bei elektronischen Geräten alle Daten als Standardfunktion einfach geändert werden können, ist mit Blick auf elektronische Kassensysteme sehr kritisch zu beurteilen. Denn seit jeher gilt, dass bei Buchführungs- und Kassenunterlagen eben keine unbemerkte Änderung erfolgen darf. Weder dürfen Sie aus Kassensystemen Daten löschen, noch Unterlagen einfach überschreiben. Im gesamten Zusammenhang mit Ihren Kassendaten und Kassenaufzeichnungen müssen Sie daher die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14.11.2014 beachten.

6. Unveränderbarkeit durch Fest­schreibung der Daten­sätze

Zum Leistungsumfang moderner Kassensysteme gehört heute die Möglichkeit, die erfassten Daten festzuschreiben. So wird sichergestellt, dass die aufgezeichneten Daten nicht überschrieben, unmerklich gelöscht oder anderweitig verloren gehen. Die Finanzverwaltung prüft bis zur vollen Regelungsvorgabe des „Kassengesetzes“ im Jahre 2020 insbesondere die Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Kassendaten und Kassenaufzeichnungen. Erst danach greift die angedachte, zertifizierte Sicherheitstechnik aus dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016.

7. Unveränderbarkeit im DATEV Kassen­archiv online

Damit Ihre Kassendaten vor Verlust, Zerstörung und Veränderungen geschützt sind, hat DATEV das Kassenarchiv online entwickelt. Hier bieten wir Ihnen sozusagen den verlängerten Kassenspeicher Ihres Kassensystems. Die Aufbewahrung der Kassendaten im Kassenarchiv erfolgt unveränderbar. Hier spricht man auch von der revisionssicheren Archivierung.

8. Aufbewahrung von Kassen­daten und Kassen­auf­zeichnungen

Grundsätzlich sind Sie verpflichtet sowohl das Kassensystem als auch sämtliche Einzeldaten, Tagesabschlussdaten, Änderungsdaten im Rahmen von Kassenprogrammierung, Journaldaten und alle weiteren sonstigen Informationsdaten der Kassensysteme aufzubewahren. Da ein Kassensystem Belege für die Abrechnung der Bargeschäfte erstellt, handelt es sich um ein Buchführungssystem im Sinne der oben benannten GoBD-Regelungen. Damit sind die Unterlagen und Daten mindestens 10 Jahre aufzubewahren sowie jederzeit maschinell auswertbar und unverzüglich vorlagebereit zu halten. Das gilt auch für Daten, die Sie bei einem Drittanbieter gespeichert haben. Die Finanzverwaltung verlangt die gleichen Auswertungsmöglichkeiten innerhalb eines Archivsystems, wie bei einem Produktivsystem vor Ort.

Die Mitteilung an das zuständige Finanzamt hat elektronisch über das Programm „Mein ELSTER“ oder über kompatible eigene oder Drittanbieter-Software über die entsprechende Schnittstelle (ERiC) zu erfolgen.

• Elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen.
• Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen. Dies gilt ebenfalls für ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene elektronische Aufzeichnungssysteme.
• Es ist zu beachten, dass bei der Mitteilung der Außerbetriebnahme elektronischer Aufzeichnungssysteme vorher die Anschaffung mitzuteilen ist.

Seit 1. Januar 2018 kann das Finanzamt außerhalb einer Betriebsprüfung (Außenprüfung) und ohne Ankündigung eine sogenannte Kassen-Nachschau vornehmen. Die Prüfung kann ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Betriebsprüfung erfolgen. Sie können sich also nicht darauf vorbereiten. Es ist davon auszugehen, dass die Prüfer zunächst beobachten, wie Kasseneinnahmen und -auszahlungen durchgeführt werden und ob eine ordnungsgemäße Aufzeichnung des Bargeldes erfolgt. Hierzu kommen die beauftragten Beamten während der üblichen Öffnungszeiten in Ihr Geschäft. Die Beamten müssen sich nicht sofort ausweisen und können Testkäufe tätigen.

Sollte die Kassen-Nachschau eine mangelhafte oder nicht ordnungsgemäße Kassenführung aufdecken, kann der Prüfer zu einer Betriebsprüfung übergehen. Auch eine umfassendere Datenprüfung ist möglich. Befinden sich Kassenunterlagen bei Ihrem Steuerberater, kündigt der Prüfer seinen Besuch in der Kanzlei an.

Die richtige Kassenführung mit dem richtigen Kassensystem zu gestalten ist keine leichte Aufgabe. Der Staat schreibt nicht vor, welches System für die Kassenführung verwendet werden muss. Unterlaufen bei der Erfassung und Aufzeichnung des Bargeldverkehrs jedoch formelle und materielle Fehler, führt dies im Rahmen von Betriebsprüfungen oder der zum 1. Januar 2018 eingeführten unangekündigten Kassen-Nachschau in der Regel zu Schätzungen von Umsatz und Gewinn.

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter und wenden Sie sich bei Fragen an Ihren Steuerberater.

Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV‑K) ist ein verbindliches Datenformat, das seit 2020 für alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland gilt. Die DSFinV‑K definiert detailliert, welche Informationen ein Kassensystem erfassen und wie diese strukturiert gespeichert werden müssen. Dazu gehören unter anderem Einzeltransaktionen, Zahlungsarten, Stornos, Kassenabschlüsse und Stammdaten. Für Prüfzwecke müssen diese Daten jederzeit in einem einheitlichen Exportformat als CSV‑Dateien bereitgestellt werden, das von der Finanzverwaltung automatisiert ausgewertet werden kann. 

Durch die zunehmende Digitalisierung treffen wir heute fast bei jedem Einkauf auf elektronische Registrier- und Computerkassen. Die hier erfassten Daten sind aber aufgrund ihrer elektronischen Struktur leicht zu manipulieren. Um diesen Manipulationen Einhalt zu gebieten, wurde Ende 2016 das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen erlassen, das seit dem 01.01.2020 mit seiner letzten Stufe vollständig in Kraft getreten ist:

Seit dem Jahr 2020 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung – kurz TSE genannt – verfügen. Nur diese Sicherheitseinrichtung ist Gegenstand des Zertifizierungsverfahrens. Ein Kassenhersteller oder Kassensoftware-Hersteller kann sich so auf dem freien Markt für eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung entscheiden und diese in seine Kassensysteme oder in seine Software integrieren.

Zentraler technischer Baustein ist die „Technische Sicherheitseinrichtung“ (TSE). Diese besteht aus drei Bestandteilen:

• Sicherheitsmodul: Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können. Die Technische Sicherheitseinrichtung wird vom elektronischen Aufzeichnungssystem (z.B. Computerkasse) angesprochen, sichert die Daten gegen Löschung oder nachträgliche Manipulation und speichert die so gesicherten Daten in einem einheitlichen Format.
• Speichermedium: Auf dem Speichermedium werden die vor Manipulationen gesicherten Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Dabei muss die Speicherung der Daten nicht notwendigerweise in der Sicherheitseinrichtung selbst erfolgen, sondern kann auch auf externe Datenträger oder in die Cloud (z.B. DATEV Kassenarchiv online) ausgelagert werden. In jedem Fall muss auf eine sichere und vorschriftenkonforme Aufbewahrung geachtet werden.
• Einheitliche digitale Schnittstelle: Die einheitliche digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke sicherstellen. Hierbei sind die Anforderungen an diese Schnittstelle bewusst ohne besondere Anforderungen an die physikalische Schnittstelle geplant. Ziel ist es, die üblichen Standardschnittstellen wie zum Beispiel USB, Ethernet, SD-Karten, etc. zu unterstützen.

Informationen über zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen werden nach Abschluss einer Zertifizierung auf der Homepage des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) veröffentlicht. Kassenbetreiber sprechen am besten ihren Kassenhersteller / Kassenhändler auf dieses Thema an.