„Ich sehe das als Teil der Digitalisierung in der Kanzlei“

Herr Gebhard, erinnern Sie sich noch daran, wie die Idee zur Bindung im Kanzleidesign entstanden ist?

Robert Gebhard: Ja, sehr genau sogar. Der Auslöser war eine große Steuerkanzlei in Nürnberg, die uns damals angerufen hat. Es ging um die Bindung von Jahresabschlüssen und Prüfberichten. Die Kanzlei wollte sich eine eigene Druckmaschine kaufen, kam aber mit dem Thema nicht richtig weiter. Also sind wir hingefahren. Ich war damals Teamleiter im DATEV Druck- und Versandservice. Wir waren als Druckdienstleister bekannt, hatten aber auch viel mit Kanzleiauftritt zu tun. Als wir dort ankamen, standen in einem Raum ungefähr 25 kleinere Drucker und zusätzlich zwei große A3-Drucker. Die Kanzlei hat ihre Jahresabschlüsse komplett selbst gedruckt, sortiert, gefalzt und gebunden. Rund 2.500 im Jahr. Und das mit qualifizierten Fachangestellten, die man eigentlich für Mandate, Lohn oder andere fachliche Aufgaben gebraucht hätte. Da sagte der Kanzleichef sinngemäß zu mir: Ihr verkauft mir Logo und Webdesign, aber meine Jahresabschlüsse muss ich selbst drucken. Könnt ihr das nicht übernehmen? Da habe ich gesagt: Ich nehme die Anforderung mit. 

Was war daran technisch so anspruchsvoll?

Robert Gebhard: Wir wussten natürlich, dass wir drucken und binden können. Ich komme selbst aus der Produktion und war viele Jahre in der Weiterverarbeitung tätig. Aber die Frage war: Können wir das individuell, automatisiert und so sicher machen, dass am Ende kein Mensch mehr manuell eingreifen muss? Jahresabschlüsse bestehen aus unterschiedlichen Bestandteilen – A4-Seiten, A3-Anlagebögen, Geschäftsbedingungen und weiteren Unterlagen. Früher musste das alles manuell zusammengeführt werden. Genau dieses manuelle Doing machte den Prozess teuer und fehleranfällig. Deshalb haben viele Kanzleien gesagt: Das drucken wir lieber selbst. Wohlwissend, dass es sie intern viel Zeit kostet. 

Wie wurde aus dieser Anfrage ein DATEV-Projekt?

Robert Gebhard: Ich bin mit der Anforderung zu meinen Vorgesetzten gegangen und habe gesagt: Ich glaube, wir bekommen das hin, wenn der Fachbereich mitzieht. Dann haben wir die Kollegen aus dem Bereich Wirtschaftsprüfung mit ins Boot geholt. Wir wollten kein bestehendes Produkt kannibalisieren, sondern gemeinsam eine Lösung entwickeln. 
Das Projekt war aufgeteilt: Ich war für die technische Seite verantwortlich, also Druck und Weiterverarbeitung. Ein Kollege hat sich um den Druckertreiber, die Softwarethemen, Onboarding und Service gekümmert. Nach rund zwei Jahren hatten wir den Pilotkunden so auf der Schiene, dass das Ganze wirklich funktioniert hat. Für die Kanzlei war das eine riesige Erleichterung, weil sich die Steuerfachangestellten wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren konnten. 

Wann ist die Lösung offiziell gestartet?

Robert Gebhard: Begonnen hat das Projekt 2014. Anfang 2016 sind wir live gegangen und haben den Service anschließend vermarktet. Inzwischen blicken wir also auf zehn Jahre Bindung im Kanzleidesign zurück.

Wie funktioniert der Service grundsätzlich?

Robert Gebhard: Die Kanzlei kann über einen Druckertreiber Daten an uns übergeben. Sie braucht dafür ein DATEV-Produkt, aber wir wollten den Markt bewusst offen halten. Es gibt auch Kanzleien, die ihre Bilanzen nicht mit dem DATEV-Bilanzbericht erstellen, sondern mit Fremdsoftware. Auch denen wollten wir ermöglichen, die Bindung bei uns machen zu lassen. Der Prozess ist hochvertraulich und vollautomatisiert. Die Kanzlei kann das Design selbst gestalten oder von uns gestalten lassen. Es lassen sich Kanzleilogo, Mandantenlogo und weitere Gestaltungselemente einbinden. Am Ende entsteht ein individuell gestalteter, gebundener, kaschierter und veredelter Jahresabschluss. 

Kritiker könnten sagen: In einer digitalen Kanzlei braucht man doch keine gedruckten Jahresabschlüsse mehr. Wie sehen Sie das?

Robert Gebhard: Ich sehe das anders. Für mich ist das Teil der Digitalisierung in der Kanzlei. Denn bisher machen viele Kanzleien solche Arbeiten selbst oder beauftragen externe Druckereien. Wenn sie diesen Prozess an uns auslagern, können sie sich auf ihre digitalen Geschäftsprozesse und ihre fachliche Arbeit konzentrieren. Natürlich kann ich einen Jahresabschluss digital im Dokumentenmanagementsystem ablegen. Aber es gibt Situationen, in denen ein hochwertig gebundener Bericht eine andere Wirkung hat. Wenn ein Steuerberater einen wichtigen Abschluss persönlich übergibt, ist das mehr als nur ein Dokument. Das ist Ausdruck der eigenen professionellen Arbeit. 

Warum ist diese Wertigkeit aus Ihrer Sicht so wichtig?

Robert Gebhard: Ein Kunde hat mir einmal gesagt: Wenn ich eine Unternehmensprüfung mache, die für den Mandanten sehr bedeutsam ist, möchte ich am Ende nicht einfach nur eine Rechnung digital schicken. Dann drucke ich mehrere Bilanzberichte, übergebe sie in einer Besprechung und bespreche die Ergebnisse persönlich. Das zeigt die Wertigkeit der Arbeit. Ein anderes Beispiel war ein Bäcker, der für eine Modernisierung einen Kredit brauchte. Er ging mit einem individuell gebundenen Jahresabschluss zur Bank, mit dem Logo seines Betriebs und dem Design seines Steuerberaters. Der Bankberater war beeindruckt. Genau darum geht es: Der Abschluss ist nicht nur Zahlenwerk, sondern auch ein sichtbarer Ausdruck professioneller Beratung. 

Hat die Digitalisierung die Nachfrage verändert?

Robert Gebhard: Die Menge ist etwas zurückgegangen, aber nicht so stark, wie viele erwartet hatten. Vor einigen Jahren wurde ich gefragt, ob der Service künftig überhaupt noch abgerufen wird. Ich habe damals gesagt: Ja, es wird wahrscheinlich etwas weniger werden, aber nicht dramatisch. Das hat sich bestätigt. 
Viele Kanzleien sagen uns weiterhin: Das ist der Ausdruck meiner professionellen Arbeit. Und ich frage dann gerne: Was kann der Steuerberater denn sonst übergeben? Eine PDF ist praktisch, aber sie hat nicht dieselbe haptische Wertigkeit.

Wie viele Kanzleien nutzen den Service heute?

Robert Gebhard: Wir haben insgesamt ungefähr 1.800 Nutzer. Regelmäßig aktiv sind etwa 400 Kanzleien, wobei das immer etwas schwankt. Jede Kanzlei kann den Druckertreiber kostenlos nutzen, ein Probeexemplar abrufen und bekommt auf Wunsch eine Einweisung durch den Service. Das macht den Einstieg relativ einfach.

Glauben Sie, dass noch mehr Kanzleien den Service nutzen würden, wenn er bekannter wäre?

Robert Gebhard: Ja, davon bin ich überzeugt. Ich war in vielen Kanzleien und in vielen Formaten unterwegs, und immer wenn ich die Lösung vorgestellt habe, konnte ich sie gut erklären. Häufig kommt aber der Einwand: DATEV steht für Digitalisierung. Wie soll ich da ein gedrucktes Produkt verkaufen? Genau da liegt aus meiner Sicht ein Missverständnis. Es geht nicht darum, die Digitalisierung zurückzudrehen. Es geht darum, einen analogen Arbeitsschritt, der in vielen Kanzleien ohnehin noch anfällt, professionell auszulagern. Die Kanzlei schickt die Daten, wir kümmern uns um den Rest. Das ist Prozessoptimierung. 

Was kostet eine solche Bindung ungefähr?

Robert Gebhard: Für eine typische Bindung mit etwa 40 Blatt liegen wir ungefähr bei 14 Euro. Dafür ist das Produkt vollständig individualisiert, gebunden, kaschiert und veredelt. Wenn der Auftrag bis 10 Uhr im Rechenzentrum eingeht, verlässt er in der Regel noch am selben Tag das Haus. Mit hoher Wahrscheinlichkeit hat die Kanzlei ihn am Folgetag oder am übernächsten Tag vorliegen. 

Gab es in den zehn Jahren besondere Herausforderungen?

Robert Gebhard: Es gibt immer wieder Sonderfälle. Normalerweise lassen wir in einem Bericht nur eine begrenzte Zahl gefalzter A3-Anlagebögen zu, weil das Buch sonst zu stark aufträgt. Es gibt aber Kunden, die deutlich mehr solcher Anlagebögen benötigen. Dann prüfen wir, wie wir das trotzdem möglich machen können. Manches ist von der Haptik und Verarbeitung her eigentlich grenzwertig. Aber wenn der Kunde es braucht, finden wir eine Lösung. 

Was macht Sie besonders stolz?

Robert Gebhard: Ein Highlight ist für mich immer, wenn ich in die Produktion gehe. Wir drucken bei DATEV riesige Mengen, insgesamt rund 1,2 Milliarden Druckseiten im Jahr. Für Jahresabschlüsse sind es ungefähr 3,5 Millionen Seiten. Und trotzdem hat dieses Produkt in der Produktion eine besondere Priorität. Für die Mitarbeiter ist es ein Premiumprodukt. Da wird mit Handschuhen gearbeitet. 
Stolz macht mich auch die Zusammenarbeit über verschiedene Bereiche hinweg. Wenn es einmal eine Reklamation gibt, arbeiten wir Hand in Hand. Wir sprechen gemeinsam mit dem Kunden, wir fahren auch raus, wenn es nötig ist. Dieses Zusammenspiel zwischen Produktion, Service und Fachbereichen ist für mich ein echtes Highlight.

Sie sprechen sehr persönlich über das Produkt. Was bedeutet es Ihnen?

Robert Gebhard: Das ist schon mein Baby. Ich bin seit vielen Jahren bei DATEV, und dieses Projekt ist eines, auf das ich wirklich gerne zurückblicke. Es ist schön zu sehen, dass aus einer konkreten Anforderung einer Kanzlei ein Service geworden ist, der vielen Kanzleien hilft. 
Natürlich gibt es auch mal Spott von Kanzleien, die sagen: Wozu braucht man heute noch gedruckte Auswertungen, wenn man alles digitalisieren kann? Aber wenn man einmal so eine gebundene Bilanz in der Hand hatte, matt kaschiert, glanzkaschiert, folienveredelt, mit Buchrückendruck, dann versteht man die Wirkung. Das sieht einfach gut aus und gibt der Arbeit eine sichtbare Form.

Wie sehen Sie die Zukunft der Bindung im Kanzleidesign?

Robert Gebhard: Ich glaube, das Potenzial ist noch lange nicht ausgeschöpft. Natürlich wird vieles digitaler. Aber genau deshalb ist es sinnvoll, solche Prozesse professionell zu organisieren. Kanzleien, die weiterhin gedruckte Abschlüsse benötigen oder bewusst einsetzen, müssen das nicht selbst machen. Für mich bleibt die Bindung im Kanzleidesign eine Ergänzung zur digitalen Kanzlei. Sie nimmt Arbeit aus der Kanzlei heraus, erhöht die Qualität und schafft ein Produkt, das die Leistung des Steuerberaters sichtbar macht.