„Der Abschluss bekommt eine Wertigkeit“

Herr Strauch, Herr Engelhardt, stellen Sie Ihre Kanzlei bitte kurz vor. 

Jochen Strauch: Die Kanzlei HAAS & HAAS blickt auf eine lange Tradition zurück. Sie wurde 1948 als reines Steuerbüro gegründet und hat sich seitdem kontinuierlich weiterentwickelt. Von einer klassischen Steuerkanzlei hin zu einer vielseitigen Partnerschaftsgesellschaft. Heute verstehen wir uns als modernes Beratungsunternehmen mit Sitz im Herzen der Gießener Innenstadt. 

Jens Engelhardt: Hinter dem Namen HAAS & HAAS steht ein Team von mehr als 90 engagierten Mitarbeitenden. Gemeinsam bieten wir ein umfassendes Portfolio an Beratungsleistungen an. Unser Fokus liegt vor allem auf regional ansässigen mittelständischen Unternehmen, die wir über viele Jahre begleiten. 

Welche fachlichen Schwerpunkte prägen Ihre Arbeit?

Jochen Strauch: Neben der klassischen Steuerberatung haben wir unsere Schwerpunkte deutlich erweitert. Eine große Rolle spielt die betriebswirtschaftliche Beratung. Darüber hinaus bieten wir Wirtschaftsprüfung über eigene WP-Gesellschaften an. Hinzu kommen spezialisierte Bereiche wie Steuerrecht, Handels- und Gesellschaftsrecht, Umwandlungssteuerrecht, Unternehmenskaufrecht, Unternehmensnachfolge, Erbrecht und Steuerstrafrecht. 

Jens Engelhardt: Uns ist wichtig, Mandantinnen und Mandanten auf Augenhöhe zu beraten. Unser Anspruch ist es, individuelle Lösungen zu entwickeln, die zur jeweiligen Situation des Unternehmens passen. Viele Mandate begleiten wir über Jahre, teilweise über Generationen hinweg. Dieses Vertrauen verstehen wir als Verpflichtung, fachlich und organisatorisch dauerhaft hohe Qualität zu liefern. 

Wann sind Sie erstmals mit „Bindung im Kanzleidesign“ in Berührung gekommen?

Jochen Strauch: Das Drucken, Sortieren und Binden von Jahresabschlüssen gehörte bei uns lange ganz selbstverständlich zum Aufgabenbereich der Sachbearbeitung. Die Unterlagen wurden intern erstellt, gedruckt und so aufbereitet, dass sie nach außen eine gewisse Wertigkeit hatten. Spätestens mit der Corona-Pandemie standen diese Routinen aber zunehmend infrage. Durch Remote-Arbeit ließ sich die Fertigstellung nicht mehr so organisieren wie zuvor. Gleichzeitig stieg die Arbeitsbelastung in der Kanzlei. 

Jens Engelhardt: Wir wollten die Prozesse optimieren und haben zunächst versucht, die technische Fertigstellung intern in einer Stabsstelle zu bündeln. In der Praxis hat sich aber schnell gezeigt, dass das nicht nachhaltig funktioniert. Die Fertigstellung eines Abschlusses macht man nicht einfach nebenbei. Es muss korrekt aufbereitet, gedruckt und gebunden werden. Gleichzeitig ist es eine Tätigkeit, für die unsere Fachkräfte eigentlich zu wertvoll sind. 

Wie sah die Fertigstellung vorher konkret aus?

Jochen Strauch: Wir sind in der Kanzlei auf mehrere Etagen verteilt und hatten auf jeder Etage leistungsfähige Drucksysteme. Darüber wurden die Abschlüsse ausgegeben und anschließend intern zusammengestellt. Technisch war das Drucken nicht das größte Problem. Anspruchsvoll war eher, die einzelnen Bestandteile korrekt zusammenzuführen: Welcher Anhang gehört dazu? Wie sieht das Deckblatt aus? Was ist mit dem Bestätigungsvermerk? Dafür braucht es fachliches Verständnis. 

War auch die Wirtschaftlichkeit ein Argument?

Jochen Strauch: Ja, auch wenn wir die Zeiten für die technische Fertigstellung nicht minutengenau erfasst haben. Wir haben überschlägig gerechnet und gesehen: Wenn man Material, Mappen, Papier und vor allem die Arbeitszeit berücksichtigt, ist die externe Lösung für uns wirtschaftlich sinnvoll. Die Personalkosten sind der entscheidende Faktor und die sind seitdem weiter gestiegen. 

Jens Engelhardt: Allein 2025 haben wir über 3.000 Mappen im Kanzleidesign über die DATEV bestellt. Da erkennt man sehr schnell, wie groß die Zeitersparnis ist. Ob ich zwei Exemplare vorbereite oder 50, macht beim digitalen Anstoßen des Prozesses kaum einen Unterschied. Wenn ich 50 Exemplare intern drucken und binden muss, ist das dagegen ein erheblicher Zeitfaktor. 

Welche Rolle spielt die Lösung heute in Ihrem Kanzleialltag?

Jochen Strauch: Nach einer kurzen Testphase haben wir die technische Fertigstellung zum festen Kanzleistandard gemacht. Heute bereitet der qualifizierte Sachbearbeiter den Abschluss fachlich vor und stößt den Prozess digital an. Die technische Umsetzung in der gewünschten Qualität liegt dann nicht mehr bei ihm. Unsere Mitarbeitenden gewinnen dadurch spürbar Zeit und können sich konsequent auf ihre fachlichen Kernaufgaben konzentrieren. 

Jens Engelhardt: Das ist besonders wertvoll bei jungen Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteigern. Früher wurden solche technischen Fertigstellungsschritte häufig an Nachwuchskräfte gegeben. Heute können wir deren Zeit sinnvoller einsetzen, etwa für Ausbildung, fachliche Entwicklung und Mandatsarbeit.

Warum braucht es aus Ihrer Sicht überhaupt noch gebundene Jahresabschlüsse?

Jochen Strauch: Das hat mehrere Facetten. Zum einen gibt es rechtliche Anforderungen. Kaufleute müssen Jahresabschlüsse aufbewahren, und wir als Dienstleister müssen Unterlagen so aufbereiten, dass Mandanten ihren Pflichten nachkommen können. Zum anderen ist ein Jahresabschluss mehr als eine Zahl. Er ist das Ergebnis der Arbeit eines ganzen Jahres. Die gebundene Ausfertigung gibt dieser Arbeit eine Form und vermittelt Wertigkeit. 

Jens Engelhardt: Entscheidend ist für uns die Kombination: Wir erhalten ein professionell gebundenes Papierexemplar und zugleich ein PDF im identischen Kanzleidesign. Das kommt sehr gut an. Es schafft einen roten Faden und Wiedererkennungswert, sowohl beim Mandanten als auch darüber hinaus, etwa bei Banken.

Welche Bedeutung hat das PDF im Kanzleidesign inzwischen?

Jens Engelhardt: Die digitale Version wird immer wichtiger. Viele Mandanten wünschen zusätzlich ein elektronisches Exemplar, Banken ebenfalls. Das PDF sieht genauso aus wie das gedruckte Exemplar und kann direkt weiterverarbeitet oder digital abgelegt werden. Für uns ist das ein wesentlicher Mehrwert. 

Jochen Strauch: Das digitale PDF wird direkt im Dokumentenkorb angeboten und kann im DMS beim Mandanten abgelegt werden. Damit ist es jederzeit verfügbar. Wenn später noch einmal ein Exemplar benötigt wird, lässt sich der Vorgang sehr einfach erneut anstoßen. Früher war das deutlich aufwendiger.

Wie läuft der Prozess konkret ab?

Jens Engelhardt: Die Kolleginnen und Kollegen bereiten den Jahresabschluss bis zur Freigabe durch den Mandanten vor. Danach wird der Abschluss aus der Kanzleisoftware an den Prozess „Drucken Bindung im Kanzleidesign“ übergeben. Dort sieht man noch einmal, wie das fertige Exemplar aussehen wird. Man kann die Kanzleihülle auswählen, zusätzliche Dateien einbinden und eine Vorschau prüfen. Anschließend wird der Auftrag ans DATEV-Rechenzentrum übergeben. Die gedruckten Exemplare lassen wir in der Regel in die Kanzlei schicken, weil noch Unterschriften erforderlich sind. Das PDF kann direkt mit angefordert werden. 

Wie zufrieden sind Sie mit der Qualität?

Jochen Strauch: Bei der Qualität kann man klar sagen: top. Die Mappen sehen wirklich aus wie aus der Druckerei. Die Verpackung ist sehr sorgfältig, die Farben entsprechen unserem Kanzleidesign, und beschädigte Mappen hatten wir praktisch nicht. Das ist bemerkenswert gut. 

Gibt es auch Kritikpunkte?

Jochen Strauch: Der Versand ist der Punkt, an dem wir uns mehr Verlässlichkeit wünschen würden. In der DATEV-Druckstraße werden die Aufträge unserer Erfahrung nach sehr zuverlässig fertiggestellt. Verzögerungen entstehen eher durch externe Lieferdienste. Für uns ist das meistens kein großes Problem, weil das PDF sofort verfügbar ist und Mandanten damit bereits weiterarbeiten können. Aber für die interne Planung wäre eine noch verlässlichere Lieferung natürlich hilfreich. 

Was hat die Umstellung intern verändert?

Jochen Strauch: Man sieht oft zuerst die Außenwirkung: Wie kommt der Abschluss beim Mandanten an? Für uns war aber auch die Wirkung auf die Mitarbeitenden wichtig. Arbeitgeberattraktivität entsteht nicht nur durch Zusatzleistungen, sondern auch dadurch, dass man unnötige Routinetätigkeiten reduziert. Wenn Mitarbeitende sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, ist das ein echter Vorteil. 

Jens Engelhardt: Nach einer kurzen Eingewöhnung ist der Prozess heute etabliert. Am Anfang gab es natürlich Fragen: Wo muss ich klicken? Wie läuft das genau? Aber nach kurzer Zeit war das Routine. Wenn man von den Mitarbeitenden nichts hört, ist das meistens ein gutes Zeichen. Dann läuft es.

Wie sehen Sie die Zukunft gebundener Jahresabschlüsse?

Jens Engelhardt: Die digitale Version wird sicher weiter an Bedeutung gewinnen. Viele Mandanten digitalisieren ihre eigenen Prozesse ebenfalls und lösen Papierarchive zunehmend ab. Langfristig wird sich vieles in Richtung digitaler Varianten verschieben. 

Jochen Strauch: Gleichzeitig ist die Entwicklung noch nicht abgeschlossen. Wir haben eine sehr heterogene Mandantschaft, vom jungen Unternehmer bis zum langjährig etablierten Betrieb. Nicht jeder arbeitet sofort vollständig digital oder möchte qualifiziert elektronisch signieren. Deshalb ist die gebundene Ausfertigung aus unserer Sicht eine Brückentechnologie, aber eine, die noch eine Weile gebraucht wird.