Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat am 22. September 2026 im Einvernehmen mit dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Gemeinsamen Grundsätze für das Verfahren der Vollmachtsdatenbank in der Sozialversicherung (VDB SV) genehmigt. Damit stehen die zentralen fachlichen und technischen Leitplanken für den Aufbau und den Betrieb der neuen Datenbank fest. Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) begrüßt diesen wichtigen Meilenstein ausdrücklich.
Ziel der VDB SV ist es, Bürokratie abzubauen und die Digitalisierung in der sozialen Sicherung voranzubringen. Dafür schafft sie eine zentrale elektronische Vollmachtsverwaltung. Steuerberaterinnen und Steuerberater können die Daten einer erteilten Generalvollmacht künftig zentral hinterlegen; Sozialversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen und gemeinsame Einrichtungen können die Bevollmächtigung elektronisch prüfen. Der bisher erforderliche schriftliche Vollmachtsnachweis im Einzelfall entfällt. Die Generalvollmacht umfasst insbesondere die Abgabe von Meldungen, Beitragsnachweisen, Bescheinigungen und Anträgen sowie den Empfang von Meldungen, Bescheiden und Bescheinigungen. Eine Aufteilung nach einzelnen Stellen, Bereichen der Sozialversicherung oder Beschäftigtengruppen ist nicht vorgesehen.
Die Gemeinsamen Grundsätze bestimmen das Verfahren, den Inhalt und die Form der Vollmacht sowie die Datensätze und Übertragungswege. Die Vollmacht wird nicht als PDF oder Scan gespeichert, sondern als strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen. Wirksam und abrufbar wird die Vollmacht erst nach der Authentifizierung und Freigabe über die von der BStBK bereitgestellten Verfahren. Geregelt sind außerdem Änderungen, Widerruf und Stornierung, die Historisierung früherer Datenstände sowie Aufbewahrung und Löschung. Die berechtigten Stellen erhalten über eine gesicherte Schnittstelle nur die Daten, die sie für die Prüfung des jeweiligen Vollmachtsverhältnisses benötigen. Die BStBK richtet die eigenständige Datenbank ein und betreibt sie als verantwortliche Stelle.
„Mit den Gemeinsamen Grundsätzen ist ein entscheidendes Fundament für die VDB SV gelegt. Sie wird den Nachweis von Vollmachten deutlich einfacher machen und damit spürbare Erleichterungen für die Steuerberatungskanzleien, ihre Mandantschaft und die Träger der sozialen Sicherung bringen. Mein ausdrücklicher Dank gilt dem BMAS, dem BMF und allen beteiligten Projektpartnern. Die konstruktive Zusammenarbeit hat es ermöglicht, die vielen fachlichen und technischen Anforderungen in einem praxistauglichen Verfahren zusammenzuführen“, erklärt BStBK-Präsident Prof. Dr. Hartmut Schwab.
Die gesetzlichen Regelungen und die Gemeinsamen Grundsätze gelten ab dem 1. Januar 2028. Von diesem Zeitpunkt an ist der Abruf aus der VDB SV für die berechtigten Stellen zunächst optional. Ab dem 1. Januar 2030 müssen sie die Datenbank nutzen, wenn im Einzelfall ein Vollmachtsnachweis erforderlich ist.
Mit der Verabschiedung der Gemeinsamen Grundsätze ist die Grundlage geschaffen, um die technische Umsetzung konsequent voranzutreiben. Die BStBK wird diesen Weg gemeinsam mit den Projektpartnern fortsetzen und sich dafür einsetzen, dass die VDB SV zum Start verlässlich, sicher und praxistauglich zur Verfügung steht.
Quelle: Bundessteuerberaterkammer