Mehr Zeit für bessere Beratung

Ich bin überzeugt, dass wir in zwei bis drei Jahren deutlich weniger Zeit für klassische Routinetätigkeiten in der Finanzbuchhaltung benötigen werden. Dadurch entsteht Raum für das, was Mandanten zunehmend erwarten: individuelle, persönliche Beratung sowie Unterstützung bei unternehmerischen Entscheidungen und bei der Digitalisierung ihrer Prozesse. Unsere Aufgabe wird sich weiterentwickeln – weg von der reinen Deklaration, hin zu einer Rolle als strategischer Sparringspartner. Ich glaube, dass wir künftig für viele Unternehmen die Funktion eines externen CFO übernehmen werden. Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen können die wachsende Komplexität im Steuer- und Finanzbereich häufig nicht mehr allein bewältigen.

Ein gutes Beispiel sind Einsprüche gegen Steuerbescheide. Früher dauerte die Vorbereitung inklusive Abstimmung zwischen Sachbearbeitung und Steuerberater häufig bis zu 45 Minuten oder länger. Mit KI-Unterstützung benötigen wir heute oftmals nur noch rund 15 Minuten. Auch bei anspruchsvollen E-Mails, Schriftsätzen oder der sprachlichen Überarbeitung von Texten sparen wir mittlerweile viel Zeit. Insgesamt gewinnen wir dadurch durchschnittlich etwa drei Stunden pro Person und Woche. Besonders spannend finde ich aber einen anderen Effekt: Manche Aufgaben, etwa eine ausführliche Dokumentation von Sachverhalten für interne Zwecke, hätten wir früher aus Zeitgründen gar nicht erledigt. Heute entstehen daraus mit wenigen Stichpunkten strukturierte Dokumentationen. KI beschleunigt also nicht nur bestehende Prozesse, sondern macht neue Arbeitsweisen möglich.

Der Prozess beginnt wie bisher mit der digitalen Prüfung des Steuerbescheids. Anhand der Daten im Bescheid erkennen wir schnell, an welchen Stellen Abweichungen bestehen. Anschließend besprechen wir intern den Sachverhalt, legen die Argumentationslinie fest und wählen die relevanten gesetzlichen Grundlagen aus. Erst danach kommt die KI ins Spiel. Sie hilft uns dabei, den Text logisch aufzubauen und sprachlich sauber auszuformulieren. Die fachliche Verantwortung bleibt aber vollständig beim Steuerberater. Deshalb prüfen wir anschließend sämtliche Inhalte, Argumentationen und Gesetzesverweise sorgfältig. Erst nach dieser Kontrolle wird das Schreiben versendet.

Hier setzen wir KI sehr bewusst und zurückhaltend ein. Sie unterstützt uns beispielsweise bei Formulierungen oder bei der sprachlichen Optimierung von Schreiben. Der eigentliche Dialog mit unseren Mandanten bleibt jedoch immer persönlich – das hat für uns oberste Priorität. Gerade bei komplexen und sensiblen Themen kann keine KI das persönliche Gespräch ersetzen. Vertrauen entsteht nicht durch Technologie, sondern durch Menschen.

Ein sehr praktisches Beispiel ist die Protokollierung von Besprechungen. Früher mussten während oder nach Mandantengesprächen umfangreiche Notizen erstellt und anschließend aufbereitet werden. Heute spreche ich nach einem Termin die wichtigsten Punkte ein und lasse daraus automatisch ein strukturiertes Protokoll erstellen. Das spart Zeit und sorgt gleichzeitig für eine nachvollziehbare Dokumentation, die eine gute Basis für die weitere Zusammenarbeit darstellen. Dafür nutzen wir ein selbst gehostetes Sprachmodell von OpenAI. 

Die Akzeptanz ist heute sehr hoch. Anfangs war zwar eine Zurückhaltung spürbar – weniger aus Skepsis, sondern weil viele Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeiten der neuen Werkzeuge noch nicht kannten. Sobald die ersten positiven Erfahrungen gesammelt wurden, änderte sich das schnell. Heute wird KI wie selbstverständlich eingesetzt, weil der Nutzen im Arbeitsalltag unmittelbar sichtbar ist.

Die größte Herausforderung besteht nach wie vor darin, dass KI falsche oder ungenaue Ergebnisse liefern kann. Gerade im Steuerrecht, das eher von Präzision geprägt ist, kann das gravierende Folgen haben. Deshalb gilt bei uns ein klarer Grundsatz: KI unterstützt unsere Arbeit, ersetzt aber niemals die fachliche Prüfung. Wir arbeiten konsequent nach dem Vier-Augen-Prinzip. Ebenso wichtig ist der Datenschutz. Mandantendaten werden ausschließlich innerhalb geschützter Systeme verarbeitet. Der verantwortungsvolle Umgang mit sensiblen Informationen hat für uns höchste Priorität.

Ich bin überzeugt, dass sich unser Berufsbild deutlich verändern wird. Die klassische Deklarationsarbeit wird zunehmend automatisiert. Dadurch verschiebt sich der Schwerpunkt unserer Tätigkeit stärker in Richtung Beratung. Mandantinnen und Mandanten erwarten heute nicht nur korrekte Steuererklärungen, sondern schnelle, verständliche und unternehmerisch relevante Einordnungen ihrer Zahlen. Genau darin wird künftig unser größter Mehrwert liegen.

Viele Prozesse sind bereits digital, aber häufig noch nicht vollständig miteinander verknüpft oder automatisierbar. Gerade bei Abläufen rund um Bescheiddaten und das Dokumentenmanagement sowie Zuständigkeiten oder beim Fertigstellen von Erklärungen gibt es weiterhin viele manuelle Schritte. Ich wünsche mir deshalb eine noch stärkere Integration von Prozessautomatisierung und KI in bestehende DATEV-Anwendungen. Ziel sollte sein, Prozesse möglichst durchgängig ohne das manuelle zutun von Menschen zu gestalten, sodass Mitarbeitende sich auf fachliche Aufgaben konzentrieren können. 

Mein Zielbild ist eine weitgehend durchgängige Prozesskette, in der KI und Automatisierung Standardaufgaben übernehmen und der Mensch dort eingreift, wo fachliche Entscheidungen, Plausibilitätsprüfungen oder Beratung gefragt sind.

Nicht mit der Suche nach dem perfekten Tool beginnen, sondern mit einem konkreten Anwendungsfall. Wo verlieren wir heute Zeit? Wo entstehen Routineaufgaben? Genau mit diesen Fragen lohnt sich der Einstieg. Und mindestens genauso wichtig: Mitarbeitende früh einbinden und klare Regeln für Datenschutz und Qualität festlegen und kommunizieren. KI ist kein Selbstläufer – sie entfaltet ihren Nutzen erst, wenn sie Teil einer durchdachten Kanzleistrategie wird.