Die Kontrolle behalten

Unter Schatten-KI versteht man die Nutzung von KI-Anwendungen außerhalb der vom Arbeitgeber freigegebenen Systeme, häufig über private Benutzerkonten und ohne Kenntnis der IT- oder Compliance-Verantwortlichen. Gerade für Steuerberater und Rechtsanwälte stellt ein solcher Einsatz ein erhebliches Risiko dar. Vertrauliche Mandantendaten, steuerliche Informationen, Verträge oder personenbezogene Daten dürfen schließlich weder unkontrolliert verarbeitet noch an Dritte weitergegeben werden. Lange Zeit schien die Antwort auf dieses Problem vergleichsweise einfach. Wer seinen Beschäftigten eine datenschutzkonforme und abgesicherte KI-Umgebung bereitstellte, konnte davon ausgehen, dass die meisten Anwendungsfälle abgedeckt sind. Doch diese Annahme gerät zunehmend ins Wanken. Mit dem Aufkommen von KI-Agenten verändert sich die technologische Ausgangslage grundlegend. Die Schatten-KI verschwindet nicht. Sie kehrt zurück – und zwar mit deutlich größerer Tragweite als bislang.

Der Einsatz von KI wächst weiterhin mit bemerkenswerter Geschwindigkeit. Was vor wenigen Jahren noch als Experiment einzelner Innovationsabteilungen galt, gehört inzwischen in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Texte werden formuliert, Recherchen durchgeführt, Präsentationen erstellt und Informationen zusammengefasst. Parallel dazu haben sich verschiedene Modelle etabliert, um KI sicher in Unternehmen einzusetzen. In der Praxis dominieren insbesondere vier Ansätze:

• Unternehmenszugänge großer Anbieter wie OpenAI auf Basis entsprechender Auftragsdatenverarbeitungsverträge,

• spezialisierte europäische Plattformen, die führende Sprachmodelle DSGVO-konform bereitstellen,

• direkt in Fachanwendungen integrierte Assistenten wie etwa bei DATEV, SAP oder Microsoft sowie

• selbst betriebene Open-Weight-Modelle auf eigener Infrastruktur.

Diese Strategien verfolgen ein gemeinsames Ziel: Die Vorteile moderner KI sollen genutzt werden können, ohne dass vertrauliche Unternehmens- oder Mandantendaten in öffentliche Systeme gelangen. Für die erste Generation generativer KI war dieser Ansatz weitgehend ausreichend. Öffentliche Anwendungen und betriebliche Lösungen unterschieden sich zwar in einzelnen Funktionen, boten aber im Kern dasselbe: ein leistungsfähiges Sprachmodell hinter einem Chatfenster. Genau diese Voraussetzung verändert sich nun jedoch grundlegend.

Die aktuelle Entwicklungsstufe von KI besteht nicht mehr allein aus sprachbasierten Assistenzsystemen. Moderne KI-Agenten können selbstständig planen, Werkzeuge nutzen, Zwischenergebnisse überprüfen und Aktionen in verschiedenen Anwendungen ausführen. Der Unterschied ist größer, als es auf den ersten Blick erscheint. Ein Chatbot beantwortet Fragen. Ein Agent erledigt Aufgaben. Während klassische Systeme auf eine Eingabe reagieren und anschließend ein Ergebnis liefern, können Agenten mehrere Arbeitsschritte miteinander verknüpfen. Sie greifen auf Dateien zu, lesen E-Mails, nutzen Fachanwendungen, recherchieren Informationen, schreiben Dokumente und führen Prozesse über verschiedene Systeme hinweg aus. Dadurch verschiebt sich der Nutzen der KI von der Unterstützung einzelner Tätigkeiten zur weitgehenden Automatisierung kompletter Arbeitsabläufe. Gerade in Kanzleien eröffnet dies enorme Effizienzpotenziale. Der entscheidende Punkt ist nicht die Geschwindigkeit, sondern die Vollständigkeit der Aufgabenbearbeitung, denn KI-Agenten können mittlerweile schon auf verschiedene Systeme zurückgreifen, ohne dass ein Mitarbeiter der Kanzlei zwischen ihnen wechseln muss. Gemessen daran verlieren viele der bisherigen betrieblichen Angebote an Attraktivität, weil sie funktional nicht mithalten können. Parallel dazu wächst die Kluft zwischen etablierten Unternehmenslösungen und dem, was Beschäftigte privat kennen – und mit ihr das Risiko einer neuen Schatten-KI. Brisanz gewinnt das Thema dadurch, dass bei einer bloßen Chatanfrage „nur“ ein Datenabfluss droht, während der KI-Agent mit den Zugangsdaten und Rechten der Person handelt, die ihn verwendet. Sein möglicher Schadensradius („Blast Radius“) kann ungleich größer sein. Erläutert wird dies anhand der nachfolgenden drei Thesen sowie daraus abzuleitenden Handlungsempfehlungen.

In der ersten Phase generativer KI war die technologische Lücke zwischen öffentlichen Diensten und Unternehmenslösungen vergleichsweise klein. Beide boten ähnliche Kernfunktionen. Unternehmen konnten daher durch die Bereitstellung eines sicheren Alternativangebots die meisten Anwendungsfälle abdecken. Heute entsteht die Differenz an anderer Stelle. Nicht mehr das Sprachmodell entscheidet über den Nutzen einer KI-Lösung, sondern die Produktschicht, die das Modell umgibt. Entscheidend sind Funktionen wie Speichervermögen, Werkzeugzugriffe, Integrationen, Automatisierungsmöglichkeiten und die Fähigkeit, komplexe Aufgaben eigenständig auszuführen. Gerade hier verfügen die großen Technologieanbieter über erhebliche Vorteile. Sie entwickeln ihre Plattformen kontinuierlich weiter und verbinden leistungsfähige Sprachmodelle mit einer Vielzahl von Anwendungen und Diensten. Hinzu kommt, dass sich die Leistungsunterschiede zwischen den zugrunde liegenden Modellen zunehmend verringern. Die eigentliche Innovation findet immer stärker auf der Ebene der Produkte und Prozesse statt. Für Kanzleien bedeutet dies eine wachsende Erwartungshaltung seitens der Mitarbeitenden. Wer privat erlebt, wie ein Agent Termine koordiniert, Dokumente analysiert, Informationen recherchiert und ganze Vorgänge bearbeitet, empfindet eine reine Chatlösung im beruflichen Umfeld häufig als Rückschritt. Die Folge ist eine zunehmende Attraktivitätslücke zwischen dem, was privat verfügbar ist, und dem, was Unternehmen bereitstellen. Diese Entwicklung dürfte sich weiter beschleunigen. Bereits heute zeichnen sich dauerhaft aktive Assistenten ab, die nicht lediglich auf Zuruf arbeiten, sondern kontinuierlich im Hintergrund Aufgaben übernehmen und definierte Ziele verfolgen. Damit verschiebt sich erneut die Messlatte dessen, was Nutzer von KI erwarten.

Für Unternehmen entsteht daraus ein Dilemma. Einerseits müssen sie den Einsatz moderner KI ermöglichen, um Produktivitätspotenziale auszuschöpfen und eine Abwanderung in die Schatten-KI zu verhindern. Andererseits erhöhen gerade die Systeme der KI-Agenten die Anforderungen an Sicherheit, Governance und Compliance. Besonders problematisch ist dabei, dass die bisherige Betrachtung von Schatten-KI häufig zu kurz greift. Im Mittelpunkt stand bislang vor allem die Sorge vor Datenabfluss. Beschäftigte könnten vertrauliche Informationen in öffentliche Systeme eingeben und damit Datenschutz- oder Geheimhaltungspflichten verletzen. KI-Agenten erweitern diese Risiken erheblich. Ein Agent verarbeitet nicht nur Informationen. Er handelt mit den Berechtigungen der Person, die ihn einsetzt. Er liest Dateien, versendet Nachrichten, bearbeitet Datenbestände und kann eigenständig Entscheidungen vorbereiten oder ausführen. Damit vergrößert sich der sogenannte Schadensradius erheblich. Ein Mitarbeiter, der einen privaten Agenten mit Zugriff auf E-Mails, Cloudspeicher, Dokumentenarchive oder Fachanwendungen verbindet, öffnet diesem faktisch den Zugang zu einem wesentlichen Teil der digitalen Kanzleiinfrastruktur. Für Berufsgeheimnisträger erhält dies eine besondere Relevanz. Steuerberater und Rechtsanwälte verwalten hochsensible Informationen, deren Schutz nicht nur wirtschaftlich, sondern auch berufsrechtlich von Bedeutung ist. Fehlerhafte Automatisierungen, unzureichende Kontrollen oder unbemerkte Datenverarbeitungen können erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen. Das bloße Bereitstellen einer sicheren Chatumgebung reicht daher künftig nicht mehr aus. KI wird zur Infrastruktur. Hinzu kommt ein weiterer Aspekt, der häufig unterschätzt wird. KI entwickelt sich zunehmend von einem Produktivitätswerkzeug zu einer grundlegenden Arbeitsinfrastruktur. Ähnlich wie E-Mail, Office-Anwendungen oder Cloud-Dienste wird sie zu einem festen Bestandteil betrieblicher Prozesse. Viele Beschäftigte haben ihre Arbeitsweise bereits entsprechend angepasst. Aufgaben werden anders geplant, Informationen anders recherchiert und Dokumente anders erstellt als noch vor wenigen Jahren. Dadurch entsteht eine neue Abhängigkeit. Fehlen leistungsfähige KI-Werkzeuge, werden nicht nur Innovationen verhindert. Es drohen reale Produktivitätsverluste gegenüber Wettbewerbern, die moderne Systeme bereits umfassend nutzen. Zugleich erhöht das Arbeiten mit KI-Agenten die Kosten. Agenten benötigen deutlich mehr Rechenleistung als herkömmliche Chatinteraktionen, da sie planen, prüfen, Zwischenschritte durchführen und verschiedene Anwendungen ansteuern. Unternehmen müssen deshalb lernen, KI nicht mehr ausschließlich über Lizenzmodelle, sondern zunehmend über tatsächliche Nutzung und geschäftlichen Nutzen zu steuern.

Eine moderne technische Ausstattung war schon immer ein Faktor für die Attraktivität eines Arbeitgebers. Dienstwagen, hochwertige Arbeitsplätze, leistungsfähige Hardware oder flexible Arbeitsmodelle signalisierten über Jahre hinweg Innovationsfähigkeit und Zukunftsorientierung. KI-Werkzeuge entwickeln sich nun in ähnlicher Weise zu einem Differenzierungsmerkmal. Insbesondere jüngere Fachkräfte betrachten digitale Assistenten zunehmend als selbstverständlichen Bestandteil ihrer Arbeitsumgebung. Wer privat erlebt, wie komplexe Tätigkeiten automatisiert werden können, empfindet ein vollständiges Verbot entsprechender Technologien im Berufsalltag häufig nicht als Schutzmaßnahme, sondern als Einschränkung. Für Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzleien hat diese Entwicklung besondere Bedeutung. Die Branche steht seit Jahren unter erheblichem Fachkräftedruck. Gleichzeitig wachsen die Anforderungen an Effizienz, Dokumentation und Mandantenservice. Moderne KI-Lösungen bieten die Chance, beide Herausforderungen gleichzeitig anzugehen. Sie steigern die Produktivität und erhöhen zugleich die Attraktivität des Arbeitsplatzes. Umgekehrt besteht das Risiko, dass besonders technikaffine Fachkräfte gezielt Arbeitgeber bevorzugen, die einen modernen und verantwortungsvollen KI-Einsatz ermöglichen.

Die Geschichte der Digitalisierung zeigt, dass technologische Entwicklungen selten dauerhaft durch Verbote aufgehalten werden können. Als Smartphones den privaten Alltag eroberten, reagierten viele Unternehmen zunächst mit Restriktionen. Langfristig erfolgreich war jedoch nicht die Abschottung, sondern die kontrollierte Integration der neuen Technologie in bestehende Sicherheits- und Governance-Strukturen. Bei der KI dürfte sich ein ähnliches Muster wiederholen – allerdings deutlich schneller. Für Kanzleien lassen sich daraus sechs Leitprinzipien ableiten:

1. Den tatsächlichen Bedarf der Mitarbeitenden offen erfassen und bestehende Nutzungsformen transparent machen.

2. Leistungsfähige Alternativen bereitstellen, die nicht nur sicher, sondern auch attraktiv und praxistauglich sind.

3. Agenten wie neue Mitarbeitende behandeln, mit eigener Identität, klar definierten Rollen und minimalen Berechtigungen.

4. Kritische Aktionen wie Zahlungen, Löschungen oder externe Kommunikation grundsätzlich einer menschlichen Freigabe unterwerfen.

5. Schulungen, Governance und technische Lösungen gemeinsam denken.

6. KI nicht lediglich zur Beschleunigung bestehender Prozesse nutzen, sondern Arbeitsabläufe grundlegend neu gestalten.