Neue Pflichten für Unternehmen und Berater

Besonders deutlich wird dieser Systemwechsel am EU Customs Data Hub. Wirtschaftsbeteiligte sollen zoll- und warenbezogene Informationen künftig über eine zentrale Plattform bereitstellen, während die Zollbehörden auf einen gemeinsamen Datenbestand zugreifen können. Der Data Hub soll langfristig wesentliche Teile der bislang nebeneinander bestehenden nationalen IT-Strukturen ablösen. Für Unternehmen wäre es deshalb zu kurz gegriffen, die Reform lediglich als Einführung einer zusätzlichen technischen Schnittstelle zu betrachten. Die entscheidende Frage lautet nicht nur, wie Daten technisch an den Data Hub übermittelt werden, sondern vor allem, woher diese Daten stammen und wie ihre Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität gewährleistet werden. Bereits heute zeigt sich, wie fragmentiert zollrelevante Informationen innerhalb eines Unternehmens sein können. Zolltarifnummern und Warenbeschreibungen sind häufig im ERP- oder Warenwirtschaftssystem hinterlegt. Angaben zum Ursprung stammen dagegen vielfach aus dem Einkauf oder unmittelbar vom Lieferanten. Für den Zollwert können Rechnungs-, Zahlungs- und Vertragsinformationen maßgeblich sein. Hinzu kommen Daten über Versender, Empfänger und tatsächliche Warenbewegungen aus den Logistiksystemen sowie Gesellschafts-, Registrierungs- und Steuerdaten der beteiligten Unternehmen. Die Vorbereitung auf die neue Zollarchitektur sollte daher bei den Daten beginnen und nicht erst bei der technischen Einführung des Data Hub. Unternehmen müssen nachvollziehen können, welche zollrelevanten Informationen in ihren Prozessen entstehen, in welchem System sie gespeichert werden, auf welcher Grundlage sie ermittelt wurden und wer für ihre fachliche Qualität verantwortlich ist. Zoll-Compliance wird damit verstärkt zu einer funktionsübergreifenden Aufgabe. Einkauf, Vertrieb, Logistik, Tax, Finance, Legal und IT tragen jeweils Teile der für die Zollabwicklung maßgeblichen Informationen bei. Entscheidend ist, ob diese Informationen an den Schnittstellen zusammenpassen.

Neben dem Data Hub ist die European Union Customs Authority (EUCA) eine weitere Säule der Reform. Die neue EU-Zollbehörde mit Sitz in Lille soll unter anderem das Risikomanagement auf Unionsebene koordinieren, die Zusammenarbeit der nationalen Zollverwaltungen unterstützen und den EU Customs Data Hub verwalten. Die nationalen Zollbehörden werden dadurch nicht ersetzt. Hauptzollämter und sonstige nationale Zollstellen bleiben Teil der operativen Durchführung des Zollrechts. Neu ist vielmehr die stärkere Bündelung auf europäischer Ebene. Risiken sollen konsistenter bewertet und Kontrollschwerpunkte besser koordiniert werden können. Für Unternehmen erhöht diese Entwicklung die Bedeutung konsistenter Daten. Angaben, die isoliert betrachtet plausibel erscheinen, können auffallen, wenn sie im Zusammenhang mit anderen Informationen widersprüchlich oder unvollständig sind. Damit reicht es zunehmend weniger aus, einzelne Angaben fachlich richtig zu ermitteln. Sie müssen zugleich ein stimmiges Gesamtbild der tatsächlichen Geschäfts- und Warenbewegungen ergeben.

Denselben Grundgedanken spiegelt der neue Status des sogenannten Trust and Check Trader wider. Das Konzept lässt sich als „Vereinfachung gegen Transparenz“ beschreiben: Besonders zuverlässige Unternehmen, die hohe Anforderungen an Organisation, interne Kontrollen und Datenqualität erfüllen, sollen weitergehende Vereinfachungen in Anspruch nehmen können. Für die Beratungspraxis ist daran weniger die Bezeichnung des neuen Status entscheidend als das dahinterstehende Prinzip. Zollrechtliche Vereinfachungen knüpfen noch stärker an nachvollziehbare Prozesse, wirksame Kontrollen und verlässliche Daten an. Damit gewinnen unter anderem Fragen nach internen Zollverantwortlichkeiten, Vertretungsregelungen, Kontrollhandlungen, Dokumentation und Archivierung weiter an Bedeutung. Die Qualität einer Zollorganisation lässt sich folglich nicht isoliert anhand der Zollabteilung beurteilen. Entscheidend ist, ob zollrelevante Informationen im gesamten Unternehmen verlässlich erzeugt, geprüft, weitergegeben und bei Änderungen aktualisiert werden.

Welche Schwierigkeiten an diesen Schnittstellen bereits heute auftreten können, zeigt ein anonymisierter Fall aus der Beratungspraxis. Eine deutsche Gesellschaft verfügt über eine deutsche EORI-Nummer und unterhält zugleich eine Betriebsstätte in einem anderen EU-Mitgliedstaat. Bei einer Ausfuhr aus diesem Mitgliedstaat treten Probleme bei der Zollabfertigung auf. Was zunächst wie eine technische Schwierigkeit bei einer einzelnen Ausfuhr erscheint, führt bei näherer Betrachtung zu grundlegenderen Fragen: Welche rechtliche Einheit tritt gegenüber der Zollverwaltung auf? Welche EORI-Nummer ist für den konkreten Vorgang maßgeblich? Welche Unternehmens- und Steuerdaten sind ihr zugeordnet? Welche Funktion übernimmt die ausländische Betriebsstätte? Und stimmen die hinterlegten Stammdaten noch mit der tatsächlichen Organisations- und Warenbewegungsstruktur überein? Der Fall verdeutlicht, warum die Zollrechtsreform weit mehr ist als ein IT-Projekt. Fehlerhafte, unvollständige oder historisch gewachsene Stammdaten werden nicht dadurch richtig, dass sie künftig in einer zentralen Datenarchitektur zusammengeführt werden. Im Gegenteil: Je stärker Kontrollen auf miteinander verknüpften Informationen beruhen, desto deutlicher können Inkonsistenzen hervortreten. Daten müssen deshalb nicht nur isoliert sachlich richtig sein. EORI- und Registrierungsdaten, Gesellschaftsstruktur, steuerliche Behandlung und tatsächliche Warenbewegung müssen auch zueinander passen.

Besonders sichtbar wird die Neuordnung zollrechtlicher Verantwortung im Onlinehandel. Verkäufer und Plattformen, die Fernverkäufe von Waren aus Drittländern unmittelbar an Kunden in der EU ermöglichen, werden stärker in die Pflicht genommen. Zollrechtliche Verantwortung soll damit nicht erst dort ansetzen, wo die einzelne Sendung physisch in der EU eintrifft oder der Endverbraucher mit ihrer Einfuhr konfrontiert wird. Sie wird stärker in die Liefer- und Vertriebskette vorverlagert. Für die betroffenen Geschäftsmodelle hat dies erhebliche Konsequenzen. Die Zollfrage lässt sich nicht länger an das Ende des Verkaufsprozesses verschieben. Welche zollrechtliche Rolle die Beteiligten übernehmen und welche Daten für die Einfuhr erforderlich sind, muss bereits bei der Gestaltung des Geschäftsmodells berücksichtigt werden. Plattformstruktur, Kaufabwicklung, vertragliche Rollen und operative Warenbewegung sind insoweit zusammen zu betrachten. Relevant ist dies nicht nur für klassische Plattformbetreiber. Zollrechtlicher Prüfungsbedarf kann ebenso entstehen, wenn Unternehmen neue Lieferanten aus Drittländern einbinden, Auslandsgesellschaften oder Betriebsstätten in Lieferketten integrieren, ihre Lieferbedingungen verändern oder neue E-Commerce-Strukturen entwickeln. Gleiches gilt bei der Beantragung zollrechtlicher Bewilligungen oder bei ERP- und Stammdatenprojekten.

Die wesentlichen operativen Elemente der Reform werden schrittweise umgesetzt. Unternehmen sollten die Übergangsphase deshalb nicht allein für technische Projekte nutzen. Sinnvoll ist zunächst eine Bestandsaufnahme der bestehenden Zollorganisation sowie der relevanten Daten, Systeme, Bewilligungen und Vertretungsverhältnisse. Dabei ist insbesondere zu untersuchen, aus welchen Systemen Warenbeschreibungen und Zolltarifnummern, Ursprungsinformationen und zollwertrelevante Angaben stammen. Ebenso einzubeziehen sind Gesellschafts- und Betriebsstätten-Daten, EORI- und sonstige Registrierungsinformationen sowie die tatsächlichen Warenbewegungen. Anschließend stellt sich die Frage, wer diese Angaben pflegt, wer ihre fachliche Richtigkeit prüft und wie Änderungen innerhalb des Unternehmens kommuniziert werden. Gerade an diesen Schnittstellen können Medienbrüche und organisatorische Lücken sichtbar werden (Verordnung (EU) 2026/2108 des Europäischen Parlaments und des Rats vom 16. September 2026, ABl. L, 2026/2108, 19.9.2026). Eine Zolltarifnummer kann beispielsweise technisch einwandfrei im ERP-System hinterlegt sein und dennoch fachlich falsch sein. Eine formal existente EORI-Nummer beantwortet für sich genommen noch nicht die Frage, ob die richtige Gesellschaft im konkreten Warenfluss als zollrechtlicher Beteiligter auftritt. Entscheidend bleibt die Verbindung zwischen Daten, rechtlicher Einordnung und tatsächlichem Geschäftsprozess.

Für Steuerberater und Rechtsanwälte stellt sich vor diesem Hintergrund die Frage nach ihrer Rolle im neuen Zollsystem. Die Antwort kann nicht darin bestehen, dass jeder Berater selbst zum Zollspezialisten werden muss. Entscheidend ist vielmehr, zollrechtliche Berührungspunkte eines Mandats frühzeitig zu identifizieren und spezialisierte Expertise einzubeziehen, sobald eine steuerliche oder rechtliche Gestaltung ohne zollrechtliche Einordnung nicht belastbar beurteilt werden kann. Besondere Aufmerksamkeit ist etwa erforderlich, wenn ein Mandant erstmals Waren selbst ein- oder ausführt, neue Lieferanten oder Kunden in Drittstaaten einbindet, Auslandsgesellschaften oder Betriebsstätten in die Lieferkette aufnimmt oder Lieferbedingungen verändert. Entsprechendes gilt bei neuen E-Commerce-Strukturen, zollrechtlichen Bewilligungen und Änderungen von ERP- oder Stammdatensystemen. Auch eine zunächst rein steuerlich erscheinende Maßnahme kann zollrechtliche Folgen haben. Ein Beispiel sind Anpassungen bei den Verrechnungspreisen, bei denen gegebenenfalls zu prüfen ist, ob und wie sie sich auf die zollwertrechtliche Beurteilung auswirken. Anders als die Umsatzsteuer stellt Zoll für Unternehmen regelmäßig einen Kostenfaktor dar. Dies erhöht die wirtschaftliche Bedeutung einer frühzeitigen und zutreffenden Einordnung.

In der Beratungspraxis treten Zollfragen häufig zunächst im Gewand umsatzsteuerlicher Problemstellungen auf. Mandanten fragen etwa nach dem Vorsteuerabzug der Einfuhrumsatzsteuer, nach umsatzsteuerlichen Registrierungen oder nach der Behandlung einer grenzüberschreitenden Lieferstruktur. Bevor diese Fragen abschließend beantwortet werden können, müssen jedoch häufig die tatsächlichen und zollrechtlichen Grundlagen geklärt werden: Wer führt die Ware ein? Welche Gesellschaft wird als Einführer angegeben? Welche EORI-Nummer wird verwendet? In welchem Mitgliedstaat erfolgt die Einfuhr und wohin gelangt die Ware anschließend? Eine umsatzsteuerliche Lösung ist nur belastbar, wenn tatsächliche Warenbewegung und zollrechtliche Abwicklung dazu passen. Ändert sich etwa die Transportroute oder der Einfuhrmitgliedstaat, können sich daraus Auswirkungen auf Einfuhrumsatzsteuer, Registrierungen und Zollabwicklung ergeben. Auch bei der Vereinbarung einer Lieferung „Delivered Duty Paid“ (DDP) genügt die vertragliche Lieferbedingung allein nicht. Zu prüfen ist vielmehr, wer in der konkreten Struktur als Einführer auftreten kann und welche Registrierungs- und Vertretungsverhältnisse dafür erforderlich sind. Damit wird der Zeitpunkt zum entscheidenden Faktor. Solange eine neue Lieferkette geplant wird, lassen sich rechtliche und operative Strukturen noch vergleichsweise gut aufeinander abstimmen. Erheblich schwieriger wird es, wenn die Ware bereits unterwegs ist, die Zollabfertigung nicht wie vorgesehen funktioniert oder erst nachträglich festgestellt wird, dass Einführer, EORI-Nummer, umsatzsteuerliche Registrierung und tatsächliche Warenbewegung nicht zusammenpassen.

Die EU-Zollrechtsreform dürfte die Anforderungen an die Beratung an dieser Stelle weiter erhöhen. Werden zollrelevante Informationen zunehmend zentralisiert und miteinander verknüpft, kann eine grenzüberschreitende Transaktion noch weniger als bisher allein anhand einer Rechnung oder eines Vertrags beurteilt werden. Erforderlich ist ein Verständnis für den tatsächlichen Warenfluss, die beteiligten Rechtsträger und ihre jeweiligen Funktionen. Der Steuerberater oder Rechtsanwalt muss die daraus resultierende zollrechtliche Detailfrage nicht zwingend selbst beantworten. Er muss jedoch erkennen, dass sie zu stellen ist. Dafür bedarf es einer klaren Abgrenzung innerhalb des Beratungsprozesses: Welche Informationen kann die laufende steuerliche oder rechtliche Beratung selbst beschaffen und einordnen? An welcher Stelle ist spezialisierte zollrechtliche Expertise erforderlich? Und wie werden deren Ergebnisse anschließend in Verträgen, steuerlichen Prozessen, Buchhaltung, Stammdaten und operativer Zollabwicklung umgesetzt? Gerade hierin liegt eine wesentliche Auswirkung der Reform auf die Beratungspraxis. Zollrecht wird nicht zu einer isolierten zusätzlichen Prüfdisziplin. Vielmehr gewinnt es überall dort an Bedeutung, wo die zollrechtliche Einordnung Voraussetzung dafür ist, dass eine steuerliche, vertragliche oder operative Gestaltung tatsächlich funktioniert.