Wenn der Chef den Lohn macht

Es ist kurz nach halb sechs Uhr morgens. Während die meisten Büros noch dunkel sind, schließt Sven Mennich bereits die Tür seiner Kanzlei in Karlsruhe auf, wenig später liegen belegte Brötchen auf den Schreibtischen seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ein kleines Ritual, fast nebenbei entstanden. Dann beginnt das eigentliche Tagesgeschäft: Krankmeldungen prüfen, Sofortmeldungen erfassen, Bankverbindungen ändern, Stundenlisten kontrollieren. Dinge, die in vielen Kanzleien als Routine gelten. Für Mennich sind sie das Fundament guter Steuerberatung. 

In vielen Kanzleien gilt die Lohnabrechnung als Pflichtprogramm. Sie ist fristgebunden, arbeitsintensiv und häufig personell ausgelagert. Die prestigeträchtigen Themen heißen Unternehmensnachfolge, Holdingstruktur oder Steuergestaltung. Lohn? Macht die Lohnabteilung. 

Bei Sven Mennich ist das anders. Der Steuerberater, der seine Berufsurkunde 2005 erhielt, leitet heute seine inhabergeführte Kanzlei. Diese beschäftigt zwölf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und betreut Unternehmen wie Privatpersonen über das gesamte Spektrum der steuerlichen Beratung – von der laufenden Finanz- und Lohnbuchhaltung über Jahresabschlüsse bis hin zu Steuererklärungen. 

Dass Mennich der Lohn- und Finanzbuchhaltung besondere Aufmerksamkeit widmet, hat einen einfachen Grund: Sie verlangen Monat für Monat höchste Sorgfalt. Während Jahresabschlüsse und Steuererklärungen in der Regel einmal jährlich erstellt und überprüft werden, müssen Lohn- und Finanzbuchhaltung fortlaufend stimmen. Fehler wirken sich unmittelbar aus und setzen sich fort. „Wenn die Lohnabrechnung nicht stimmt, stimmt zwangsläufig die Finanzbuchhaltung auch nicht“, sagt Mennich. „Und wenn die Finanzbuchhaltung nicht stimmt, ziehen sich die Fehler bis in die Bilanz und die Steuererklärung.“

Schon während seiner Ausbildung Anfang der 1990er-Jahre gehörte der Lohn zum Alltag. Damals wurden Gehaltskarten noch von Hand geführt, Beitragsnachweise ausgerechnet und Meldungen mit Kohlepapier geschrieben. Wer einen Fehler machte, bemerkte ihn oft erst Tage später. Diese Erfahrung hat ihn geprägt. 

Heute erlebt er immer wieder, dass gerade im Lohn die größten Risiken liegen. Nicht, weil die Materie besonders spektakulär wäre, sondern weil sie jeden Monat unter Echtzeitbedingungen funktionieren muss. Arbeitnehmer verlassen sich auf ihr Gehalt. Sozialversicherungsträger, Finanzverwaltung und Rentenversicherung prüfen regelmäßig. Fehler bleiben selten unentdeckt. „Der Lohn wird ständig kontrolliert“, sagt Mennich. „Deshalb muss er einfach stimmen.“ 

Qualität zeigt sich oft dort, wo nichts passiert. Das Telefon klingelt nicht, weil ein Arbeitnehmer seine Abrechnung anzweifelt. Der Unternehmer muss keine Rückfragen beantworten. Die Finanzbuchhaltung passt. Die Konten stimmen. Die Betriebsprüfung verläuft unspektakulär. Diese Ruhe beschreibt Mennich als den eigentlichen Erfolg seiner Arbeitsweise. 

Dafür setzt die Kanzlei auf ein konsequentes Vier-Augen-Prinzip: Neue Lohnarten werden zunächst getestet, Probeabrechnungen kontrolliert, Änderungen sofort eingepflegt. Was morgens eingeht, soll möglichst noch am selben Tag bearbeitet werden. Nicht um der Perfektion Willen, sondern weil sich kleine Verzögerungen im Lohn schnell zu großen Problemen entwickeln können. 

Besonders deutlich wurde das während der Corona-Pandemie. Kurzarbeit, ständig neue gesetzliche Vorgaben und kurzfristige Programmänderungen brachten viele Kanzleien an ihre Grenzen. Manche lagerten die Lohnabrechnung aus. Mennich entschied sich bewusst dagegen. Die Folge: Zahlreiche Unternehmen wechselten mit ihren Lohnmandaten zu ihm nach Karlsruhe. Heute lehnt die Kanzlei sogar Mandate ab; nicht aus Mangel an Interesse oder Vertrauen, sondern weil Qualität für Mennich wichtiger ist als Wachstum. 

Wer Sven Mennich zuhört, merkt schnell: Er gehört weder zu den Technikskeptikern noch zu den -euphorikern. Automatisierung nutzt die Kanzlei dort, wo Prozesse zuverlässig funktionieren. Digitale Lohnabrufe sparen Zeit, Künstliche Intelligenz unterstützt bei Recherchen, Routinearbeiten werden zunehmend automatisiert. Aber neue Werkzeuge müssen sich erst beweisen. „Wenn ich sehe, dass etwas zuverlässig funktioniert, stelle ich gern um“, sagt Mennich. „Was ich nicht mag, sind Experimente auf Kosten der Mandanten.“ 

Diese Haltung wirkt fast altmodisch und ist zugleich erstaunlich modern. Denn Digitalisierung ist für den Steuerberater kein Selbstzweck. Sie soll Menschen entlasten, nicht verunsichern. Seine größte Sorge gilt nicht der Technik, sondern der Verlässlichkeit. Schließlich warten am Monatsende Arbeitnehmer auf ihr Gehalt, Unternehmen auf korrekte Meldungen und Krankenkassen auf fristgerechte Beiträge. Innovation bedeutet deshalb für ihn vor allem, Prozesse sicherer zu machen. 

Auch die Kultur der Kanzlei ist pragmatisch: Arbeitszeiten werden nicht akribisch dokumentiert. Wer mit dem Kind zum Arzt muss, holt die Zeit später nach. Freitagnachmittage sollen möglichst frei bleiben. Samstags wird nur gearbeitet, wenn jemand freiwillig kommt, was jedoch erstaunlich oft geschieht. Mennich ersetzt Kontrolle durch Vertrauen. Vielleicht funktioniert dieses Modell gerade deshalb, weil der Chef selbst jeden Morgen der Erste im Büro ist. Wer um halb sechs bereits Brötchen holt, muss Arbeitsmoral nicht predigen. Die Beschäftigten erleben ihren Chef nicht als Kontrolleur, sondern als Teil des Teams. Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge gehören ebenso dazu wie das gemeinsame Mittagessen am Mittwoch. 

Steuerberatung verändert sich. Künstliche Intelligenz übernimmt Routinen. Automatisierung beschleunigt Prozesse. Standardleistungen verlieren an wirtschaftlicher Bedeutung. Viele Kanzleien reagieren darauf mit neuen Beratungsfeldern. Sven Mennich beginnt an einer anderen Stelle. Für ihn ist die Lohnabrechnung kein notwendiges Übel, sondern der sensibelste Kontaktpunkt zwischen Unternehmen und Mitarbeitern. Sie entscheidet Monat für Monat darüber, ob Vertrauen entsteht. 

Manchmal sind es eben nicht die großen Technikinnovationen, die für zufriedene Mandanten sorgen. Sondern eine korrekte Lohnabrechnung.