Pflicht zur technischen Modernisierung?

Betriebsprüfer verlangen regelmäßig die Bereitstellung elektronisch auswertbarer Daten. Technische Schwierigkeiten entstehen insbesondere dann, wenn ältere Softwaresysteme oder historische Datenträger verwendet wurden. Aus Sicht der Finanzverwaltung erschweren solche Systeme den Datenzugriff und die maschinelle Auswertung mit IDEA und den circa 200 Macros, die von der Finanzverwaltung selbst entwickelt wurden. Die Prüfer argumentieren, dass sie ein Datenzugriffsrecht nach § 147 VI AO haben und dies behindert werde, wenn die Systeme der Steuerpflichtigen die Daten nicht in entsprechend elektronischer Form liefern. Aus Sicht der Steuerpflichtigen stellt sich hingegen die Frage, ob allein die technische Überalterung eines Systems bereits einen Verstoß gegen steuerliche Pflichten begründen kann. Die Rechtsfrage lautet: Besteht ein Bestandschutz hinsichtlich der verwendeten Programme und Anlagen oder eine Investitions-, Erneuerungs- und Updatepflicht? Muss also mehr geliefert werden, als die Systeme tatsächlich erstellen können?

Von besonderer Bedeutung ist das Urteil des Finanzgerichts (FG) Münster vom 15. Januar 2013 (13 K 3764/09). In dem Verfahren nutzte der Steuerpflichtige ein älteres Buchhaltungssystem, das Daten lediglich auf 3,5 Zoll- Disketten exportieren konnte. Der Betriebsprüfer verlangte dagegen eine Datenbereitstellung auf moderneren Datenträgern (CD-ROM), um eine umfassendere elektronische Auswertung zu ermöglichen. Nur auf letzteren seien auch die Metadaten, die er ebenfalls prüfen wolle. Das Gericht stellte klar, dass § 147 Abs. 6 AO den Steuerpflichtigen lediglich verpflichtet, die tatsächlich verwendeten Systeme für Prüfungszwecke zugänglich zu machen. Aus der Vorschrift könne hingegen nicht abgeleitet werden, dass neue Programme oder zusätzliche technische Möglichkeiten angeschafft werden müssten. Die Entscheidung des FG Münster bestätigt, dass das Steuerrecht grundsätzlich keine permanente Anpassungspflicht an jede technische Neuerung kennt. Steuerpflichtige müssen die von ihnen eingesetzten Systeme ordnungsgemäß nutzen und die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Mitwirkungspflichten erfüllen. Daraus folgt jedoch nicht zwangsläufig die Verpflichtung, funktionierende Systeme allein deshalb auszutauschen, weil modernere Lösungen verfügbar sind. Andernfalls würde faktisch eine dauerhafte Investitionspflicht entstehen, deren Grenzen kaum bestimmbar wären. Es wäre auch nicht klar, binnen welcher Zeiträume die Steuerpflichtigen neue Systeme beziehungsweise Updates anschaffen und implementieren sollten. Dies müsse der Gesetzgeberregeln, was aber bei der Vielzahl der Kassensysteme sowie der Innovations- und Auswahlfreiheit des Gesetzes nicht kodifizierbar sei. Auch könnten Steuerpflichtige die Finanzverwaltung „abhängen“, wenn sie zeitlich früher investieren und erneuern würden, als die Finanzbehörden mit ihren eigenen Prüfsystemen nachziehen könnten. Das Urteil des FG Münster ist zutreffend und bestätigt grundlegend, dass nicht nur Buchführungsprogramme permanent zu erneuern sind, sondern dies auch für die Hardware und damit auch die Kassensysteme gelte. Sofern der Gesetzgeber Derartiges wünsche, müsse er dies im Gesetz aufnehmen.

Häufig wird der digitale Datenzugriff mit einer Pflicht zur vollständigen Digitalisierung verwechselt. Der Gesetzgeber hat mit § 147 Abs. 6 AO den elektronischen Datenzugriff ermöglicht, jedoch nicht allgemein vorgeschrieben, sämtliche Geschäftsvorfälle ausschließlich digital zu erfassen. Vielmehr gilt der Grundsatz, dass elektronisch erzeugte Unterlagen auch elektronisch verfügbar bleiben müssen. Eine allgemeine Verpflichtung zur vollständigen Umstellung papiergestützter Prozesse auf elektronische Verfahren lässt sich aus den Vorschriften zum Datenzugriff nicht ableiten.

Die Unsicherheiten der Verwaltungspraxis wurden erst durch das Kassenschutzgesetz (KassenG) vom 22. Dezember 2016 und die Einführung des § 146a AO sowie die Kassensicherungsverordnung (KassensichV) grundlegend für die elektronischen Aufzeichnungssysteme geregelt. Der Gesetzgeber schuf damit erstmals spezifische gesetzliche Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme, insbesondere hinsichtlich technischer Sicherheitseinrichtungen (TSE) und Schnittstellen. Alle elektronischen Kassen müssen heute TSE-fähig sein. Die TSE speichert jeden Kassenbeleg unveränderbar und vergibt einen eindeutigen Prüfwert (sogenannte Signatur). Die TSE-Pflicht gilt auch für Einnahme-Überschussrechner und Kleinunternehmer, wenn sie eine elektronische Kasse nutzen. Es gibt also keine „Kassenführung light“. Die KassensichV ist in der 2. Version seit Januar 2026 gültig. Durch § 146 a AO in Verbindung mit der KassensichV wurden verbindliche technische Mindeststandards festgelegt, die zuvor nicht geregelt und damit dem Markt, den Herstellern sowie den Nutzern überlassen waren.