Abrechnung? Läuft jetzt!

Am ersten Beratungstag haben wir mithilfe der ISWL-Mandantenanalyse die Mandate identifiziert, die den größten Arbeitsaufwand verursachten. Die Ergebnisse bestätigten genau die Fälle, bei denen wir bereits Handlungsbedarf gesehen hatten. 

Im nächsten Schritt haben wir gemeinsam mit dem DATEV-Berater konkrete Maßnahmen festgelegt. Nun waren einige Hausaufgaben für uns zu erledigen: Die besprochenen Maßnahmen wurden mandantenspezifisch angepasst, getestet und gemeinsam mit den Mandanten besprochen.  

Für die Reviews drei Monate später haben wir Fragen aus unserem Team gesammelt. Die dringendsten Fragen wurden schon vorab telefonisch oder per E-Mail geklärt. 

Wir haben Mandanten, die bereits mit DATEV Unternehmen online arbeiten, DATEV Personaldaten und sonst auch DATEV Personal Add-on zu Verfügung gestellt. So können sie Personaldaten selbst erfassen, eAU‑Bescheinigungen abrufen und Personalauswertungen einsehen. 

In anderen Fällen haben wir konsequent auf standardisierte Excel‑Listen gesetzt, die über den ISWL Excel‑Konverter erstellt wurden. Die Mandanten erfassen ihre Lohndaten darin nach einem festen Schema, sodass wir die Daten direkt in die Bewegungsdaten von DATEV LODAS einlesen und weiterverarbeiten können. Darüber hinaus haben wir unseren Mandanten durchgängig die Nutzung von DATEV Arbeitnehmer online empfohlen.

Unsere Prozesse sind heute spürbar effizienter und wir arbeiten jetzt auf einer eindeutig besseren Datenbasis. Das entlastet vor allem unsere Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung erheblich. Angesichts des Fachkräftemangels ist diese zeitliche Entlastung ein sehr entscheidender Faktor. 

In einem Fall, einem Garten- und Landschaftsbaubetrieb mit 27 Mitarbeitenden, konnte der monatliche durchschnittliche Zeitaufwand nachhaltig um mehrere Stunden auf ein Drittel reduziert werden. Die Kosten-Nutzen-Relation der eingesetzten Tools ist gut, selbst bei einer Zeitersparnis von nur zehn Prozent im Einzelfall.

Hinzu kommt: Das digitale Arbeiten macht mehr Spaß. Auch die Fehlerquote ist gesunken, da Daten nicht mehr händisch übertragen werden müssen. Besonders gefreut hat mich auch das hohe Engagement unseres Teams, das die vorgeschlagenen Maßnahmen konsequent und zügig umgesetzt hat. 

Viele Mandanten sind dankbar für unsere Impulse und möchten ihr Unternehmen aktiv weiter digitalisieren. Nicht alle erkennen den Nutzen sofort. In diesen Fällen hilft das persönliche Gespräch – mit guten Argumenten und klaren Beispielen. Manchmal ist auch ein gewisser Nachdruck erforderlich. Derzeit haben viele Unternehmen andere Sorgen, als sich mit den veränderten Prozessen ihrer Steuerberatungskanzlei zu befassen. Das ist verständlich. Am Ende waren aber doch alle froh, dass die Prozesse nun deutlich besser laufen als vorher. 

Zum Beispiel war DATEV Arbeitnehmer online für unsere Mandanten ein wichtiger Entlastungsfaktor. Unternehmen müssen jetzt keine Gehaltsabrechnungen mehr stapelweise ausdrucken und an ihre Arbeitnehmer verschicken. Das spart Zeit und Kosten. Die Arbeitnehmer  önnen auch noch Jahre später selbstständig auf Dokumente wie eine Gehaltsabrechnung zugreifen, ohne dafür beim Mandanten nachfragen zu müssen. So verringert sich auch beim Mandanten der Zeitaufwand im Personalbereich.

Die DATEV EQ-Beratung ist wie ein Controlling für Prozesse, das mit konkreten Handlungsempfehlungen die Effizienz steigert. Zudem hatte die Beratung starke positive Effekte auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und auch der Mandanten. Das lässt sich nicht eins zu eins in Zahlen bewerten, ist  aber einer der wichtigsten Faktoren für uns.