Rechte und Pflichten

Jede natürliche Person hat das Recht, unter anderem zu erfahren, ob und welche personenbezogenen Daten über sie verarbeitet werden. Auskunftspflichtig ist der datenschutzrechtlich Verantwortliche, also die Stelle, die über den Zweck und die Art und Weise der Datenverarbeitung entscheidet.

Dies umfasst nicht nur die Frage, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, sondern auch, welche und zu welchem Zweck sie genutzt werden. Auch wenn bisher keine personenbezogenen Daten vorhanden sind, muss die Anfrage beantwortet werden. Dann wird eine sogenannte Negativauskunft erteilt, und die Daten aus der Anfrage werden beauskunftet. 

Die Auskunft muss unverzüglich, spätestens aber innerhalb eines Monats erteilt werden. Ist die Bearbeitung komplex oder liegen sehr viele Anfragen vor, kann die Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängert werden. Die betroffene Person muss darüber mit einer Begründung innerhalb der ersten Monatsfrist informiert werden. 

Anspruch auf vollständige Dokumente oder Akten haben Antragsteller nur, wenn diese erforderlich sind, damit die personenbezogenen Daten verständlich eingeordnet werden können. Das hat der Europäische Gerichtshof entschieden (EuGH, 4. Mai 2023, C-487/21). Gleichzeitig dürfen durch die Herausgabe keine Rechte Dritter verletzt werden. Dazu gehören insbesondere Geschäftsgeheimnisse, geistiges Eigentum oder urheberrechtlich geschützte Inhalte.

Aus welchem Grund eine Person Auskunft verlangt, spielt grundsätzlich keine Rolle. Allerdings kann sich ein Unternehmen in Ausnahmefällen darauf berufen, dass ein Auskunftsersuchen rechtsmissbräuchlich gestellt wurde, etwa wenn es nachvollziehbar darlegen kann, dass die Auskunft ausschließlich zur Vorbereitung eines Schadenersatzanspruchs verlangt wird (Amtsgericht Arnsberg, 1. Juli 2026, Az. 42 C 434/23).

Geht eine Anfrage nicht beim Verantwortlichen, sondern bei einem Auftragsverarbeiter ein, muss dieser die Anfrage an den datenschutzrechtlich Verantwortlichen weiterleiten, sofern dieser aus der Anfrage erkennbar ist. Er muss schließlich die Auskunft erteilen.