Informationen zum Archivieren von Mandantendaten
Bevor Sie Ihre DATEV-Programme kündigen und Ihre DATEV-Mitgliedschaft beenden, ist es wichtig dass Sie sich mit den aufbewahrungpflichtigen Daten in Ihrer Kanzlei beschäftigen.
Grundsätzlich endet spätestens mit dem Ende der DATEV-Mitgliedschaft die Möglichkeit, auf die im DATEV-Rechenzentrum und mit DATEV-Programmen lokal gespeicherten Daten zuzugreifen. Eventuell besteht aber die Pflicht oder die Notwendigkeit, diese Daten über das Ende der DATEV-Mitgliedschaft hinaus zu archivieren. Bei Ende der DATEV-Mitgliedschaft sind die mit DATEV-Programmen erfassten steuerlichrelevanten Daten, unabhängig von DATEV, zu archivieren.
Prüfen Sie deshalb rechtzeitig, wie mit noch benötigten Daten verfahren werden soll. Denken Sie dabei an gesetzliche und sonstige Aufbewahrungspflichten. Informationen dazu finden Sie in folgenden Hilfe-Dokumenten:
Sie möchten Ihre Mandanten außerhalb Ihrer DATEV-Programme archivieren
Langzeitarchiv im DATEV-Rechenzentrum
Nach §§ 146 Abs. 5 S. 2, 147 Abs. 2 Nr. 2 AO ist der Steuerpflichtige verpflichtet, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die jederzeitige Verfügbarkeit und unverzügliche Lesbarkeit sowie maschinelle Auswertbarkeit der gespeicherten Daten sicherzustellen.
Die gesetzlich festgelegten Aufbewahrungszeiträume erstrecken sich über mehrere Jahre (beispielsweise §§ 257 Handelsgesetzbuch (HGB), 147 Abgabenordnung (AO), 14b Umsatzsteuergesetz (UStG), 66 Abs. 1 Steuerberatungsgesetz (StBerG)).
Der Aufbewahrungszeitraum beginnt mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem der Jahresabschluss aufgestellt wurde oder der letzte Buchungsbeleg entstanden ist.
Für Buchführungsdaten bietet sich die Archivierung im DATEV-Rechenzentrum an.
Welche Vorteile Sie davon haben und was der Unterschied zwischen einer Datensicherung und der Archivierung ist, lesen Sie in folgendem Hilfe-Dokument:
Sie möchten keine Daten aufbewahren
Aufbewahrungspflichten
Beachten Sie gesetzliche und sonstige Aufbewahrungspflichten, bevor Sie Daten löschen.
Für eine langfristige und GoBD-konforme Archivierung nutzen Sie das DATEV-Rechenzentrum oder andere geeignete Systeme. Weitere Informationen erhalten Sie in folgenden Hilfe-Dokumenten:
Mandantendaten löschen
In diesem Hilfe-Dokument lesen Sie, wie Sie Mandantendaten im DATEV-Rechenzentrum löschen können.
Sie erfahren:
- Was bei der Löschung von Mandantendaten im DATEV-Rechenzentrum zu beachten ist.
- Welche Programme gelöscht werden können.
- Wie Sie einen Löschauftrag erteilen.
Datenarchivierung abgeschlossen
Wie geht es weiter?
Erfahren Sie im nächsten Schritt, was Sie zur Vertragskündigung beachten müssen.