Es gibt so viele dieser Geschichten: Der Antrag, der eigentlich nur eine Seite lang ist, aber viele zusätzliche Dokumente erfordert – allesamt an anderen Stellen zu beschaffen. Die scheinbar so belanglose Frage, die weder der Chatbot noch der Mensch am anderen Ende des Telefonservices beantworten kann – obwohl man zuvor eine gefühlte Stunde in der Warteschleife hing. Eine Onlineeingabemaske, die Leichtigkeit verspricht – und dann doch erst im dritten Anlauf zum Ergebnis führt. Es bleibt nie bei nur einem Beispiel. Aus einem Formular werden fünf, aus einer Anekdote ein halber Abend. Und obwohl vieles heute digital läuft, Anträge online gestellt und Daten automatisch übertragen werden, bleibt nicht nur in der Steuerberaterbranche das Gefühl, dass der Aufwand nicht weniger, sondern mehr geworden ist.
Viele Klagen, hohe Kosten
Man kann die vielen Beschwerden über Bürokratie als nationale Marotte abtun; wir Deutschen reden eben gern über Papierkram. Oder man nimmt ernst, dass hier mehr zusammenkommt als nur das alltägliche Klagelied: immer neue Vorgaben, ständige Änderungen und die Erfahrung, dass normalerweise digital vieles mit ein paar Klicks erledigt ist – nur beim Staat nicht. Zumindest nicht so, wie erhofft.
Die Zahlen zeigen: Es geht um mehr als nur um schlechte Stimmung. Das Statistische Bundesamt beziffert die jährlichen Bürokratiekosten für Unternehmen allein für gesetzliche Berichtspflichten aktuell auf 62,5 Milliarden Euro. Das ifo Institut kommt, wenn es neben den direkten Lasten auch indirekte Effekte und Wachstumshemmnisse einrechnet, auf bis zu 146 Milliarden Euro entgangene Wirtschaftsleistung pro Jahr. Und der von Professor Stefan Wagner (ESMT Berlin/Universität Wien) entwickelte Bürokratieindex, der die Seitenzahl der Bundesgesetze in Normseiten misst, liegt 2026 mehr als 62 Prozent über dem Ausgangsniveau von 2010.
Der Eindruck, dass Bürokratie nicht weniger, sondern mehr geworden ist, ist also nicht bloß ein gefühlter Reflex. Dabei ist der Versuch, gesetzliche Vorschriften und deren Folgekosten stärker zu kontrollieren, Teil der politischen Geschichte dieses Landes. Seit 2006 versucht der Staat, seine eigene Regelungswut zu zügeln, damals wurde der Nationale Normenkontrollrat (NKR) gegründet. Das unabhängige Gremium prüft seitdem Gesetzentwürfe der Bundesregierung auf ihren Erfüllungsaufwand, also die Zeit- und Kostenbelastung für Bürger, Wirtschaft und Verwaltung. Die Botschaft damals: Bürokratie sollte nicht länger als unvermeidliche Begleiterscheinung gelten, sondern als politisch steuerbare Größe. Heute begleitet der Rat jeden Gesetzentwurf der Bundesregierung mit einer Stellungnahme und meldet sich regelmäßig zu Wort, wenn neue Pflichten auszuufern drohen.
Dieser Ansatz ist nicht folgenlos geblieben. Im Jahresbericht 2025 verweist der Rat auf eine spürbare Entlastung: Der jährliche Erfüllungsaufwand sei „erstmals seit Jahren deutlich gesunken“ – um rund 3,2 Milliarden Euro. Das Ergebnis sei eine Trendwende. Trotzdem ist es ambivalent. Der NKR-Vorsitzende Lutz Goebel mahnt, der vermeintliche Abwärtstrend in Sachen Bürokratie sei mit Vorsicht zu betrachten. Denn mit den EU-Richtlinien zu Cybersicherheit (NIS-2) und Nachhaltigkeit (CSRD) kommen bereits neue milliardenschwere Belastungen auf die Wirtschaft zu.
Ein Bürokratieparadox: Auf Entlastungen folgen oft neue Belastungen, die in Kanzleien, Betrieben und Verwaltungen erst einmal verarbeitet werden müssen. Einerseits gibt es messbare Entlastungen, Entbürokratisierungsgesetze, Digitalisierungsprojekte und ein ganzes Set an Instrumenten für bessere Rechtsetzung auf nationaler wie auf europäischer Ebene. Andererseits erleben viele Menschen, die mit diesen Regeln arbeiten müssen, den Arbeitsalltag als immer dichter und kleinteiliger. Für sie zählt weniger, ob eine Kennzahl im Jahresbericht sinkt, sondern welche Pflichten in Summe übrigbleiben, wie viele Formulare, wie viel Dokumentation, wie viele Änderungen pro Jahr tatsächlich zu bewältigen sind.
Ordnung, Schutz und Überforderung
Dabei ist Bürokratie nicht per se ein Störfaktor: Ohne festgelegte Verfahren gäbe es keine verlässliche Steuererhebung, keine planbaren Förderprogramme, keinen einklagbaren Verbraucherschutz. Regeln legen fest, wer wofür zuständig ist, welche Nachweise nötig sind und welche Fristen gelten. Ob Arbeits- und Gesundheitsschutz, Umweltauflagen oder Finanzmarktaufsicht: Es ist gerade diese Form von Ordnung, die Risiken begrenzt und Willkür verhindert.
Problematisch wird Bürokratie dort, wo sich Verfahren überlagern, Anforderungen zu kleinteilig werden oder technische Möglichkeiten nicht genutzt werden, um Abläufe wirklich zu vereinfachen. Am deutlichsten sichtbar werden die Schattenseiten dort, wo Pflichten sich verdichten. Das KfW‑Mittelstandspanel zeigt, dass mittelständische Unternehmen im Schnitt rund sieben Prozent ihrer Arbeitszeit für bürokratische Prozesse aufwenden, Solo-Selbstständige fast neun Prozent. Über alle mittelständischen Unternehmen hinweg entspricht das im Durchschnitt gut 32 Arbeitsstunden pro Monat, die nicht in Produkte oder Dienstleistungen fließen, sondern in Formulare, Meldungen und Nachweise. Besonders belastend sind Steuerangelegenheiten: Sie stehen in den KfW‑Befragungen regelmäßig an erster Stelle. Für Kanzleien heißt das: Sie tragen nicht nur eigene Pflichten, sondern fangen einen erheblichen Teil dieses Aufwands für ihre Mandanten ab – in der Deklaration, in der Auslegung neuer Vorgaben und in der Kommunikation mit den Behörden.
Die Bundessteuerberaterkammer sieht die Gesetzesentwicklung der vergangenen Jahre besonders kritisch. Ob Meldepflichten für grenzüberschreitende Steuergestaltungen, die DAC 7-Richtlinie oder die Nachhaltigkeitsberichterstattung: Massiver administrativer Aufwand sei neu hinzugekommen. Dagegen blieben Entlastungen im Steuerrecht deutlich hinter den Möglichkeiten zurück. Auf kleinere Kanzleien ohne spezialisierte Teams schlägt diese Verdichtung besonders durch, weil Mandatsarbeit und Erfüllung eigener Pflichten an denselben Schreibtischen stattfinden.
"Von durchgängig digitalen Prozessen mit vorausgefüllten Formularen, bei denen Daten nur einmal erfasst werden müssen, ist Deutschland weit entfernt."
Föderalismus als Bürokratietreiber
Ein Teil dieser Strukturprobleme hat mit der Architektur des föderalen Staats zu tun. Die Zuständigkeiten liegen auf verschiedenen Ebenen, bei Bund, Ländern und Kommunen; Gesetze entstehen teils auf EU-Ebene, werden national umgesetzt und in 16 Bundesländern vollzogen. In der Praxis führt diese Vielschichtigkeit dazu, dass gleiche oder ähnliche Pflichten je nach Bundesland in unterschiedlichen Portalen, mit unterschiedlichen Fristen und teils unterschiedlichen Detailanforderungen bearbeitet werden müssen.
Studien zur Verwaltungsdigitalisierung zeigen, dass nur ein kleiner Teil der Verwaltungsleistungen flächendeckend digital verfügbar ist: Während beispielsweise Nordrhein-Westfalen nach Auswertungen des INSM-Behörden-Digimeters Anfang 2026 rund 21 Prozent der relevanten Verwaltungsleistungen landesweit digital anbietet, sind es in anderen Bundesländern teilweise weniger als zehn Prozent. Bundesweit sind damit nur etwa elf Prozent der gesetzlich vorgesehenen Verwaltungsleistungen tatsächlich überall digital nutzbar. Hinzu kommt, dass „digital“ nicht automatisch „einfach“ bedeutet. Studien zeigen, dass in vielen Fällen lediglich PDF‑Formulare bereitstehen, die ausgedruckt, unterschrieben und anschließend wieder hochgeladen oder per Post verschickt werden müssen.
Von durchgängig digitalen Prozessen mit vorausgefüllten Formularen, bei denen Daten nur einmal erfasst werden müssen, ist Deutschland weit entfernt. Im europäischen Vergleich liegt die größte Volkswirtschaft regelmäßig auf einem der letzten Plätze. Für Unternehmen und Kanzleien bedeutet das: Selbst dort, wo Verfahren formal digitalisiert sind, bleibt der Aufwand oft hoch, weil parallele Systeme, Medienbrüche und uneinheitliche Umsetzungen zusätzliche Arbeit erzeugen.
Was andere Länder anders machen
Ein Blick über die Grenze zeigt, dass Deutschland mit seinen Problemen zwar nicht alleinsteht, aber auch, dass es anders geht. Das ifo Institut hat in einer vergleichenden Studie berechnet, wie stark Bürokratie und fehlende Digitalisierung andere Länder ausbremsen und welchen Unterschied ein anderes Verwaltungsdesign machen kann.
Ein Beispiel: Würde Deutschland bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung auf das Niveau Dänemarks aufschließen, wäre die Wirtschaftsleistung hierzulande pro Jahr um 96 Milliarden Euro höher. Obwohl die grundlegenden Verwaltungsstrukturen großer Volkswirtschaften und kleinerer Staaten nur bedingt vergleichbar sind, gilt Dänemark als hilfreicher Referenzfall, weil es zeigt, wie eng digitale Register, vorausgefüllte Formulare und klare Zuständigkeiten zusammenspielen können. Steuerberater, die grenzüberschreitend tätig sind und daher beide Systeme kennen, bestätigen das.
Auch bei der Einkommensteuer haben andere Länder frühzeitig auf Entlastung durch vorausgefüllte Verfahren gesetzt. Nicht nur in Dänemark, auch in Österreich sind vom Staat vorbereitete Steuererklärungen oder bereits weitgehend befüllte Onlineformulare seit Jahren etabliert. Bürgerinnen und Bürger müssen in vielen Fällen die Daten nur noch prüfen und ergänzen. An diesem Punkt setzt das deutsche Pilotprojekt „Ihre Steuer: Macht jetzt das Finanzamt für Sie!“ an. In mittlerweile fünf Bundesländern erhalten ausgewählte Steuerpflichtige mit einfachen Sachverhalten einen von der Behörde vorbereiteten Festsetzungsvorschlag, den sie nur noch bestätigen oder korrigieren müssen. Weil es sich um ein Projekt handelt, das derzeit nur für Arbeitnehmer und Rentner erprobt wird, die nicht steuerlich beraten werden, haben Kanzleien bisher noch keine Erfahrungen damit sammeln können, berichten die Steuerberaterkammern Hessen und Thüringen übereinstimmend. Weder direkt noch indirekt über Mandanten sei es zu Berührungspunkten mit dem Projekt gekommen, erklärt die Steuerberaterkammer Schleswig-Holstein.
Die Politik nimmt einen neuen Anlauf
Die schwarz-rote Bundesregierung hat im Koalitionsvertrag ein Versprechen zum Bürokratieabbau festgeschrieben. Seitdem listet sie in ihrem Bericht zum Bürokratierückbau Vorhaben auf, die zusammen bereits Entlastungen von mehr als drei Milliarden Euro jährlich bringen sollen, vor allem durch den Abbau von Berichtspflichten, beschleunigte Genehmigungsverfahren und zusätzliche Digitalisierungsprojekte. Mit der föderalen Modernisierungsagenda haben Bund und Länder mehr als 200 Einzelmaßnahmen verabredet – von vereinfachten Schriftformerfordernissen über zusätzliche Genehmigungsfiktionen bis hin zu einem konsequenteren Once-Only-Prinzip bei Datenerhebungen. Auf europäischer Ebene setzt die EU-Kommission mit der Initiative „A Simpler, Clearer and Better Enforced EU Rulebook“ an, um auch das Regelwerk der Europäischen Union zu straffen und besser nachvollziehbar zu machen.
Und die Geschichten aus dem Alltag? Der Staat möchte diese nun gezielt einsammeln: Mit dem Bürokratiemeldeportal „EinfachMachen“ gibt es seit Ende 2025 eine zentrale Internetadresse, über die Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen, Verbände und Verwaltungsbeschäftigte melden können, wo Formulare, Abläufe oder Nachweispflichten aus ihrer Sicht ausufern. Innerhalb weniger Wochen sind dort bereits mehr als 12.000 Hinweise eingegangen. Ob das Bürokratieparadox kleiner wird oder irgendwann ganz verschwindet, hängt auch davon ab, ob aus diesen Rückmeldungen tatsächlich Änderungen folgen. Der Gradmesser, wie ernst es der Politik tatsächlich mit dem Bürokratieabbau ist, dürfte in der Qualität des Zuhörens liegen: Erst wenn solche Erfahrungen nicht mehr erzählt werden müssen und aus den Rückmeldungen tatsächlich Änderungen folgen, wäre das Reformversprechen eingelöst.