Wenn Steuerprofi Marcel Blum, Digitalisierungsbeauftragter bei Steuerberater Garrn & Nett PartG mbB mit Sitz in Mülheim-Kärlich, ein Problem hat, muss er die Antwort nicht unbedingt selbst finden. Manchmal reicht eine kurze Nachricht in sein Netzwerk.

Er erinnert sich an eine Frage rund um Bewirtungsaufwendungen. Bei seiner eigenen Recherche fand er nicht auf Anhieb, was er suchte. Ein Kollege aus einer anderen Kanzlei kannte einen passenden Fachaufsatz und schickte ihn ihm. Problem gelöst.

Für Blum ist genau das der Wert eines guten Netzwerks. Statt sich jede Information selbst mühsam zu erarbeiten, kann er auf die Erfahrungen anderer zurückgreifen. Und umgekehrt sein eigenes Wissen teilen. Das wird aus seiner Sicht wichtiger. Denn je schneller sich Technologien und Anforderungen verändern, desto schwieriger wird es für den Einzelnen, allein den Überblick zu behalten.

Ein Netzwerk muss man benutzen

Marcel Blum erlebt diesen Austausch auf unterschiedlichen Ebenen. Er ist auf LinkedIn aktiv und hat sich vorgenommen, dort regelmäßig eigene Beiträge zu veröffentlichen. Vor allem aber tauscht er sich mit anderen modernen Kanzleien in einem Kanzlei-Netzwerk aus.

Seine Erfahrung dabei: Ein Netzwerk allein bringt noch wenig. Nehmen wir das Beispiel DATEV. Als Genossenschaft könne sie Angebote und Räume für Austausch schaffen, vom IT-Club bis zu Veranstaltungen. Aber wer davon profitieren wolle, müsse selbst aktiv werden. „Eigeninitiative ist gefragt“, sagt er.

Für ihn funktioniert das Prinzip in beide Richtungen. Wer Unterstützung aus einem Netzwerk erwartet, sollte auch bereit sein, eigenes Wissen hineinzutragen.

Zwei Perspektiven auf dieselbe Lösung

Auch die Beziehung zu Mandantin Birgit Steffes lebt von Austausch. Die beiden arbeiten seit Jahren zusammen. Steffes ist selbstständig und in unterschiedlichen Unternehmen im kaufmännischen Bereich tätig. Digitalisierung gehört für sie längst zum Arbeitsalltag. Als DATEV Pilotanwender für die MyDATEV App suchte, lag es deshalb nahe, sie zu fragen.

Die Kanzlei Garrn & Nett PartG mbB beteiligt sich immer wieder an Pilotierungen. Allerdings bewusst nicht an jeder. Marcel Blum prüft im Auftrag seiner Chefs zunächst, ob eine neue Lösung zur Kanzlei passt und einen erkennbaren Mehrwert verspricht.

Bei der MyDATEV App war das Interesse schnell da. Die Kanzlei setzte bereits auf MyDATEV Kommunikation. Gleichzeitig hatten Mandanten den Wunsch nach einer mobilen Lösung geäußert, um nicht für jede kurze Nachricht den Rechner öffnen und sich dort anmelden zu müssen, sondern auch unterwegs mit der Kanzlei kommunizieren zu können.

Unternehmerin Steffes musste nicht lange überzeugt werden. Sie probiert neue Lösungen gerne aus, gerade weil sich in einer frühen Phase noch zeigen kann, was funktioniert und was nicht. „Ich finde es positiv, wenn man direkt am Anfang ein bisschen mitwirken kann“, sagt sie.

Wie unfertig darf eine Lösung sein?

Wer pilotiert, bekommt kein fertiges Produkt. Genau das gehört dazu. Für Digitalisierungsbeauftragen Blum ist deshalb eine Frage entscheidend. Ist der erwartete Nutzen größer als die möglichen Probleme? Wenn ja, ist er bereit, mit einer Lösung zu arbeiten, bei der noch Fehler auftreten können. Deshalb sucht die Kanzlei für Pilotierungen gezielt Mandanten aus, die sorgfältig testen und wissen, worauf sie sich einlassen.

Bei der MyDATEV App fiel diese Abwägung offenbar leicht. Steffes beschreibt die Anwendung in der Pilotphase als vergleichsweise einfach und bereits gut nutzbar. Kleinere Punkte zeigten sich erst im Alltag, wie etwa Einstellungen für Benachrichtigungen.

Gerade darin liegt für beide der Sinn einer Pilotierung: Eine digitale Lösung trifft früh auf echte Arbeitsabläufe. Und dort zeigen sich Dinge, die am Schreibtisch schwer vorherzusehen sind.

Der Alltag stellt andere Fragen

Aus Sicht des Mandanten ist eine App vor allem dann hilfreich, wenn sie sich selbstverständlich in seinen Alltag einfügt. Eine Frage an die Kanzlei entsteht schließlich nicht immer zwischen neun und fünf am Schreibtisch. Manchmal fällt einem abends noch etwas ein. Manchmal wird unterwegs eine Unterlage benötigt. Dann möchte Mandantin Steffes nicht erst daran denken müssen, später eine E-Mail zu schreiben. Die Kommunikation über die App vergleicht sie deshalb mit etwas sehr Vertrautem: einer kurzen Nachricht per WhatsApp. Eine Frage entsteht und kann direkt gestellt werden.

Für die Kanzlei sieht dieselbe Anwendung etwas anders aus. Sie muss nicht nur einfach zu bedienen sein. Die Mitarbeitenden müssen Mandanten bei Problemen auch unterstützen können. Genau dort entdeckte Marcel Blum während der Pilotierung einen Punkt, den er sich anders wünschen würde. Die Kanzlei konnte die App nicht einfach aus derselben Perspektive testen wie ein Mandant und nutzte dafür einen Musterbestand. Für den Support sei das umständlich. Wenn ein Mandant ein Problem auf seinem Smartphone beschreibe, müsse die Kanzlei nachvollziehen können, was dieser gerade sieht.

Dass Kanzlei und Mandant dieselbe Anwendung aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachten, ist dabei kein Problem. Es ist der eigentliche Wert des Tests.

Vorsprung durch Ausprobieren

Für Marcel Blum hatte die mehrmonatige Pilotphase noch einen weiteren Vorteil: Als die App anschließend im Juli für alle freigegeben wurde, hatte die Kanzlei bereits eigene Erfahrungen gesammelt. Sie musste ihren Mandanten nicht etwas empfehlen, das sie nur aus einer Produktbeschreibung kannte. Sie hatte es ausprobiert.

Nicht jede neue Lösung rechtfertigt den Aufwand. Nicht jedes unfertige Produkt passt zum eigenen Arbeitsalltag. Aber wenn der erwartete Nutzen stimmt, kann frühes Ausprobieren einen Wissensvorsprung schaffen. Und dieser Vorsprung lässt sich wiederum teilen.

Die beste Lösung kennt nicht nur eine Perspektive

Netzwerken bedeutet für Blum deshalb nicht, möglichst viele Kontakte zu sammeln. Es bedeutet, Zugang zu Erfahrungen zu haben, die einem selbst fehlen.

Das gilt nicht nur beim Fachproblem, bei dem ein Kollege den entscheidenden Aufsatz kennt. Es gilt auch und gerade zwischen Kanzlei und Mandant, die denselben Prozess unterschiedlich erleben. Und es gilt bei der Entwicklung digitaler Lösungen. Denn je schneller sich die Arbeitswelt verändert, desto unwahrscheinlicher wird es, dass einer allein alle Antworten kennt.

Das Netzwerk ersetzt dabei nicht das eigene Denken. Im Gegenteil: Man muss sich beteiligen, Fragen stellen, Erfahrungen teilen und auch bereit sein, mit Lösungen zu arbeiten, die noch nicht perfekt sind. Dann kann aus dem Wissen vieler etwas entstehen, das für den Einzelnen tatsächlich nützlich ist.

Oder, wie Marcel Blum es formuliert: eine Abkürzung.