Das Wichtigste zuerst
- Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten und ermöglicht deren elektronische Verarbeitung.
- Der Empfang ist seit 2025 grundsätzlich Pflicht; für den Versand gelten Übergangsregelungen bis Ende 2027.
- Eine einfache PDF-Datei oder ein Scan ist keine E-Rechnung.
- XRechnung und ZUGFeRD sind gängige E-Rechnungsformate in Deutschland.
- Prüfen Sie jetzt Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Software, Archivierung und die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatungskanzlei.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und dadurch elektronisch weiterverarbeitet werden kann.
Anders als eine reine PDF-Rechnung enthält eine E-Rechnung strukturierte, maschinenlesbare Daten. Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge oder Umsatzsteuer können dadurch direkt von geeigneten Software-Lösungen verarbeitet werden. Manuelle Übertragungen von einem Dokument in die Buchhaltung lassen sich reduzieren und Medienbrüche vermeiden.
Die Begriffe E-Rechnung, elektronische Rechnung und die häufig verwendete Schreibweise erechnung bezeichnen in diesem Ratgeber dasselbe Prinzip: eine Rechnung mit strukturierten elektronischen Daten.
Elektronische Rechnung: Definition nach Umsatzsteuerrecht
Nach dem Umsatzsteuerrecht ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem vorgeschriebenen strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Für inländische B2B-Umsätze müssen E-Rechnungen grundsätzlich die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Als wesentliche technische Grundlage dient die europäische Norm EN 16931. Daneben können auch andere Formate zulässig sein, wenn sie die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen und insbesondere eine richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben ermöglichen.
E-Rechnung und sonstige Rechnungen im Vergleich
Eine einfache PDF-Datei und ein Scan einer Papierrechnung gelten nicht als E-Rechnung, weil ihnen der erforderliche strukturierte Datensatz fehlt.
| Merkmal | E-Rechnung | PDF-Rechnung | Papierrechnung |
|---|---|---|---|
| Format | Strukturierter elektronischer Datensatz, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD | Elektronisches Dokument, z. B. PDF | Papier |
| Datenstruktur | Strukturiert; bei ZUGFeRD zusätzlich mit Sichtbeleg | Unstrukturiert | Unstrukturiert |
| Maschinenlesbar | Ja | Nicht bzw. nur bedingt maschinenlesbar | Nein |
| Für Menschen lesbar | Je nach Format: XRechnung benötigt eine Visualisierung; ZUGFeRD enthält zusätzlich einen Sichtbeleg | Ja | Ja |
| Automatisierte Verarbeitung | Ermöglicht eine automatisierte Weiterverarbeitung und einen automatisierten Austausch | Nur eingeschränkt, z. B. über zusätzliche Erkennung | Erst nach Digitalisierung bzw. Erfassung |
| Medienbruchfreie Verarbeitung | Möglich | Nur eingeschränkt | Nein |
| B2B langfristig als Standard vorgesehen | Ja | Nein, soweit keine Ausnahme greift | Nein, soweit keine Ausnahme greift |
Häufiges Missverständnis: Nicht jede digitale Rechnung ist eine E-Rechnung. Entscheidend ist ein strukturiertes elektronisches Format, das elektronisch verarbeitet werden kann.
Für wen wird die E-Rechnung Pflicht?
Zeitschiene der E-Rechnungspflicht
Hinweis: Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene B2G-Regelungen. Diese sind von den Regelungen für den inländischen B2B-Bereich zu unterscheiden.
| Stichtag | Regelung |
|---|---|
| 01.01.2025 | Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. In den ersten zwei Jahren gelten Übergangsregelungen: Andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden. |
| 01.01.2027 | Unternehmen > 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen B2B-E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit ≤ 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden. EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) dürfen unverändert eingesetzt werden. |
| 01.01.2028 | Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen versenden. EDI-Systeme müssen an die gesetzlichen Bestimmungen angepasst werden. |
E-Rechnung für Kleinunternehmer und kleine Betriebe
Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG jedoch ausgenommen.
Gerade für kleinere Betriebe bedeutet die Empfangspflicht, dass ein funktionierender digitaler Rechnungseingang notwendig ist. Eine zentrale betriebliche E-Mail-Adresse kann ein Ausgangspunkt sein. Entscheidend ist jedoch der gesamte Prozess: Die strukturierten Daten müssen gelesen, geprüft, verarbeitet und entsprechend den geltenden Anforderungen aufbewahrt werden können.
Unternehmen ohne eigene umfangreiche Buchhaltungssoftware sollten deshalb frühzeitig mit ihrer Steuerberatungskanzlei klären, wie Rechnungen empfangen, freigegeben, an die Buchführung übergeben und archiviert werden.
Ausnahmen und Sonderfälle
Nicht für jede Rechnung besteht eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung.
Zu den relevanten Ausnahmen zählen insbesondere:
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 Euro können weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
- Fahrausweise: Für Rechnungen über Fahrausweise gelten Ausnahmen.
- Bestimmte steuerfreie Leistungen: Nicht sämtliche steuerfreien Umsätze unterliegen der B2B-E-Rechnungspflicht.
- B2C-Rechnungen: Rechnungen an private Endverbraucher sind von der B2B-E-Rechnungspflicht nicht erfasst.
- Kleinunternehmer: Sie sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Wie funktioniert eine E-Rechnung?
Bei einer durchgängigen E-Rechnungsverarbeitung werden strukturierte Rechnungsdaten erzeugt, elektronisch übermittelt, geprüft, verarbeitet, verbucht und anschließend ordnungsgemäß aufbewahrt.
-
E-Rechnung erstellen
Eine geeignete Faktura- oder Buchhaltungssoftware erzeugt die Rechnung einschließlich des strukturierten Datensatzes.
-
E-Rechnung übermitteln
Die Rechnung wird beispielsweise per E-Mail, über ein Portal oder über ein Rechnungsnetzwerk übertragen.
-
Format validieren
Die eingesetzte Lösung prüft, ob die E-Rechnung die technischen Anforderungen erfüllt.
-
Inhalt prüfen und freigeben
Rechnungsdaten werden mit Bestellung, Lieferung oder Leistung abgeglichen und intern freigegeben.
-
Buchen und bezahlen
Die strukturierten Rechnungsdaten können für die Finanzbuchführung und den Zahlungsprozess genutzt werden.
-
Aufbewahren
Die relevanten strukturierten Daten werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt.
Welche Formate gibt es: XRechnung, ZUGFeRD und hybride Formate
XRechnung und normkonforme ZUGFeRD-Versionen gehören zu den verbreiteten E-Rechnungsformaten in Deutschland.
XRechnung
- Aufbau: Strukturierte XML-Daten
- Typischer Einsatz: B2B und B2G
- Darstellung: Keine integrierte, klassische Sichtkomponente
ZUGFeRD
- Aufbau: Hybridformat aus strukturierten XML-Daten und PDF-Sichtkomponente
- Typischer Einsatz: Besonders im B2B-Bereich
- Darstellung: PDF kann vom Menschen gelesen werden; XML ermöglicht maschinelle Verarbeitung
Andere zulässige Formate
- Aufbau: Abhängig von der technischen Ausgestaltung
- Typischer Einsatz: Je nach Prozess und Geschäftspartner
- Darstellung: Müssen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen
Bei hybriden Rechnungen sind für die elektronische Verarbeitung die strukturierten Rechnungsdaten entscheidend. Eine Abweichung zwischen PDF-Sichtkomponente und strukturierten Daten sollte deshalb nicht wie bei einer klassischen PDF-Rechnung behandelt werden.
Übermittlungswege: E-Mail, Portal, Schnittstelle und Netzwerk
Das Umsatzsteuerrecht schreibt grundsätzlich keinen einzigen Übermittlungsweg für E-Rechnungen vor.
E-Mail
Vorteil:
Einfach verfügbar
Zu beachten:
Sicherheit, Manipulationsschutz und automatisierte Weiterverarbeitung müssen organisiert werden
Plattform
Vorteil:
Strukturierter Empfang bzw. Versand
Zu beachten:
Zusätzliche Einrichtungsprozesse können erforderlich sein
Schnittstelle
Vorteil:
Hoher Automatisierungsgrad
Zu beachten:
Technische Integration notwendig
Rechnungsnetzwerk
Vorteil:
Standardisierter, sicherer Austausch
Zu beachten:
Registrierung bzw. Anbindung erforderlich
Hinweis: Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können besondere Plattformen, Übertragungswege und Angaben erforderlich sein.
Welche Pflichtfelder gibt es für E-Rechnungen?
Für E-Rechnungen gelten grundsätzlich die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben einer Rechnung; zusätzlich müssen die Angaben korrekt in den strukturierten Daten des jeweiligen Formats abgebildet werden.
Gesetzliche Pflichtangaben
Je nach Rechnungsfall gehören insbesondere dazu:
- vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Entgeltanzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag beziehungsweise Hinweis auf eine Steuerbefreiung
- gegebenenfalls weitere gesetzlich vorgeschriebene Angaben für den jeweiligen Rechnungsfall
Technische Pflichtangaben
Bei einer E-Rechnung müssen die notwendigen Rechnungsinformationen außerdem den dafür vorgesehenen Feldern des strukturierten Formats korrekt zugeordnet sein. Welche technischen Felder verpflichtend sind, hängt vom verwendeten Format, der konkreten Rechnung und gegebenenfalls vom Empfänger ab.
Praxis-Tipp: Eine technische Validierung kann Format- und Geschäftsregelfehler erkennen. Sie ersetzt jedoch nicht die inhaltliche Rechnungsprüfung.
E-Rechnung: Beispiel und Muster
Eine E-Rechnung besteht im Kern aus strukturierten Rechnungsdaten; bei hybriden Formaten kann zusätzlich eine menschenlesbare Sichtkomponente vorhanden sein.
Ein vereinfachter Datensatz enthält beispielsweise:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Rechnungssteller
- Rechnungsempfänger
- Steuerinformationen
- Leistungsbeschreibung
- Rechnungspositionen
- Netto- und Bruttobeträge
- Umsatzsteuer
- Zahlungsinformationen
Bei einer XRechnung liegen diese Informationen strukturiert in einer XML-Datei vor. Bei ZUGFeRD werden strukturierte XML-Daten mit einer PDF-Sichtkomponente kombiniert.
Anatomie einer E-Rechnung
Was braucht man, um E-Rechnungen empfangen zu können?
Sie benötigen einen geeigneten Empfangskanal sowie einen Prozess, mit dem strukturierte Rechnungsdaten gelesen, geprüft, verarbeitet und ordnungsgemäß aufbewahrt werden können.
Prüfen Sie insbesondere:
Technisch
- Ist ein geeigneter Empfangskanal eingerichtet?
- Kann Ihre Software strukturierte E-Rechnungen erkennen und darstellen?
- Können Rechnungen technisch validiert werden?
- Können die Daten an Buchhaltung und Zahlungsprozess übergeben werden?
- Ist eine ordnungsgemäße Aufbewahrung möglich?
Organisatorisch
- Ist festgelegt, an welcher Stelle Rechnungen eingehen?
- Gibt es klare Zuständigkeiten für Prüfung und Freigabe?
- Sind Lieferanten und Geschäftspartner über den bevorzugten Empfangsweg informiert?
- Sind Mitarbeitende für den Umgang mit E-Rechnungen geschult?
- Ist der Prozess dokumentiert?
Rechtlich und steuerlich
- Werden Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sichergestellt?
- Werden die maßgeblichen strukturierten Daten aufbewahrt?
- Sind Aufbewahrungs- und Verfahrensanforderungen berücksichtigt?
Eingehende E-Rechnungen prüfen und verarbeiten
Ein praxistauglicher Ablauf:
-
Format prüfen
Handelt es sich tatsächlich um eine technisch geeignete E-Rechnung?
-
Validierung durchführen
Die Software prüft Format und technische Geschäftsregeln.
-
Rechnungsangaben prüfen
Stimmen Lieferant, Leistung, Betrag, Umsatzsteuer und weitere Pflichtangaben?
-
Sachlich prüfen
Entspricht die Rechnung der Bestellung beziehungsweise tatsächlich erbrachten Leistung?
-
Freigeben
Die zuständigen Personen geben die Rechnung zur Buchung und Zahlung frei.
-
Verarbeiten
Die strukturierten Daten werden möglichst ohne erneute manuelle Erfassung an die Buchhaltung übergeben.
-
Aufbewahren
Die relevanten Daten werden ordnungsgemäß archiviert.
Typische Fehler: fehlende Pflichtangaben, falsche Umsatzsteuerbeträge, nicht normkonforme Dateien oder Abweichungen zwischen strukturierten Daten und zusätzlichen Darstellungen.
Eine technische Validierung ist deshalb wichtig – sie ersetzt aber nicht die kaufmännische und steuerliche Prüfung.
E-Rechnungen revisionssicher archivieren
Bei einer E-Rechnung ist insbesondere der strukturierte Datenteil in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren; ein Ausdruck allein genügt nicht.
Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Dabei müssen insbesondere Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein.
Bei hybriden E-Rechnungen ist die zusätzliche PDF-Sichtkomponente nicht in jedem Fall gesondert aufzubewahren. Enthält sie jedoch steuerlich relevante zusätzliche oder abweichende Informationen, müssen auch diese berücksichtigt werden.
Wie führe ich die E-Rechnung im Unternehmen ein?
Eine strukturierte Einführung gelingt in fünf Schritten:
1. Rechnungsprozesse analysieren
Ermitteln Sie, wie Rechnungen heute eingehen, erstellt, geprüft, freigegeben, gebucht, bezahlt und archiviert werden. Identifizieren Sie manuelle Arbeitsschritte und Medienbrüche.
2. Formate und Übermittlungswege festlegen
Klären Sie, welche E-Rechnungsformate Ihre Lösungen unterstützen und wie Rechnungen künftig empfangen und versendet werden sollen. Berücksichtigen Sie dabei auch die Anforderungen wichtiger Kunden und Lieferanten.
3. Software und Schnittstellen vorbereiten
Prüfen Sie Ihre Faktura-, ERP- und Buchhaltungssysteme auf E-Rechnungsfähigkeit. Achten Sie auf einen möglichst durchgängigen Datenfluss bis zur Finanzbuchführung und Aufbewahrung.
4. Stammdaten und Kommunikation vorbereiten
Aktualisieren Sie Kunden- und Lieferantenstammdaten. Kommunizieren Sie bevorzugte Übermittlungswege und erforderliche Identifikationsdaten an Ihre Geschäftspartner.
5. Testen, schulen und dokumentieren
Testen Sie den gesamten Prozess mit ausgewählten Geschäftspartnern. Schulen Sie Mitarbeitende und dokumentieren Sie Zuständigkeiten sowie die neuen Abläufe nachvollziehbar.
Zusammenarbeit Steuerberatungskanzlei und Unternehmen
Mit der E-Rechnung kann der Belegfluss zwischen Unternehmen und Steuerberatungskanzlei deutlich stärker automatisiert werden.
Statt Rechnungsinformationen aus Papier oder PDF erneut zu erfassen, können strukturierte Daten direkt in nachgelagerte Rechnungswesenprozesse einfließen. Voraussetzung ist, dass Unternehmen und Kanzlei ihren gemeinsamen Prozess abstimmen.
Klären Sie insbesondere:
- Wer richtet den Rechnungseingang ein?
- Wo erfolgt die Rechnungsprüfung und Freigabe?
- Wie werden Rechnungen an die Finanzbuchführung übergeben?Wer verantwortet die Aufbewahrung?
- Welche Software und Schnittstellen werden gemeinsam genutzt?
- Wie werden fehlerhafte oder nicht valide Rechnungen behandelt?
Für Kanzleien eröffnet die Umstellung zugleich die Möglichkeit, Mandanten beim Aufbau durchgängiger digitaler Rechnungswesenprozesse zu begleiten.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung erstelle?
Besteht für einen Umsatz die Pflicht zur E-Rechnung und wird stattdessen eine nicht ordnungsgemäße Rechnung ausgestellt, kann der Rechnungsempfänger eine ordnungsgemäße Rechnung verlangen. Zudem können sich steuerliche Risiken ergeben.
Für Rechnungsempfänger ist insbesondere relevant, dass die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sein müssen. Eine technisch oder inhaltlich fehlerhafte Rechnung sollte deshalb nicht einfach unverändert weiterverarbeitet werden.
Für Rechnungssteller kann eine nicht ordnungsgemäße Rechnung außerdem praktische Folgen haben: Der Empfänger kann eine Korrektur verlangen und die Bearbeitung oder Zahlung kann sich verzögern.
Welche Vorteile und Nachteile hat die E-Rechnung?
Vorteile der E-Rechnung
Strukturierte Rechnungsdaten schaffen die Grundlage für schnellere, stärker automatisierte und weniger fehleranfällige Rechnungsprozesse.
Vorteile für Rechnungssteller
- Rechnungen schneller elektronisch zustellen
- strukturierte Daten direkt aus Faktura-Systemen erzeugen
- Rückfragen und Fehler durch standardisierte Daten reduzieren
- Rechnungsprozesse besser automatisieren
- Zahlungsprozesse beschleunigen
Vorteile für Rechnungsempfänger
- Rechnungsdaten automatisiert übernehmen
- manuellen Erfassungsaufwand reduzieren
- Medienbrüche vermeiden
- Prüf- und Freigabeprozesse digital gestalten
- Rechnungen schneller auffinden und weiterverarbeiten
- bessere Datenbasis für Buchhaltung und Automatisierung schaffen
Nachteile der E-Rechnung
Die Umstellung verursacht zunächst organisatorischen und technischen Aufwand: Systeme müssen geprüft, Prozesse angepasst, Mitarbeitende geschult und Geschäftspartner eingebunden werden.
Gerade während der Übergangsphase müssen viele Organisationen parallel mit E-Rechnungen, PDF-Dateien und Papierrechnungen umgehen. Unterschiedliche Formate und Übermittlungswege können die Komplexität vorübergehend erhöhen.
Hinzu kommt: Automatisierung funktioniert nur mit zuverlässigen Daten und abgestimmten Prozessen. Fehlerhafte Stammdaten oder unklare Zuständigkeiten werden durch die Digitalisierung nicht automatisch gelöst.
Langfristig bietet die strukturierte Verarbeitung jedoch die Chance, genau diese Medienbrüche und manuellen Arbeitsschritte zu reduzieren.
Mit DATEV die E-Rechnung umsetzen
Ob Kanzlei oder Unternehmen: Entscheidend ist ein durchgängiger Prozess vom Rechnungseingang beziehungsweise der Rechnungserstellung bis zur Finanzbuchführung und Aufbewahrung. DATEV unterstützt Sie dabei mit passenden Lösungen und Informationen.
