Warum lohnt es sich, die E-Rechnung gemeinsam umzusetzen?
Die E-Rechnung betrifft mehrere Schritte Ihres Rechnungswesens. Wenn Sie die Abläufe gemeinsam mit Ihrer Steuerkanzlei betrachten, können Sie frühzeitig festlegen, wie Rechnungen und Daten künftig zwischen beiden Seiten fließen.
Klare Prozesse und Zuständigkeiten
Legen Sie gemeinsam fest, wie E-Rechnungen empfangen, geprüft und für die Buchführung bereitgestellt werden. So ist klar geregelt, welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen und welche in Ihrer Steuerkanzlei übernommen werden.
Durchgängiger digitaler Datenfluss
Die strukturierten Daten einer E-Rechnung können digital für nachfolgende Rechnungswesenprozesse bereitgestellt werden. Medienbrüche und zusätzliche manuelle Arbeitsschritte können dadurch reduziert werden.
Gemeinsamer aktueller Datenbestand
Digitale Prozesse erleichtern den Austausch von Belegen und Daten zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrer Steuerkanzlei. Beide Seiten können auf Basis eines gemeinsamen Datenbestands zusammenarbeiten.
Aktuelle Auswertungen für Ihr Unternehmen
Nach der Verarbeitung der Finanzbuchführung kann Ihre Steuerkanzlei Ihnen betriebswirtschaftliche Auswertungen digital zur Verfügung stellen. So fließen Informationen nicht nur an die Kanzlei – aktuelle Daten und Auswertungen kommen auch zurück in Ihr Unternehmen.
Wie sieht der gemeinsame Prozess aus?
Die Umstellung auf E-Rechnungsprozesse bietet Kanzleien und Unternehmen große Vorteile im gemeinsamen Rechnungsprozess. Der gesamte Prozess wird schneller, transparenter und effizienter.
- E-Rechnung empfangen: Sie erhalten die E-Rechnung digital, z.B. per Mail. Für einen automatisierten Empfang kann das E-Rechnungspostfach der DATEV E-Rechnungsplattform genutzt werden.
- E-Rechnung bereitstellen: Die eingegangene E-Rechnung wird an DATEV Unternehmen online übergeben und steht dort für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
- Rechnung prüfen und freigeben: Die Rechnung wird digital geprüft und freigegeben. So bleiben die notwendigen Bearbeitungsschritte im Unternehmen, bevor die Rechnung an die Buchführung übergeben wird.
- Beleg und strukturierte Rechnungsdaten für die Buchführung bereitstellen: Die E-Rechnung steht anschließend digital für die weitere Verarbeitung zur Verfügung. Der entscheidende Vorteil: Nicht nur ein Rechnungsbild, sondern auch die strukturierten Daten der E-Rechnung können in die nachfolgenden Rechnungswesenprozesse einfließen.
- Übergabe an die Kanzlei: Über DATEV Unternehmen online stehen Beleg und Daten Ihrer Steuerkanzlei für die weitere Verarbeitung zur Verfügung. Dadurch kann die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Kanzlei ohne zusätzlichen Medienbruch erfolgen.
- Weiterverarbeitung in der Kanzlei: Die strukturierten Rechnungsdaten können für nachgelagerte Rechnungswesenprozesse genutzt werden und schaffen zusätzliche Möglichkeiten für automatisierte Verarbeitungsschritte. Ihre Steuerkanzlei stellt Ihnen aktuelle Auswertungen wieder digital zur Verfügung. So entsteht ein durchgängiger Kreislauf zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrer Steuerkanzlei.
Häufige Fragen zur Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei
Sollte ich meine Steuerkanzlei bei der Einführung der E-Rechnung einbeziehen?
Eine frühzeitige Abstimmung mit Ihrer Steuerkanzlei ist sinnvoll, wenn diese Aufgaben in Ihrer Finanzbuchführung übernimmt. Gemeinsam können Sie festlegen, wie E-Rechnungen bereitgestellt werden, welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen verbleiben und wie Belege und strukturierte Rechnungsdaten für die weitere Verarbeitung übergeben werden.
Wie übermittle ich E-Rechnungen an meine Steuerkanzlei?
E-Rechnungen sollten möglichst digital und ohne Medienbruch für die weitere Buchführung bereitgestellt werden. Mit DATEV Unternehmen online können Unternehmen und Steuerkanzlei auf Basis eines gemeinsamen Datenbestands zusammenarbeiten und Belege sowie relevante Daten digital austauschen.
Welche Aufgaben übernimmt mein Unternehmen und welche meine Steuerkanzlei?
Die Aufgabenverteilung hängt von Ihrer individuellen Zusammenarbeit ab. Typischerweise werden Rechnungen im Unternehmen empfangen, geprüft und freigegeben. Welche weiteren Tätigkeiten Ihr Unternehmen selbst übernimmt und welche Schritte Ihre Steuerkanzlei bearbeitet, sollten Sie gemeinsam festlegen.
Brauche ich DATEV Unternehmen online für die E-Rechnung?
DATEV Unternehmen online ist keine allgemeine Voraussetzung für die E-Rechnung. Die Lösung unterstützt Unternehmen und Steuerkanzleien jedoch dabei, Belege und Daten digital auszutauschen und einen durchgängigen Rechnungswesenprozess zu gestalten.
Welche Vorteile bietet DATEV Unternehmen online bei der E-Rechnung?
DATEV Unternehmen online unterstützt die digitale Bereitstellung und Verarbeitung von Belegen und Rechnungsdaten sowie die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei. Unternehmen können dadurch Rechnungsprozesse digital gestalten und auf einem gemeinsamen Datenbestand mit ihrer Kanzlei zusammenarbeiten.
Was ist, wenn meine Steuerkanzlei kein DATEV-Mitglied ist?
Dann stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
Registrieren Sie sich auf der DATEV E-Rechnungsplattform und aktivieren Sie das DATEV E-Rechnungspostfach. Darüber können Sie den Empfang sowie die Validierung Ihrer E-Rechnungen abwickeln.
Zum Versand können Sie Ihre Rechnungen entweder auf die Plattform hochladen oder Sie binden Ihre bestehende Rechnungsschreibungslösung über eine Schnittstelle an und versenden Ihre Rechnungen direkt darüber.
Optional können Sie auch die Funktion DATEV E-Rechnungsschreibung dazubuchen. Damit können Sie Rechnungen intuitiv erstellen und E-Rechnungen nach dem gesetzlichen Standard als XRechnung oder ZUGFeRD 2.x versenden. Dafür stehen Ihnen verschiedene Versandkanäle wie das TRAFFIQX®- und Peppol-Netzwerk sowie der Versand per E-Mail zur Verfügung.
Bitte beachten Sie: Für die Archivierung Ihrer Belege benötigen Sie eine separate Lösung. Passende Software finden Sie u.a. auf dem DATEV-Marktplatz.
Haben Sie monatlich ein hohes Belegvolumen zu verarbeiten, können Sie unsere Lösung DATEV SmartTransfer an Ihr ERP-System anbinden und für den Versand und Empfang von E-Rechnungen nutzen.
Besonders durchgängig lassen sich Rechnungs- und Buchführungsprozesse gestalten, wenn auch Ihre Steuerkanzlei mit DATEV arbeitet. Über DATEV SmartExperts können Sie gezielt nach Steuerberaterinnen und Steuerberatern suchen, die DATEV-Lösungen einsetzen.
Digitale Zusammenarbeit mit DATEV Unternehmen online
Mit DATEV Unternehmen online können Sie Belege und Daten digital mit Ihrer Steuerkanzlei austauschen und einen gemeinsamen Rechnungswesenprozess gestalten. Die Zusammenarbeit erfolgt auf Basis eines gemeinsamen Datenbestands in der DATEV-Cloud.
Unterstützung bei der gemeinsamen Umsetzung
Sie möchten Ihre E-Rechnungsprozesse vorbereiten und die nächsten Schritte mit Ihrer Steuerkanzlei abstimmen? Im DATEV Unterstützungspaket finden Sie Leitfäden, Videos, Schulungen und weitere praktische Hilfen für die Einführung und Umsetzung der E-Rechnung.