DATEV Basisdaten online

Mit DATEV Basisdaten online stellen Sie Mandanten-Stammdaten und Leistungsinformationen den DATEV-Cloud-Anwendungen zur Verfügung.

Die Übermittlung der Mandanten-Stammdaten starten Sie im DATEV Arbeitsplatz. In der Cloud-Anwendung MyDATEV Mandantenübersicht können Sie sich nach der Übermittlung die übertragenen Daten ansehen.

Die Daten werden nur angezeigt, wenn das Zugangsmedium die notwendigen Rechte besitzt: In Rechteverwaltung online muss das Recht „Zentrale Mandanten“ unter dem Ordner MyDATEV-Portal freigeschaltet sein. Das neue Recht „Zentrale Mandanten“ hat keine Auswirkungen auf bereits bestehende Freigaben in Rechteverwaltung online.

MyDATEV Mandantenübersicht

Bevor Sie die Anwendung starten können, müssen Sie sich authentifizieren. Nutzen Sie dazu Ihre DATEV SmartCard bzw. Ihren DATEV mIDentity-Stick oder DATEV SmartLogin.

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Häufig gestellte Fragen

Welche Kosten fallen für den DATEV-Cloud Bereitstellungsassistenten an?

Keine. Sowohl die initiale Bereitstellung der Basisdaten online aus einer Eigenorganisations-Datenbank als auch der automatische Abgleich (Synchronisation) zwischen den Zentralen Stammdaten und den Basisdaten online sind kostenfrei.

Warum ist die Bereitstellung von DATEV Basisdaten online erforderlich?

Ohne bereitgestellte Basisdaten online können Umstellungen auf Cloud-Lösungen nicht durchgeführt werden, auch können neue DATEV-Cloud-Anwendungen nicht genutzt bzw. in Betrieb genommen werden. Spätestens bei der Umstellung einer Leistung (z.B. Lohn, Umsatzsteuer, Kanzlei-Rechnungswesen) wird dieser Schritt verbindlich nachgeholt und verursacht Zeitdruck.

Was passiert technisch bei der Bereitstellung?

Es werden zentrale Mandanten und die mit ihnen verknüpften Leistungen aus dem DATEV Arbeitsplatz in die Cloud übertragen. Jedes zentrale Mandat bekommt eine eindeutige ID-Nr., die eine eindeutige Identifikation für die DATEV-Programme in der Cloud möglich macht. Zum Abschluss der Bereitstellung wird eine automatische Synchronisierung eingerichtet, sodass künftige Änderungen an den Zentralen Stammdaten im DATEV Arbeitsplatz automatisch nach Basisdaten online synchronisiert werden.

Wie erkenne ich, ob die Bereitstellung funktioniert hat?

Ihnen wird im Bereitstellungsassistenten angezeigt, ob die Mandantenstammdaten und Leistungsinformationen erfolgreich in die Cloud übertragen wurden.

Wer soll die Zuordnung in der DATEV-Cloud-Basisdatenverwaltung durchführen?

Die Zuordnung führt eine zentral verantwortliche Person durch, die über die passsenden Administrationsrechte verfügt. Für Kanzleien benötigt diese Person:

die Rolle des Hauptadministrators in DATEV Benutzerverwaltung und DATEV Rechteverwaltung
sowie die Rolle des Hauptadministrators in DATEV Rechteverwaltung online

Bei einer zentralen Administration mehrerer DATEV-Mitgliedschaften kann die Zuordnung optional durch einen Administrator mit mitgliedschaftsübergreifenden Berechtigungen erfolgen.

Was ist ein zentraler Mandant?

Ein zentraler Mandant ist ein übergeordnetes, zusammenfassendes Profil in der Mandantenübersicht, wo an einer Stelle die Stammdaten und Leistungsinformationen des Mandanten zusammengefasst sind.

Warum werden auch inaktive Mandanten hochgeladen?

Damit eine korrekte Synchronisation mit der DATEV-Cloud stattfinden kann (z.B. Anlage eines Mandanten in der DATEV-Cloud), werden sowohl die aktiven als auch die inaktiven Mandanten übertragen. Die MyDATEV Mandantenübersicht zeigt bereits jetzt aktive und inaktive Mandanten online an, um bei Bedarf alle Mandanten mobil einsehen zu können.

Weitere Anwendungen, die inaktive Mandanten verwenden, befinden sich bereits in der Pilotphase.

Wie lange dauert die Übertragung?

Das hängt von vielen Faktoren ab (z.B. Mandantenanzahl). Unsere bisherige Erfahrung zeigt, dass im Schnitt ca. vier Mandanten pro Sekunde übertragen werden.

Wann sollten die Basisdaten online bereitgestellt werden?

Die Übertragung ist jederzeit möglich und sollte so bald wie möglich gemacht werden. Der Vorgang läuft im Hintergrund ab und beeinträchtigt den laufenden Betrieb nicht.

Wie kann ich Mandanten löschen?

Löschen Sie den Mandanten in der Mandantenübersicht im DATEV Arbeitsplatz. Durch die Synchronisation mit DATEV Basisdaten online wird der Mandant automatisch aus der MyDATEV Mandantenübersicht entfernt.

In der DATEV Wissensplattform im Bereich Hilfe-Center finden Sie weitere Fragen und Antworten zu DATEV Basisdaten online (Dok.-Nr. 1022840).

Häufig gestellte Fragen bei Bürogemeinschaften

Warum besteht Handlungsbedarf, obwohl Basisdaten online bereits bereitgestellt wurden?

Bei der erstmaligen Bereitstellung werden alle zentralen Mandanten einer Eigenorganisations-Datenbank in die DATEV-Cloud übertragen. Dabei wird zunächst eine Beraternummer zugeordnet. Wenn mehrere rechtlich selbstständige Kanzleien dieselbe Eigenorganisations-Datenbank nutzen, reicht diese erstmalige Bereitstellung nicht aus.

Die zentralen Mandanten müssen anschließend den jeweils richtigen Unternehmen beziehungsweise Niederlassungen zugeordnet werden. Nur so können die passenden Beraternummern und Berechtigungen verwendet werden. Ohne diese Zuordnung hat ein Teil der Bürogemeinschaft keinen Zugriff mehr auf seine Mandanten.

Woran erkennen wir, ob unsere Kanzlei betroffen ist?

Wenn Sie als eine von mehreren rechtlich selbstständigen Kanzleien gemeinsam in einer DATEV-Umgebung arbeiten, zentrale Mandanten gemeinsam verwalten und eine gemeinsame Eigenorganisations-Datenbank nutzen. Mehrere Standorte desselben DATEV-Mitglieds allein sind noch kein Hinweis auf Handlungsbedarf.

Was ist der Unterschied zwischen einer Niederlassung und einer Bürogemeinschaft?

Eine Niederlassung ist eine Organisationseinheit innerhalb der Unternehmensstrukturen eines DATEV-Mitglieds. Sie bildet einen weiteren Standort desselben DATEV-Mitglieds ab. Der Niederlassung können eine Beraternummer und die zugehörigen zentralen Mandanten zugeordnet werden. Dadurch lassen sich die erforderlichen Rechte in DATEV Rechteverwaltung online administrieren.

Eine Bürogemeinschaft besteht dagegen aus mehreren rechtlich selbstständigen Kanzleien. Beim Thema Basisdaten online besteht insbesondere dann Handlungsbedarf, wenn diese Kanzleien innerhalb einer Bürogemeinschaft gemeinsam eine DATEV-Umgebung oder eine Eigenorganisations-Datenbank nutzen und dort zentrale Mandanten gemeinsam verwalten.

Die zentralen Mandanten müssen dem jeweils richtigen Unternehmen zugeordnet werden, damit die passende Beraternummer und die vorgesehenen Berechtigungen für die DATEV-Cloud verwendet werden.

Welche Voraussetzungen müssen für die Zuordnung von Basisdaten online in einer Bürogemeinschaft erfüllt sein?

Für die Zuordnung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

DATEV Basisdaten online sind für die betreffende Eigenorganisations-Datenbank bereits bereitgestellt.
Sie verwenden Unternehmensstrukturen.
Mindestens zwei Unternehmen oder Niederlassungen sind angelegt.
Die Zentralen Mandanten sind den jeweils richtigen Unternehmen bzw. Niederlassungen zugeordnet.
Die erforderlichen administrativen Berechtigungen sind vorhanden.
Folgende Rollen sind erforderlich:
- Hauptadministrator in DATEV Benutzerverwaltung und DATEV Rechteverwaltung
- Administrator oder Hauptadministrator in DATEV Rechteverwaltung online.
Mehr Informationen finden Sie im Hilfe-Dokument Basisdaten online über Niederlassungen administrieren (Dok.-Nr. 1029036).

Was ist bei mehreren Eigenorganisations-Datenbanken zu beachten?

Wenn Sie mehrere Eigenorganisations-Datenbanken haben, müssen Sie die Bereitstellung mehrmals (=Anzahl der Datenbanken) durchlaufen. Weitere Informationen finden Sie im Dokument Basisdaten online für die DATEV-Cloud bereitstellen (Dok.-Nr. 1020246).

Was passiert, wenn die Zuordnung der Zentralen Mandanten nicht durchgeführt wird?

Ohne eine korrekte organisatorische Zuordnung können die beteiligten Kanzleien in der DATEV-Cloud möglicherweise nicht mit den jeweils vorgesehenen zentralen Mandanten arbeiten. Außerdem können spätere Leistungsumstellungen beeinträchtigt oder verhindert werden.

Die zentralen Mandanten sollen den richtigen Unternehmen bzw. Niederlassungen zugeordnet werden, damit jede beteiligte Kanzlei in der DATEV-Cloud mit den für sie vorgesehenen zentralen Mandanten arbeiten kann.

Welche Bedeutung hat die Beraternummer bei der Zuordnung der zentralen Mandanten?

Den Unternehmen bzw. Niederlassungen der Unternehmensstrukturen werden Beraternummern zugeordnet.

Wenn ein zentraler Mandant einer solchen Organisationseinheit zugeordnet ist, erhält er die entsprechende Beraternummer. Über die Kombination aus Beraternummer und zentraler Mandantennummer können anschließend die Rechte in DATEV Rechteverwaltung online administriert werden.