DATEV Kanzleimanagement

Kanzleimanagement neu gedacht – Prozesse verbinden und Kanzleiarbeit transparent steuern

Mit der Cloud-Lösung DATEV Kanzleimanagement organisieren und steuern Sie die internen Abläufe Ihrer Kanzlei digital und auftragsorientiert: von der Mandatsanbahnung und Angebotserstellung über die Organisation der Leistungserstellung bis zur Rechnungsschreibung und zum Controlling.

Zentrales Element ist der Auftrag. Dort werden relevante Informationen für die Bearbeitung gebündelt, beispielsweise Zuständigkeiten, Bearbeitungsstatus, Planzeiten und entstandene Kosten.

Dokumente können mandantenorientiert abgelegt und bearbeitet werden. Aufgaben und Unterhaltungen unterstützen die Zusammenarbeit innerhalb der Kanzlei. Fristen können erfasst und überwacht werden. Über Unterhaltungen lassen sich Informationen und Abstimmungen digital innerhalb der Kanzlei austauschen. So bleiben wichtige Informationen nachvollziehbar und für die beteiligten Mitarbeitenden verfügbar.

Über das Kanzleiboard behalten Sie den Überblick über laufende Aufträge und deren Fortschritt.

Die Verzahnung mit leistungserstellenden DATEV-Anwendungen sowie mit MyDATEV Kanzlei unterstützt durchgängige digitale Prozesse innerhalb der Kanzlei und in der Zusammenarbeit mit Ihren Mandantinnen und Mandanten.

Manuelle Tätigkeiten minimieren

Aufwändiges Zusammensuchen von Informationen für die Rechnungsschreibung entfällt. Stattdessen werden rechnungsrelevante Daten wie Abrechnungsmodalitäten, erfasste Zeiten und Gegenstandswerte direkt in den Rechnungsentwurf überführt. Vorschuss- oder Stichtagspauschalrechnungen lassen sich automatisiert erstellen und versenden, inkl. automatischer Weiterverarbeitung, wie z. B. dem Lastschrifteinzug über DATEV Bank online und dem Bezahlstatus im Rechnungsausgangsbuch.

Die Automatisierung entlang des Prozesses minimiert den Zeit- und Arbeitsaufwand und macht angefallene Kosten direkt ersichtlich. Der Versand der Rechnungen erfolgt natürlich konform der E-Rechnungspflicht.

Ihr wirtschaftlicher Erfolg wird messbar

Integrierte Controllingsichten und Analysen stellen Ihnen detaillierte Zahlen zu Mandanten, Mitarbeitenden und Ihrer Kanzlei zur Verfügung. So untermauern Sie Ihr Bauchgefühl mit Daten und treffen fundierte unternehmerische Entscheidungen.

Keine Mühe mit Installation, Updates oder Datenspeicherung

DATEV Kanzleimanagement ist eine Cloud-Lösung. Ihre Rechnungen werden gesetzeskonform im DATEV-Rechenzentrum abgelegt und sind zentral, sicher und jederzeit auffindbar.

Starten Sie jetzt mit DATEV Kanzleimanagement – und machen Sie Ihre Kanzlei fit für die Zukunft.

Mandantenbetreuung

• Digitaler Prozess bei der Angebotserstellung: Kalkulation eines Angebots für Interessenten und Mandanten. Die Vereinbarungenwerden automatisch in Aufträge übernommen.
• Transparenz: Leistungen mit entsprechenden Honoraren (nach STBVV oder individuell vereinbart) können – auch mit individuellen Paketen - definiert und für Interessenten und Mandanten transparent gemacht werden.
• Einfaches Onboarding:  Digitaler Austausch von Informationen und Dokumenten bereits mit Interessenten – unkomplizierte Mandatsanlage
• SEPA-Mandatsverwaltung: Die zur Ausführung von SEPA-Lastschriften notwendige SEPA-Lastschriftmandate werden zentral im DATEV-Rechenzentrum gespeichert.

Aufträge

• Übersicht in der täglichen Kanzleiarbeit durch die Strukturierung der zu erbringenden Leistungen über Aufträge.
• Filterbares Kanzleiboard: Alle Leistungen im jeweiligen Arbeitsfortschritt auf einen Blick
• Aufträge bündeln Informationen:
  Übersicht über Zuständigkeit, Bearbeitungsstatus, Planzeiten, Fristen und entstandene Kosten.
• Klare Arbeitsteilung durch Aufgaben innerhalb des Auftrags.
• Zeiterfassung von Arbeitszeiten, internen Zeiten und Abwesenheiten macht die Aufwände transparent.

Rechnungen

• Automatisch erstellte Rechnungsvorschläge:  Erfasste Zeiten und übergebene Gegenstandswerte werden automatisch mit der vereinbarten Kalkulation verrechnet und in einen Rechnungsentwurf übernommen.
• Controlling-Informationen im Rechnungsentwurf: Begleitend zur Erstellung der Rechnung sehen Sie direkt wichtige Daten zur Wirtschaftlichkeit des Auftrags und können so ggf. nachjustieren.
• Automatisierte Erstellung wiederkehrender Rechnungen wie Vorschüsse und Stichtagspauschalen
• Digitale Rechnungsausgabe mit Kanzleilogo und Textbausteinen
• Verknüpfung zur SEPA-Mandatsverwaltung, um Einzug per Lastschrift anzubieten
• Digitaler Rechnungsversand als E-Rechnung: Mit DATEV Kanzleimanagement erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben an den E-Rechnungsversand. Sparen Sie Zeit und Kosten durch den Wegfall des Kuvertierens, des Portos und den Weg zur Post.
• Rechnungsausgangsbuch: Übersicht der gestellten Rechnungen mit automatisch vergebener fortlaufender Rechnungsnummer. Ablage der Rechnungen in der DATEV Cloud – kein Aufwand mehr für Archivierung. Automatisierte Kennzeichnung bezahlter Rechnungen i.V.m. Bank online, um den Überblick zum Zahlstatus zu wahren.

Controlling

• Prozessintegration: Im Kanzleimanagementprozess werden die relevanten Kennzahlen für das operative Controlling im Auftrag und in der Rechnung zur Verfügung gestellt. So behalten Sie bspw. den Deckungsbeitrag des Auftrags bei der Rechnungsschreibung mühelos im Blick.
• Controlling-Dashboard: Das Controlling-Dashboard bietet Analysen mit Fokus auf die Kanzlei selbst, die Mitarbeitenden und die Mandanten. Diese beinhalten visuell aufbereitete Informationen für ein aussagekräftiges Controlling wichtiger Kennzahlen, die bis ins Detail aufgeschlüsselt werden können.

Dokumente inkl. Dokumentenkorb

• Dokumentenkorb als zentrale Übersicht für eingehende und zu bearbeitende Dokumente nutzen
• Dokumente gemeinsam nutzen: Dokumente zentral verwalten und für die Bearbeitung bereitstellen

Eingänge, Fristen, Ausgänge

• Erfassung von Eingängen, Ausgängen und Fristen: Dokumentation in der Anwendung und innerhalb der Prozesse
• Fristüberwachung: Benachrichtigungen, um Fristen im Blick zu behalten.
• Übersichten zu Eingängen, Ausgängen und Fristen: Schnelles Auffinden von relevanten Sätzen.
• Ausgabe von Auszügen: Erstellen von Auszügen aus dem Fristen- und Ausgangsbuch für Gerichtszwecke.

Bescheidmanagement

Bescheidabruf:

• Mit Bescheidmanagement können digitale Bescheide und Dokumente (DIVA I/II) direkt in den Dokumentenkorb in Kommunikation abgerufen werden.

Bescheidabgleich:

Zusätzlich beinhaltet Bescheidmanagement den neuen Bescheidabgleich.

• Bescheidmanagement aus dem Prozess heraus für die Bescheidprüfung aufrufen* Ausgelesene Bescheiddaten den Erklärungsdaten gegenüberstellen und Abweichungen erkennen
• Zugehörige Fristen in DATEV Kanzleimanagement überwachen und mit Abschluss der Bescheidprüfung erledigen

Intern kommunizieren

• Unterhaltungen führen: Informationen und Abstimmungen digital innerhalb der Kanzlei austauschen
• Aufgaben organisieren: Aufgaben erstellen und Mitarbeitenden zuordnen

Inbetriebnahme Landingpage

• Auf der folgenden Seite erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie DATEV Kanzleimanagement in Betrieb nehmen und effizient in Ihrer Kanzlei nutzen. Mehr erfahren

DATEV Hilfe-Videos

• Starten mit DATEV Kanzleimanagement: https://go.datev.de/sv-63732
• Starten mit DATEV Kanzleimanagement – Dokumente und Eingänge, Fristen*, Ausgänge: https://go.datev.de/sv-63735

DATEV Hilfe-Dokumente

• DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1051169: Starten mit DATEV Kanzleimanagement

Onboarding-Klick-Tour für Steuerberater

• DATEV Kanzleimanagement