Ein Arbeitsinstrument, starker Rückhalt und ein Invest in die Zukunft

Frau Huber-Akgün netzwerkt seit über zehn Jahren mit anderen Kanzleien aus der Region in einem DATEV Arbeitskreis. Was schätzt sie an ihrem Netzwerk, wie hilft es ihrer Kanzlei bei Engpässen und warum ist es für sie der einfachste Weg, um etwas in der Kanzlei zu bewegen?

Interview: Martina Mendel  

Brauchen Kanzleien heute mehr Austausch als früher, weil sie vor ähnlichen Herausforderungen stehen?

Karin Huber-Akgün: Ich denke ja. Man tut sich leichter, wenn man Themen gemeinsam löst, sei es die Digitalisierung, die Suche nach Fachkräften oder einfach das Handling von DATEV-Programm-Updates. Man kann Kräfte bündeln, und nicht jeder muss für sich allein das Rad neu erfinden. Das kann z. B. eine Rundmail sein, die man zu einem Thema schon mal versendet hat. Oder eine Person arbeitet sich in ein Thema ein und stellt das im Arbeitskreis vor.

Netzwerken ist kein nettes Kaffeekränzchen, sondern ein echtes Arbeitsinstrument.

Bei welchen Themen ist es besonders hilfreich, wenn Kanzleien voneinander lernen?

Das geht querbeet durch verschiedene Bereiche: bei strategischen Fragen, in der Personalführung, Prozessoptimierungen, Mitarbeiterakquise, Honorargestaltung und vielem mehr. Oder wenn man einen Spezialisten für eine zweite Meinung sucht. 

Welche Rolle spielen Netzwerke für die Veränderungsbereitschaft und Innovation in der Kanzlei?

Für mich sind Netzwerke einer der einfachsten Wege, um in der eigenen Kanzlei etwas zu bewegen. Innovation klingt erstmal groß. Aber in einer Steuerkanzlei bedeutet es oft ganz konkret: eine neue Software einführen, einen Prozess umstellen, eine neue Dienstleistung anbieten. Und genau da hilft ein Netzwerk ungemein. Wenn ich höre, dass eine Kollegin ein bestimmtes Tool bereits seit einem Jahr erfolgreich einsetzt, dann nehme ich das viel ernster als jede Produktbroschüre. Praxiserfahrung aus dem Netzwerk schafft Vertrauen – und senkt die Hemmschwelle, selbst etwas auszuprobieren.

Genauso wichtig ist die psychologische Seite. Veränderung ist anstrengend, manchmal auch beängstigend. Wenn ich aber weiß, dass andere Inhaberinnen und Inhaber dieselben Unsicherheiten hatten und den Schritt trotzdem gegangen sind, macht mir das Mut. 

Was ich außerdem beobachte: Kanzleien, die gut vernetzt sind, reagieren schneller auf Veränderungen – sei es bei DATEV-Updates oder bei gesellschaftlichen Entwicklungen wie dem Thema KI. Sie bekommen Impulse von außen, bevor der Druck zu groß wird. Das ist ein echter Wettbewerbsvorteil.

Was bringt das konkret für Ihre Kanzlei? 

Die Stärken zeigen sich im Laufe der Zeit, man bekommt viel Wertvolles zurück. Als ich längere Zeit krankheitsbedingt nicht voll einsatzfähig war, haben mich Kollegen aus dem Netzwerk einmal pro Woche in der Kanzlei vertreten. Auch wenn es Kapazitätsengpässe im Team gibt, können wir kurzfristig untereinander helfen. Neben einer Notfallvertretung sind es auch viele Kleinigkeiten, die helfen: z. B. eine Vorlage, die ein Kollege schon erstellt hat und an die anderen weitergibt; wenn man ein Programm einführt, das ein anderer schon nutzt, kann man ihn oder sie zu Rate ziehen; oder jemand, der einem sagt, „In diesem Fall würde ich dir von deinem Vorhaben abraten. Lass das lieber.“ Das ist echte, verlässliche Zusammenarbeit, die nur durch gegenseitiges Vertrauen funktioniert. Und dieses Vertrauen ist über die Zeit gewachsen.

Und der Effekt beschränkt sich nicht nur auf mich als Inhaberin: Auch Teile meines Teams haben sich mit den Mitarbeitenden der anderen Kanzleien vernetzt. Das finde ich sehr wertvoll – denn so profitiert nicht nur die Kanzleiführung vom Austausch, sondern die ganze Kanzlei. Kolleginnen tauschen sich über konkrete Fragen aus, helfen sich gegenseitig weiter. Das stärkt nicht nur das Wissen im Team, sondern auch die Motivation. Das Netzwerk bringen uns Sicherheit, Wissen und Entlastung.

Konnten Sie schon einmal durch Ihr Netzwerken einen Fehler vermeiden?

Ja, definitiv – und das ist für mich sogar einer der unterschätzten Mehrwerte von guten Netzwerken. Neben dem DATEV-Arbeitskreis habe ich mir im Laufe der Jahre bewusst ein fachliches Netzwerk aus Spezialisten aufgebaut – Menschen, die in bestimmten Themen einfach tiefer drin sind als ich. Das können steuerrechtliche Nischen sein, arbeitsrechtliche Fragen oder andere Spezialthemen, die im Kanzleialltag auftauchen.

Wenn ich bei einer Frage unsicher bin oder eine zweite Meinung brauche, weiß ich genau, wen ich anrufen kann – im Arbeitskreis oder in diesem Fachexperten-Netzwerk. Und ja, es gab schon Situationen, in denen ein kurzes Gespräch, ein wertvoller Hinweis von jemandem mit Erfahrung, mich vor einer Fehlentscheidung bewahrt hat. Das lässt sich im Nachhinein nicht immer genau beziffern – aber der Wert ist enorm.

Ich glaube, das ist ein Punkt, den viele beim Thema Netzwerken nicht sofort auf dem Schirm haben: Es geht nicht nur darum, Kontakte zu haben – sondern im richtigen Moment die richtige Person fragen zu können. Das ist für mich aktives Risikomanagement."

Welche Formen des Netzwerkens erleben Sie als besonders wirksam?

Die persönlichen Begegnungen in einer themenspezifischen Arbeitsgruppe, Communities, digitale Plattformen, aber auch lockere Meetings. Wenn man möchte, kann jeder etwas Passendes finden.

Für mich persönlich ist das der DATEV-Arbeitskreis und dazu die Präsenzveranstaltungen. Das Menschliche ist wichtig dabei. Gut funktionieren kann so eine Gruppe nur, wenn man auch etwas von sich selbst preisgibt - Zahlen, Daten, Fakten – und wenn man ein Vertrauensverhältnis miteinander entwickelt.  

Was denken Sie, warum fällt manchen Kanzleien das Netzwerken schwer?

Das kann ich gut nachvollziehen – ich kenne das Gefühl selbst. Es gibt aus meiner Sicht mehrere Gründe, warum Netzwerken ofthintenansteht.

Der offensichtlichste ist schlicht der Faktor Zeit. Der Kanzleialltag ist dicht getaktet – Fristen, Mandanten, Team, Betrieb. Da wirkt ein Netzwerktreffen oder eine Veranstaltung schnell wie ein Luxus, den man sich gerade nicht leisten kann. Dabei ist es eigentlich eine Investition.

Ein zweiter Grund ist, glaube ich, eine Art innere Hürde: das Gefühl, dass man selbst nichts Besonderes beizutragen hat. Viele denken, Netzwerken funktioniert nur, wenn man schon erfolgreich ist oder besonders viel Erfahrung mitbringt. Das Gegenteil ist wahr – gerade wer mitten in einer Herausforderung steckt, bringt echte, relevante Themen mit.

Dann gibt es noch das klassische Konkurrenzdenken. Warum sollte ich einer anderen Kanzlei erzählen, wie ich meine Prozesse organisiere? Das ist ein Reflex, den ich verstehen kann – aber der in der Praxis meist nicht gerechtfertigt ist. Die meisten Kanzleien sprechen völlig unterschiedliche Mandantengruppen an oder sind regional getrennt. Da ist der
vermeintliche Konkurrent in Wirklichkeit ein potenzieller Sparringspartner.

Was ich außerdem jedem empfehlen würde: Etabliert diese Treffen im festen Rhythmus. Bei mir ist das mittlerweile so – die Netzwerktreffen stehen im Kalender und werden nicht einfach weggeschoben. Ich sehe sie als Zeit, um an der Kanzlei zu arbeiten statt nur in ihr – und das ist für mich als Inhaberin enorm wichtig. Und ganz ehrlich: Es ist auch ein kleines Stück Urlaub vom Kanzleialltag. Man kommt raus, trifft Menschen, die einen verstehen und die man bestenfalls auch gern mag – und kehrt mit neuem Kopf zurück. Das sollte man nicht unterschätzen.

Wie würden Sie Ihren Netzwerkstil beschreiben?

Anfangs war ich etwas skeptisch, das hat sich aber schnell gelegt. Für mich ist es ein guter Invest in die Zukunft meiner Kanzlei. Ich gehe in gern zu meinen Arbeitskreistreffen. Wir sind alle auf einer Wellenlänge. Ich bekomme neue Impulse, inzwischen sind auch echte Freundschaften daraus entstanden. Unser Arbeitskreis findet einmal im Quartal als internes Strategietreffen statt, zusätzlich drei- bis viermal im Jahr haben wir ganze Tage als Präsenzveranstaltung mit einem Referenten zu einem von uns ausgewählten Thema.

Außerdem gehe ich regelmäßig auf diverse Präsenzveranstaltungen zu Fachthemen. Hier findet mittlerweile auch ein guter und kollegialer Austausch statt.

Man muss sich für die Menschen interessieren und ihnen etwas mitgeben, nicht nur mitnehmen. Wichtig ist, aus sich rauszugehen, authentisch und ehrlich zu sein. Reine Selbstdarsteller kommen nicht weit.

Wie nutzen Sie Social-Media-Plattformen zum Netzwerken?

Sie sind ein Muss, um draußen in der Welt präsent zu sein. Denn interessierte Mandanten und vor allem interessierte Bewerber holen sich oft dort die ersten Eindrücke und Informationen über uns. Ich beschränke mich allerdings meist auf das Lesen. Die Interaktion übernimmt eine Mitarbeiterin, die sehr gut darin ist. 

Gab es Ihrer Laufbahn eine Begegnung, die Sie nachhaltig geprägt hat?

Es gab zwei. Zum einen habe ich am Anfang meiner Zeit als Inhaberin einen Marketingberater dazugeholt. Er fragte mich eindringlich, wie ich denn arbeiten möchte: hauptsächlich in der Kanzlei oder an der Kanzlei. Ich habe mich entschieden, weniger im operativen Alltagsgeschäft zu arbeiten, sondern vor allem in der Endkontrolle und im strategischen Bereich.

Zum anderen sind das die Kollegen in meinem DATEV Arbeitskreis, wo ich mich auf Augenhöhe austauschen kann. Was den Arbeitskreis für mich so wertvoll macht, ist die Ernsthaftigkeit, mit der wir gemeinsam an Themen arbeiten. Wir beschäftigen uns intensiv u.a. mit Fragen der Personalführung, der Kanzleientwicklung, der Honorargestaltung – also genau den Themen, die im Kanzleialltag eine riesige Rolle spielen, über die man aber selten offen spricht. Das ist es, was denUnterschied macht.

Und das hat auch mich persönlich weitergebracht. Der regelmäßige Austausch mit Kolleginnen und Kollegen, die ähnliche Wege gehen, hat mein Selbstvertrauen gestärkt – in meine Entscheidungen, in meine Kanzleiführung, in mich als Unternehmerin. Man bekommt Rückmeldung von Menschen, die meine Situation wirklich verstehen.

Was wäre Ihr Rat an junge Kanzlei-Inhaber? Was sollte man tun und was lassen?  

Früh anfangen und sich trauen, denn irgendwasweiß jeder. Man kann nichts verlieren außer ein bisschen Zeit. Eine gute Auswahl treffen. Viel bringt nicht viel. Ein Netzwerk in guten Zeiten aufbauen, dann hat man im Notfall Kollegen, an die man sich wenden kann. Dranbleiben! Ein Netzwerk, das trägt, baut man nicht über Nacht. Es braucht Zeit, Kontinuität und echtes Interesse an den Menschen.