Seit Januar 2025 gilt im B2B-Bereich grundsätzlich die E-Rechnungspflicht. Für viele Unternehmen bestehen zwar Übergangsfristen für Ausgangsrechnungen bis Ende 2027, für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz endet sie jedoch schon Ende 2026. Damit steigt der Umsetzungsdruck deutlich für kleinere Betriebe, z. B. Dienstleister und Zulieferer.

Parallel nimmt die Marktdynamik zu: 2025 wurden über DATEV-Systeme mehr als 64 Millionen E-Rechnungen verarbeitet – nahezu sechsmal so viele wie im Vorjahr. Vor allem größere Unternehmen treiben die Umstellung komplexer ERP- und Buchhaltungssysteme voran. Daraus entsteht eine Sogwirkung auf kleinere Lieferanten.

Nicht bis zum Ende der Übergangsfrist warten

Fordert ein Geschäftspartner eine E-Rechnung im strukturierten Format, gilt eine reine PDF-Rechnung als nicht ordnungsgemäß zugestellt. Die Zahlungsfrist beginnt nicht zu laufen – mit unmittelbaren Auswirkungen auf den Zahlungseingang und die Liquidität.

Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen

Die E-Rechnung ist mehr als ein Compliance-Thema. Sie ermöglicht die durchgängige Digitalisierung von Rechnungsprozessen und schafft wirtschaftliche Vorteile:

  • Schnelleres Verarbeiten von Eingangsrechnungen
  • Erstellung, Versand und Archivieren von Ausgangsrechnungen wird effizienter
  • Schnellere Zahlungsprozesse durch normkonformes Rechnungsformat
  • Strukturierte Daten werden automatisiert in die Buchführung übernommen
  • Weniger manuelle Erfassungsschritte und Fehlerquoten
  • Ortsunabhängige Freigabeworkflows
  • Weniger papiergebundene Prozesskosten (Druck, Porto, Archivierung)

Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich automatisiert in
Finanzbuchführungssysteme einspielen und mit zunehmendem Automatisierungsgrad von
der Steuerberatungskanzlei weiterverarbeiten. Der gesamte Rechnungsprozess wirdtransparenter.

Das bedeutet auch: Die E-Rechnung braucht digitale Prozesse, deren Einrichtung etwas Zeit erfordert. Und sie benötigt ein digitales Belegarchiv. Mit DATEV Unternehmen online steht es etlichen Unternehmen bereits zur Verfügung.

Rechtlicher Rahmen: Was die E-Rechnung ausmacht

Eine elektronisch versandte Rechnung ist nicht automatisch eine E-Rechnung.  Eine PDF-Datei erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht. 

Maßgeblich ist die Europäische Norm EN 16931. Sie definiert die E-Rechnung als strukturierten Datensatz, der elektronisch erstellt, übermittelt, empfangen und automatisiert verarbeitet werden kann. Gängige Formate sind XRechnung sowie ZUGFeRD (ab Version 2.0.1).

Zusätzlich sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) zu beachten. Sie regeln unter anderem die Anforderungen an digitale Archivierung und Nachvollziehbarkeit.

Unternehmen benötigen daher Softwarelösungen, die EN-16931-konforme Formate erzeugen und eine revisionssichere Verarbeitung ermöglichen.

Umsetzung in der Praxis: Voraussetzungen schaffen

In vielen Betrieben treffen Rechnungen weiterhin per Post oder E-Mail ein, oft ohne angebundenes Dokumentenmanagementsystem. Hier liegterhebliches Verbesserungspotenzial.

Empfohlene Schritte zur Umstellung auf die E-Rechnung:

  • Einrichten eines zentralen digitalen Rechnungseingangs 
  • Einführung einer Software zur elektronischen Rechnungsverarbeitung
  • Prüfen bestehender Faktura- oder ERP-Systeme auf EN-16931-Konformität
  • Aufbau oder Integration eines digitalen, GoBD-konformen Belegarchivs

Unternehmen, die Rechnungen bislang mit Word oder Excel erstellen, sollten zeitnah prüfen, ob ihre Systeme strukturierte E-Rechnungen erzeugen können. Andernfalls ist die Implementierung spezialisierter Lösungen erforderlich.

Unterstützung durch Steuerberater und DATEV

Die erste Anlaufstelle bei den Herausforderungen rund um die E Rechnungspflicht sind für die Unternehmen ihre steuerlichen Berater. Sie coachen kompetent bei der Umsetzung und der Gestaltung der nötigen Prozesse.

Auch DATEV unterstützt umfassend – mit Informationen, Weiterbildungsangeboten und der passenden Software.

Dort sind auch die rechnungsverarbeitenden und -schreibenden Software- Lösungen von DATEV beschrieben. Mit ihnen lassen sich E-Rechnungen in den gängigen Standards wie XRechnung und ZUGFeRD 2.0 erstellen, automatisch vorbereiten, versenden und empfangen.

  • Ist zum Beispiel DATEV Unternehmen online im Einsatz, können E- Rechnungen damit ganz ohne Umstellung archiviert und wichtige Informationen automatisiert für Buchführung oder Zahlungen genutzt werden.
  • Mit Lösungen wie DATEV Mittelstand und DATEV Auftragswesen next können elektronische Rechnungen einfach und schnell per Knopfdruck normenkonform und nach den Vorgaben des Rechnungsempfängers erzeugt und zugestellt werden - ohne Zusatzkosten.

Aus dem Angebot lässt sich für jedes Unternehmen die passende Lösung zusammenstellen. Die Umstellung ist kein isoliertes IT-Projekt, sondern ein strategischer Schritt in Richtung digitaler Wertschöpfung.

Alle wichtigen Informationen zu den gesetzlichen Anforderungen, Hilfsangeboten und Lösungen finden Sie gebündelt auf go.datev.de/e-rechnung.