Im Dezember 2025 erhielten Bildungspartner, die eine Benutzergruppe auf DATEV Software online anlegen wollten, häufig die Meldung, dass dies zum aktuellen Zeitpunkt nicht möglich sei.Auslöser der Hinweismeldung ist ein seit 11.12. geltender Mechanismus auf DATEV Software online: Seit diesem Zeitpunkt wird im Moment der Bestellung systemseitig im Hintergrund geprüft, ob für den angepeilten Nutzungszeitraum und für die gewünschte Gruppengröße ausreichend Kapazitäten vorhanden sind. Bei einer Auslastung der Kapazitäten wird die Anlage dieser Benutzergruppe abgewiesen.

Keine Hamsterkäufe

Für Ihre eigene Planungssicherheit: Sie können auch lange vor Softwarenutzung Ihre Benutzergruppe anlegen, z. B. bereits im Februar, auch wenn die eigentliche Softwarenutzung erst im November ist (siehe Infografik).

Es gelten allerdings die bekannten Regeln:

  • Beschränken Sie die Laufzeit der Benutzergruppe auf den tatsächlichen Nutzungszeitraum der Software.
  • Benutzergruppen mit nur einem oder nur wenigen Teilnehmern sind zu vermeiden. Führen Sie einzelne Softwarenutzer aus mehreren Kursen in einer Benutzergruppe zusammen. Die maximale Größe einer Benutzergruppe liegt bei 30 Teilnehmern.
  • Nicht genutzte Benutzergruppen werden vom System nach 10 Tagen Nichtnutzung zur Löschung vorgemerkt und nach weiteren 7 Tagen Nichtnutzung unwiderruflich gelöscht. Sie werden per E-Mail darüber informiert, wenn Ihre Benutzergruppe zur Löschung vorgemerkt wurde.

Wir monitoren Ihr Bestell- und Nutzungsverhalten und behalten uns vor, Sie individuell anzusprechen, falls wir erkennen, dass die Regeln nicht eingehalten werden.

Was bedeutet das für Sie?

Dieser Mechanismus wurde eingeführt, damit wir für möglichst viele Bildungspartner ein stabiles Softwareangebot zur Verfügung stellen können. Erhalten Sie also eine solche Meldung bezüglich der Kapazität, prüfen Sie bitte folgende Möglichkeiten:

  • Sind Sie flexibel bezüglich der konkreten Softwarenutzung? Falls ja, weichen Sie auf einen anderen Terminslot als Nutzungszeitraum für die Benutzergruppe aus.
  • Sind Sie bezüglich des Terminslots nicht flexibel, prüfen Sie bitte, ob sich ggf. mehrere Teilnehmer einen Bildschirm teilen und die Softwareaufgaben als Gruppenaufgaben gelöst werden können. Falls das möglich ist, beantragen Sie eine Benutzergruppe mit einer kleineren Teilnehmerzahl.

Gemeinsam

Selbstverständlich arbeiten auch wir unermüdlich daran, eine breite und reibungslose Nutzung für Sie als unsere Bildungspartner zu ermöglichen. Dazu gehört unter anderem die stete Aufstockung um weitere Kapazitäten. Die Aufstockung weiterer Kapazitäten ist jedoch aus technischen Gründen nur begrenzt möglich, da andernfalls die Stabilität und Lauffähigkeit des gesamten Angebots nicht mehr sichergestellt werden können.Bitte informieren Sie sich über die Alternativen (z.B. lokale Installation) und tragen Sie v.a. durch Ihr eigenes Verhalten zu einem ressourcenschonenden Umgang mit DATEV Software online bei. Nur dann bleibt das Angebot auch künftig für möglichst viele Bildungspartner erreichbar.