Das erste Quartal 2026 bringt für Unternehmen und Selbstständige mehrere gesetzliche Pflichten und neue Rechenwerte mit sich. Bis zum 31. März müssen viele Arbeitgeber ihre Anzeige zur Beschäftigung schwerbehinderter Menschen einreichen und gegebenenfalls die Ausgleichsabgabe zahlen. Gleichzeitig gelten neue Grenzwerte beim Mindestlohn, bei Minijobs und in der Sozialversicherung. Auch bei E-Rechnung, Sachbezügen und der Künstlersozialabgabe gibt es Anpassungen.

Unser Überblick zeigt, welche Fristen und Systemwerte Sie jetzt prüfen sollten – damit es im weiteren Jahresverlauf keine unangenehmen Überraschungen gibt. 

Arbeitgeber mit jahresdurchschnittlich mindestens 20 Arbeitsplätzen sind verpflichtet, auf wenigstens 5 Prozent der Arbeitsplätze schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen (§ 154 Abs. 1 SGB IX).

Anzeigeverpflichtung 

Bis spätestens 31. März 2026 muss für das Kalenderjahr 2025 eine Anzeige bei der Bundesagentur für Arbeit eingereicht werden (§ 163 Abs. 2 SGB IX). Die Anzeige enthält insbesondere:

• die Zahl der Arbeitsplätze im Jahresdurchschnitt,
• die Zahl der beschäftigten schwerbehinderten Menschen,
• die Berechnung einer ggf. zu zahlenden Ausgleichsabgabe.

Die Übermittlung erfolgt elektronisch (z. B. über das Verfahren IW-Elan).

Ausgleichsabgabe 

Wird die gesetzliche Beschäftigungsquote nicht erfüllt, muss eine Ausgleichsabgabe entrichtet werden (§ 160 Abs. 1 SGB IX).

Die Abgabe ist gestaffelt und bemisst sich nach:

• dem Umfang der Nichterfüllung der Beschäftigungspflicht,
• der Unternehmensgröße.

Sie ist ebenfalls bis zum 31. März 2026 an das zuständige Integrations- bzw. Inklusionsamt zu zahlen.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat im Bundesanzeiger (BAnz AT 11.12.2024 B2) bekannt gemacht, dass die Ausgleichsabgabe nach § 160 Abs. 3 SGB IX zum 1. Januar 2025 angehoben wird. Detaillierte Informationen hierzu finden Sie unter Staffelbeträge | IW-Elan. 

Die Bundesagentur für Arbeit hat außerdem FAQ zum Anzeigeverfahren erstellt.

Seit dem 1. Januar 2026 gelten neue Grenz- und Rechenwerte – vom Mindestlohn über die Minijob-Grenze bis zu den Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung. Auch der steuerliche Grundfreibetrag wurde angepasst. Prüfen Sie, ob Ihre Lohnabrechnung, Arbeitsverträge und Vorauszahlungen korrekt berücksichtigt sind – und vermeiden Sie unnötige Nachzahlungen oder Korrekturen im laufenden Jahr.

Gesetzlicher Mindestlohn

Seit 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 13,90 Euro je Zeitstunde (§ 1 Mindestlohngesetz – MiLoG i. V. m. Mindestlohnanpassungsverordnung 2026). Arbeitgeber sind verpflichtet, mindestens diesen Stundenlohn zu zahlen. Bestehende Arbeitsverträge müssen entsprechend geprüft werden.

Minijob-Grenze 

Für Minijobberinnen und Minijobber ist die monatliche Grenze damit auf 603 Euro gestiegen. Überschreitungen können zur Sozialversicherungspflicht führen. Eine regelmäßige Überprüfung der Stundenkontingente ist daher empfehlenswert.

Die Verdienstgrenze für geringfügig entlohnte Beschäftigungen ist dynamisch an den Mindestlohn gekoppelt (§ 8 Abs. 1a SGB IV). Dabei wird der maximale monatliche Verdienst, ausgehend von einer Arbeitszeit von 10 Wochenstunden, berechnet. Bei einer Verdienstgrenze von 603 Euro pro Monat ergibt sich auch wie bisher eine maximale Arbeitszeit von etwa 43 Stunden im Monat.

Ausblick: Im Jahr 2027 wird er auf 14,60 Euro steigen – eine Erhöhung von insgesamt 13,88 Prozent. Die monatliche Minijobgrenze steigt dann auf 633 Euro. 

Midijob-Grenze

Mit der Anpassung des Mindestlohns verschiebt sich die Lohnuntergrenze für Midijobs. Als Midijobberin oder Midijobber gilt 2026, wer regelmäßig zwischen 603,01 Euro und 2.000 Euro monatlich verdient. Für Einkommen in diesem Übergangsbereich zahlen Beschäftigte einen reduzierten Anteil zur Sozialversicherung.

Kurzfristige Beschäftigung in der Landwirtschaft: Zeitgrenzen werden ausgeweitet

Seit 1. Januar 2026 gibt es auch Änderungen für kurzfristige Beschäftigungen in der Landwirtschaft. Diese können nun auf 15 Wochen oder 90 Arbeitstage pro Kalenderjahr ausgeweitet werden. Die verlängerten Zeitgrenzen sollen dazu beitragen, die Personalsituation – etwa während der Erntezeit – zu entspannen.

Ausführliche Informationen und Rechenbeispiele finden Sie bei der Minijob-Zentrale: Landwirtschaft: Änderungen bei kurzfristigen Minijobs ab 2026 - Minijob Magazin

Die Beitragsbemessungsgrenzen in der gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung wurden zum 1. Januar 2026 durch die Sozialversicherungs-Rechengrößenverordnung 2026 angepasst (§ 159 SGB VI i. V. m. der jeweiligen Verordnung). Die Bundesregierung ist gesetzlich dazu verpflichtet, die Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung jährlich neu festzulegen. Grundlage ist die Entwicklung der Einkommen. 

Gesetzliche Krankenversicherung

Die Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung ist auf 8.450 Euro im Monat gestiegen.

In der knappschaftlichen Rentenversicherung hat sich diese Einkommensgrenze von 9.900 Euro im Monat auf 10.400 Euro im Monat erhöht. In der knappschaftlichen Rentenversicherung sind Beschäftigte im Bergbau versichert.

Das Durchschnittsentgelt in der Rentenversicherung, das zur Bestimmung der Entgeltpunkte im jeweiligen Kalenderjahr dient, beträgt dieses Jahr 51.944 Euro. 2025 waren es noch 50.493 Euro.

Zum 1. Januar 2026 wurden die amtlichen Sachbezugswerte erneut angehoben. Betroffen sind sowohl freie Verpflegung als auch freie Unterkunft. Hintergrund sind insbesondere gestiegene Lebenshaltungs- und Wohnkosten. 

Für freie Verpflegung gelten bundeseinheitlich folgende Monatswerte:

• Frühstück 71,00 Euro
• Mittag- und Abendessen jeweils 137,00 Euro
• Vollverpflegung 345,00 Euro

Der tägliche Sachbezugswert beträgt:

• Frühstück 2,37 Euro 
• Mittag- und Abendessen jeweils 4,57 Euro
• Vollverpflegung 11,50 Euro täglich. 

Für freie Unterkunft liegt der bundeseinheitliche Monatswert bei 285,00 Euro beziehungsweise 9,50 Euro täglich. Bei Aufnahme in den Arbeitgeberhaushalt sind 85 Prozent, also 242,25 Euro monatlich, anzusetzen.

Die Sachbezugswerte sind anzuwenden, wenn Verpflegung oder Unterkunft unentgeltlich oder verbilligt gewährt werden und die Leistung durch das Arbeitsverhältnis veranlasst ist. Wird nur eine einzelne Mahlzeit gestellt, ist ausschließlich der entsprechende Teilwert zu berücksichtigen.

Unternehmen, die regelmäßig selbstständige Künstler oder Publizisten beauftragen oder entsprechende Leistungen verwerten, müssen auf die gezahlten Honorare in der Regel eine Abgabe an die Künstlersozialkasse leisten.

Der Abgabesatz zur Künstlersozialversicherung beträgt im Jahr 2026 4,9 % (Künstlersozialabgabe-Verordnung 2026).

Die Prüfung der Abgabepflicht übernimmt seit 2007 die Deutsche Rentenversicherung. Verstöße gegen die Melde- oder Zahlungspflichten können zu empfindlichen Bußgeldern und Nachforderungen führen.

Mit dem geplanten Gesetz zur Beschleunigung der Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabebeschleunigungsgesetz) will der Gesetzgeber öffentliche Vergabeverfahren vereinfachen und beschleunigen. Das Gesetz befindet sich derzeit im parlamentarischen Verfahren. Ein Inkrafttreten wird – vorbehaltlich der endgültigen Verabschiedung und Verkündung – voraussichtlich zum 1. April 2026 erwartet.

Die zentralen Punkte des Gesetzentwurfs:

1. Höhere Direktvergabeschwelle
   Beim Bund soll die Wertgrenze für Direktaufträge von derzeit 15.000 Euro auf 50.000 Euro (netto) angehoben werden. Aufträge unterhalb dieser Schwelle könnten künftig ohne förmliches Vergabeverfahren vergeben werden. Ziel ist eine deutliche Entlastung insbesondere kleinerer und mittlerer Unternehmen.
2. Weniger Bürokratie
   Nachweis- und Dokumentationspflichten sollen vereinfacht werden. Zudem ist eine stärkere Digitalisierung der Vergabeprozesse vorgesehen.
3. Beschleunigte Nachprüfungsverfahren
   Rechtsmittelverfahren sollen gestrafft werden, um Verzögerungen bei der Auftragsvergabe zu reduzieren.

Was bedeutet das für Unternehmen?

Insbesondere KMU, Handwerksbetriebe, IT-Dienstleister und Beratungen könnten profitieren:

• Schnellere Vergabe kleinerer Aufträge
• Geringerer administrativer Aufwand
• Bessere Planbarkeit bei öffentlichen Projekten

Nach Schätzungen der Bundesregierung könnten Unternehmen durch die Reform jährlich rund 99 Millionen Euro an Bürokratiekosten einsparen.

Handlungsempfehlung

Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern sollten prüfen:

• Liegen Leistungen regelmäßig unter der geplanten 50.000-Euro-Grenze?
• Sind Angebots- und Dokumentationsprozesse digital aufgestellt?
• Ergeben sich neue Marktchancen im Ööffentlichen Bereich?

Hinweis: Die dargestellten Änderungen basieren auf dem aktuellen Gesetzentwurf. Maßgeblich ist die endgültige gesetzliche Fassung nach Verabschiedung und Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt.

Seit 1. Januar 2025 ergibt sich die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung aus § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Eine elektronische Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG) ist eine Rechnung, die:

• in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird,
• eine elektronische Verarbeitung ermöglicht,
• der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Alle inländischen Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an andere inländische Unternehmen verkaufen oder erbringen (Business-to-Business), müssen in der Lage sein, solche Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. 

Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen nach den gesetzlichen Einführungsvorschriften bis 31. Dezember 2027:

Phase 1 – 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026

Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. Sie dürfen Papierrechnungen weiterhin versenden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen Sie nur mit Zustimmung des Empfängers versenden.

Phase 2 – 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro dürfen im Bereich Business-to-Business (B2B) nur noch elektronische Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von ≤ 800.000 Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung der Rechnungsempfänger – ein anderes elektronisches Rechnungsformat versenden, bspw. ein PDF.EDI-Verfahren sind ebenfalls zulässig.

Phase 3 – Ab 1. Januar 2028

Alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich müssen
elektronische Rechnungen versenden.

Wer ist nicht betroffen?

Generell ausgenommen sind:

• Lieferungen und Leistungen, die steuerfrei sind.
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.
• Fahrkarten

Ausnahme Kleinunternehmen:

Kleinunternehmen sind ausgenommen von der Pflicht, E-Rechnungen zu erstellen, dies gilt auch über die Übergangsregelungen hinaus. Kleinunternehmen können damit weiterhin sonstige Rechnungen wie Papierrechnungen oder auch andere elektronische Rechnungsformate wie PDF-Rechnungen ausstellen (§ 19 Abs. 1 UStG, § 34a UStDV). 

Wichtiger Hinweis: Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 gilt auch für Kleinunternehmen.

 

GoBD: Archivierung von E-Rechnungen 

Das BMF hat die GoBD zum 14. Juli 2025 angepasst. Bei E-Rechnungen genügt nun die Archivierung des strukturierten Datensatzes (z. B. XML); eine zusätzliche PDF-Datei ist nur bei steuerlich relevanten Zusatzinformationen erforderlich.

Elektronische Belege müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Zudem kann die Finanzverwaltung eine maschinelle Auswertung (Z2) verlangen.

Ausführliche Informationen finden Sie auf unserer Landingpage: Gesetzliche Regelungen

Informationen zur E-Rechnung und der erfolgreichen Umsetzung in Unternehmen finden Sie hier: E-Rechnung: Erfolgreiche Umsetzung in Unternehmen