Die Kellner und Türsteher im digitalen Ökosystem

Application Programming Interface – kurz: API – heißen die unsichtbaren Helfer, die verschiedene Softwarekomponenten miteinander verbinden und für deren reibungslose Interaktion sorgen. Ihre Funktionsweise ist vergleichbar mit der eines Kellners
im Restaurant: Er vermittelt zwischen Gast und Küche, kennt die Menüfolge, weiß, welche Getränke dazu passen, was der Gast bestellen kann und am Ende zahlen muss. Er bringt die Bestellung des Gastes zur Küche, die das Menü zusammenstellt, es dem Kellner wieder übergibt, der es wiederum dem Gast serviert.
Technisch ist ein API ein Programmteil, der aus Protokollen und Informationen besteht. Über das API kommunizieren Anwendungen untereinander, tauschen Daten aus, stellen Funktionen bereit und regeln, welche Datenformate, Aufrufe und Abläufe erlaubt sind. Diese Kommunikation läuft in Echtzeit ab und verwendet häufig sogenannte JSON- oder XML-Formate.

Dank APIs sind fehleranfällige manuelle Prozesse wie das Abtippen aus Excel-Listen passé. Datenimporte, -exporte und wiederkehrende Prozesse laufen digital im Hintergrund, ohne menschliches Zutun, ab – wie etwa beim DATEV Buchungsdatenservice. Darüber senden Unternehmen automatisiert und sicher strukturierte Buchungsdaten und die zugehörigen digitalen Belege aus ihrer Buchhaltungssoftware an die DATEV-Cloud. Ihre beratenden Kanzleien rufen diese in Form von kompletten Buchungssätzen im DATEV
Rechnungswesen-Programm ab. Die Belegbilder werden dabei in Belege online abgelegt und sind automatisch mit den passenden Buchungssätzen verknüpft.

APIs können von sowohl von DATEV selbst als auch von Partnern erstellt werden und müssen, je nach Einsatzszenario, bestimmte Anforderungen erfüllen. DATEV unterscheidet vier Klassen von APIs, abhängig von ihrer Nutzung. 

• DATEV-weite APIs verbinden geschäftsfeldübergreifend verschiedene DATEV-Anwendungen miteinander, etwa die Lohn- mit der Finanzbuchhaltung.
• B2B-APIs sind für die Anbindung von Partnersoftware zuständig und über das Developer Portal auch für Dritte zugänglich.
• Fremd-APIs sind Schnittstellen anderer Hersteller, die von DATEV genutzt werden, etwa zur Verknüpfung mit PayPal.
• Interne APIs schließlich werden nur innerhalb von DATEV verwendet, Kunden und Partner haben auf sie keinen Zugriff.

Alle APIs sind abgesichert – etwa durch OpenID Connect, das wie ein Türsteher
prüft, ob ein Zugriff autorisiert ist. Erst mit Zustimmung des Nutzers erhält
eine Anwendung Zugriff auf Daten.

APIs stärken die Integration der Kanzlei in die Geschäftsprozesse der Unternehmen. Sie erlauben durchgängig digitale Prozesse zwischen der Kanzleisoftware und den Systemen im Unternehmen oder Institutionen wie der Finanzverwaltung. Programme externer Anbieter lassen sich direkt in die Prozesse einbinden, über die Unternehmen und Kanzleien Daten tauschen – lückenlos und automatisch. Das erhöht die Effizienz auf beiden Seiten, auch kleinere Unternehmen können so von der Digitalisierung profitieren. Kanzleien wiederum können ihre eigenen IT-Systeme an DATEV-Lösungen anbinden.

DATEV verlegt seine Produkte sukzessive in die Cloud, und gerade dort sind APIs unverzichtbar. Sie vernetzen Systeme verschiedener Anbieter und ermöglichen automatisierte, grenzüberschreitende Prozesse – auch für Anwendungen auf Basis Künstlicher Intelligenz (KI). APIs automatisieren nicht nur den Datenaustausch, sondern ganze Prozessketten.Sie halten das digitale Ökosystem zusammen und fördern seine Weiterentwicklung.