Digital stark zusammenarbeiten – mit Ihrem Steuerberater

Digitale Belege

Digitale Belege können ganz einfach nach DATEV Unternehmen online gesendet werden. Hierzu haben Sie folgende Möglichkeiten:

Lokal gespeicherte Belege hochladen: 

Mit DATEV Upload online laden Sie Belege komfortabel per Drag & Drop hoch und ordnen diese den passenden Kategorien zu (z. B. Rechnungseingang oder Kasse).

Alternativ können Sie Belege sowie strukturierte Rechnungs- und Kassendaten automatisiert mit DATEV Belegtransfer aus ausgewählten Ordnern oder Vorsystemen übertragen.

Belege per E-Mail direkt weiterleiten:

Mit DATEV Upload Mail leiten Sie Rechnungen aus Ihrem E-Mail-Postfach an DATEV Unternehmen online weiter – schnell und ohne zusätzlichen Aufwand.

Unser Tipp: Nutzen Sie die Scan-to-Mail-Funktion Ihres Scanners, um Dokumente bereits beim Scannen automatisch zu übertragen.

Belege aus anderen Software-Programmen weiterleiten:

Mit den DATEV-Datenservices Rechnungswesen übermitteln Sie buchführungsrelevante Daten und Belege automatisiert aus Ihren Softwarelösungen in die DATEV-Cloud – z. B. aus Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen. Ihr Steuerberater kann die Daten direkt in der Buchführung weiterverarbeiten.

Ihnen stehen folgende Services zur Verfügung: Belegbilderservice, Rechnungsdatenservice 1.0 oder Buchungsdatenservice.

Papierbelege

Sie können Belege fotografieren oder scannen und die dann digitalisierten Belege an DATEV Unternehmen online senden.

Belege fotografieren: 

Mit der App DATEV Upload mobil digitalisieren Sie Belege direkt per Smartphone – ideal für unterwegs. Die Belege werden sicher in die DATEV-Cloud übertragen und stehen für die Buchführung zur Verfügung.

Belege scannen und hochladen: 

Papierrechnungen können auch per Scanner digitalisiert werden. Alle Rechnungen und Dokumente, die Sie per Post erhalten, werden gescannt und per Drag & Drop nach Unternehmen online hochgeladen (DATEV Upload online). 

Unsere Empfehlung: Fragen Sie Ihren Lieferanten nach einer digitalen E-Rechnung, um den Scan-Aufwand künftig zu reduzieren.

Belege freigeben (Zusatzmodul)

Mit DATEV Belegfreigabe online werden Belege online geprüft und freigegeben. Weisen Sie Eingangsrechnungen bei Bedarf einfach und digital Ihren Kollegen zum Prüfen zu und erhalten Sie die freigegebenen Belege für die Finanzbuchführung zurück. Dabei behalten Sie immer den Überblick, wo sich welcher Beleg gerade im Prozess befindet.

• Mehr Informationen zum Freigeben von Belegen

Belegdaten erfassen

Belegdaten müssen nicht manuell erfasst werden: Die buchführungs- und zahlungsrelevanten Informationen wie Geschäftspartner oder IBAN werden bei E-Rechnungen direkt ausgefüllt, bei Sonstigen Rechnungen werden sie mit Hilfe von DATEV Buchungsassistent online (OCR-Erkennung) ausgelesen und in den Erfassungsfeldern vorbelegt.

Das reduziert den Erfassungsaufwand, vermeidet Tippfehler und beschleunigt die Weiterverarbeitung. Ergänzend können Sie individuelle Angaben wie Kostenstellen oder Fremdwährungen direkt erfassen.

Bei E-Rechnungen sind die strukturierten Daten (XML-Datei) die führende Information und bei Streitfällen ausschlaggebend – nicht mehr der Bildteil. Die strukturierten Daten von E-Rechnungen werden bei DATEV per Datenvisualisierung mit einem Viewer sichtbar gemacht und an die erste Stelle gesetzt.

Die empfangenen E-Rechnungen werden dabei validiert, also auf die Einhaltung formaler Anforderungen technisch überprüft, um die Korrektheit, Vollständigkeit und Fehlerfreiheit der Rechnungen zu gewährleisten. Sie prüfen im Nachgang dann die Inhalte der Rechnungen zusätzlich, softwareseitig kann dabei das Zusatzmodul DATEV Belegfreigabe online unterstützen.

Unser Tipp: Mit der integrierten Notizfunktion geben Sie Ihrem Steuerberater buchungsrelevante Informationen einfach und medienbruchfrei mit.

Belege revisionssicher ablegen

Alle Belege werden zentral und sicher im DATEV-Rechenzentrum abgelegt und revisionssicher archiviert. Eine einfache Suche nach Betrag oder Geschäftspartner ist ebenfalls möglich.

Das ist wichtig, da die Papierablage im Zeitalter der E-Rechnung an Bedeutung verlieren wird. Stattdessen suchen Sie in Ihrem Online-Belegarchiv.

Integriertes Kassenbuch

Rechnungen werden nicht immer bargeldlos bezahlt. Mit dem Kassenbuch in DATEV Unternehmen online können Sie bis zu 99 Kassen manuell führen. Von der Erfassung bis zum Zählprotokoll ist der Prozess komplett abgebildet.

Bei Bedarf können Sie das DATEV Kassenarchiv (DATEV Mein Fiskal) mit dem Kassenbuch in DATEV Unternehmen online verknüpfen.

Verkaufsbelege erstellen und individuell gestalten (Zusatzmodul DATEV Auftragswesen next)

Mit DATEV Auftragswesen next erstellen Sie Angebote und Rechnungen digital und versenden diese direkt aus der Anwendung. Angebote lassen sich mit wenigen Klicks in Folgebelege wie Rechnungen überführen – selbstverständlich GoBD-konform. Die erstellten Rechnungen werden automatisch für die Buchführung bereitgestellt.

Für jede der folgenden Belegarten kann ein individuelles Layout und ein eigenes Logo verwendet werden:

• Angebot
• Anzahlung
• Auftragsbestätigung
• Kaufmännische Gutschrift
• Lieferschein
• Rechnung
• Rechnungskorrektur

• Mehr Informationen zur Rechnungsschreibung mit DATEV Auftragswesen next

E-Rechnungen erstellen und versenden (Zusatzmodul DATEV Auftragswesen next)

Mit DATEV Auftragswesen next können Sie E-Rechnungen nach EN 16931 erstellen  (in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung) und an den jeweiligen Rechnungsempfänger übermitteln.

• Mehr Informationen zum Erstellen und Versenden von E-Rechnungen

Stammdaten abrufen und erfassen

• Erfassen der Stammdaten von neuen Mitarbeitern in der DATEV-Cloud
• Erstellung einer Sofortmeldung bei Neueintritt eines Mitarbeiters
• Bereitstellen eines Online-Fragebogens an Mitarbeiter zur Datenerfassung
• Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) für gesetzlich Versicherte Mitarbeiter

Mitarbeiterstammdaten aktualisieren (Zusatzmodul DATEV Personal)

• Ändern der Mitarbeiterstammdaten wie z. B. neue Anschrift, Bankverbindung oder der wöchentlichen Arbeitszeit

• Mehr Informationen zum Aktualisieren von Mitarbeiterstammdaten mit DATEV Personal

Monatsdaten erfassen (Zusatzmodul DATEV Personal)

• Erfassen von variablen Monatsdaten wie Arbeitsstunden und variablen Bezügen wie Prämien und Urlaubsgeld
• Erfassen von An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter für die Kalendariumserfassung und die Übermittlung von Fehlzeiten an die Lohnabrechnung

• Mehr Informationen zum Erfassen von Monatsdaten mit DATEV Personal

Personalakte (Zusatzmodul DATEV Personal)

• Ablage der Personalunterlagen wie z. B. Arbeitsverträge
• Erfassen von Zuordnungsvorschlägen und Kommentaren beim Upload der Unterlagen

• Mehr Informationen zur Personalakte mit DATEV Personal

Finanzbuchführung

Nachdem die Buchführung von Ihrem Steuerberater erstellt wurde, kann dieser Ihnen aussagekräftige Auswertungen bereitstellen. So steuern Sie Ihr Unternehmen jederzeit auf Basis aktueller Zahlen und sind stets auskunftsfähig.

Sie können folgende Auswertungen erhalten:

• Kontoblatt
• Summen- und Saldenliste (Besonderheit bei SKR14)
• OPOS-Liste / OPOS-Konto
• Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten
• UStVA Werteblatt
• USt 1/11 Werteblatt
• Zusammenfassende Meldung
• BWA
• Erfolgsübersicht

Liquidität überwachen (Zusatzmodul DATEV Liquiditätsmonitor)

DATEV Liquiditätsmonitor online bietet direkt in DATEV Unternehmen online einen schnellen Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens:

• die Entwicklung Ihrer Bankkonten
• Ein- und Auszahlungen
• verfügbare Liquidität für die kommenden Wochen und Monate
• offene Forderungen und Verbindlichkeiten

Personalwirtschaftliche Prozesse unterstützen

Mit DATEV Unternehmen online haben Sie jederzeit und von jedem Ort aus Zugriff auf Ihre Lohnauswertungen. Die gewünschte Auswertung finden Sie einfach und schnell mit Hilfe der integrierten Suchfunktion.

Sie erhalten folgende Auswertungen:

• Brutto/Netto-Abrechnungen der Mitarbeitenden
• SV-Nachweis
• Lohn-Journal
• Personalkostenübersicht
• Beitragsnachweis
• Lohnsteuer-Anmeldung
• Lohnartenwerte