Digital stark zusammenarbeiten

Papierbelege 

Sie können Belege fotografieren, scannen oder bereits digitalisierte Belege einfach weiterleiten.

Belege fotografieren

Sie sind viel beruflich unterwegs und selten im Büro, um Tankbelege und Quittungen abzugeben? Dann ist DATEV Upload mobil die optimale Lösung für Sie. Laden Sie die kostenlose App auf Ihr Smartphone und fotografieren Sie damit die Belege. In Kombination mit der Authentifizierung per SmartLogin übermittelt die App die Belege direkt nach Unternehmen online. Die Belege stehen damit sofort für die Buchführung zur Verfügung. Den Originalbeleg können Sie beim nächsten Besuch im Büro nachreichen. Oftmals können Sie bereits beim Bezahlen an der Kasse den Beleg per QR-Code digital abrufen. Das spart Papier und das Abfotografieren.

Belege hochladen

Papierrechnungen können auch per Scanner digitalisiert werden. Alle Rechnungen und Dokumente, die Sie per Post erhalten, werden gescannt und per Drag-and-drop nach Unternehmen online hochgeladen (DATEV Upload online).

Unsere Empfehlung: Kontaktieren Sie den Absender der Rechnung und erkundigen Sie sich, ob die Rechnung auch digital erhältlich ist. Das spart zukünftig den Scan-Aufwand.

Alternativ können Sie Rechnungen und Dokumente auch mit dem Programm DATEV Belegtransfer übertragen. Das Programm bietet einen Überwachungsmodus an, der Belege über die von Ihnen ausgewählten Unterverzeichnisse automatisch überträgt. Außerdem können Sie mit DATEV Belegtransfer auch strukturierte Rechnungs- und Kassendaten aus Warenwirtschafts-, Rechnungsschreibungs- oder Kassenprogrammen übermitteln.

Digitale Belege

Sie können digitale Belege ganz einfach nach DATEV Unternehmen online hochladen. Hierzu haben Sie folgende Möglichkeiten:

Lokal gespeicherte Belege hochladen

Mit DATEV Upload online laden Sie digitale Belege komfortabel per Drag & Drop nach DATEV Unternehmen online hoch. Sie entscheiden, welche Belege Sie hochladen und ordnen diese mit einem Klick der passenden Kategorie zu (z. B. Rechnungseingang, Kasse etc.).

Alternativ können Sie Rechnungen und Dokumente auch mit dem Programm DATEV Belegtransfer übertragen. Das Programm bietet einen Überwachungsmodus an, der Belege über die von Ihnen ausgewählten Unterverzeichnisse automatisch überträgt. Außerdem können Sie mit DATEV Belegtransfer auch strukturierte Rechnungs- und Kassendaten aus Warenwirtschafts-, Rechnungsschreibungs- oder Kassenprogrammen übermitteln.

Belege per E-Mail direkt weiterleiten

Per DATEV Upload Mail leiten Sie alle Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, an DATEV Unternehmen online weiter. Dazu ist lediglich eine einmalige kostenlose Aktivierung im Programm notwendig.

Unsere Empfehlung: Nutzen Sie die Scan to Mail Funktion Ihres Scanners und lassen Sie Ihre Dokumente direkt beim scannen automatisch von Ihrem Scanner an Unternehmen Online senden. Hierfür geben Sie in Ihrem Scanner einfach die von DATEV Upload Mail erzeugte Zieladresse in Ihren Scanner ein. Das erspart Ihnen den zusätzlichen Schritt die digitalisierten Belege manuell nach Unternehmen Online hochzuladen und somit auch wertvolle Zeit.

Belege aus anderen Software-Programmen weiterleiten

Mit Hilfe der DATEV-Datenservices Rechnungswesen lassen sich alle buchungsrelevanten Daten aus Ihren Softwarelösungen in die DATEV-Cloud übermitteln, egal, ob es sich um Belege von Geschäftspartnern oder Rechnungsinformationen aus Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen handelt. Ihr Steuerberater holt die Daten automatisiert via DATEV Unternehmen online ab und kann sie in seinem DATEV-Rechnungswesen-Programm weiterbearbeiten.

Ihnen stehen folgende Services zur Verfügung:

• Belegbilderservice
• Rechnungsdatenservice 1.0
• Buchungsdatenservice

Belege freigeben (Zusatzmodul)

Mit DATEV Belegfreigabe online werden Belege online geprüft und freigegeben. Weisen Sie Eingangsrechnungen bei Bedarf einfach und digital Ihren Kolleginnen und Kollegen zum Prüfen zu und erhalten Sie die freigegebenen Belege für die Finanzbuchführung zurück. Dabei behalten Sie immer den Überblick, wo sich welcher Beleg gerade im Prozess befindet.

Mehr Informationen zum Freigeben von Belegen

Belegdaten erfassen

Die Belege müssen nicht mehr manuell erfasst werden. Buchungs- und zahlungsrelevante Informationen wie Geschäftspartnername oder IBAN werden vom Belegbild ausgelesen und automatisch in den Erfassungsfeldern vorbelegt. Tippfehler gehören damit der Vergangenheit an.

Zusätzlich können Sie individuelle Daten wie Kostenstelle oder Fremdwährung direkt erfassen. Der DATEV Buchungsassistent online (OCR-Erkennung) ist in Unternehmen online enthalten und unterstützt Sie bei der Vorerfassung von Belegen und dem Bezahlen der offenen Rechnungen.

Tipp: Mit der Notizfunktion können Sie Ihrem Buchhalter / Ihrer Buchhalterin medienbruchfrei Buchungsrelevante Informationen bereitstellen.

Belege revisionssicher ablegen

Alle Belege werden zentral und sicher im DATEV-Rechenzentrum abgelegt und revisionssicher archiviert. Eine einfach Suche nach Betrag oder Geschäftspartner ist ebenfalls möglich.

•  Überweisung oder Lastschrift werden automatisch vorausgefüllt und können ganz einfach an das Kreditinstitut übermittelt werden. Ein separates Banking-Programm ist nicht notwendig. Kontoauszüge und Rechnungen müssen nicht mehr aufwändig sortiert werden, dadurch sparen Sie viel Zeit.
• Die digitalen Kontoumsätze holen Sie einfach und schnell per PIN/TAN-Verfahren oder EBICS von der Bank ab. Mit Hilfe der OCR-Erkennung sortiert die Anwendung die Kontoumsätze den Rechnungen zu, auch wenn Skonto im Spiel ist. Der digitale Beleg wird mit der Zahlung verknüpft und kann jederzeit wieder aufgerufen werden.

Integriertes Kassenbuch

Rechnungen werden nicht immer bargeldlos bezahlt. Mit dem Kassenbuch in Unternehmen online können Sie bis zu 99 Kassen manuell führen. Von der Erfassung bis zum Zählprotokoll ist der Prozess komplett abgebildet.

Verkaufsbelege erstellen und individuell gestalten (Zusatzmodul DATEV Auftragswesen next)

Auftragswesen next ist die Neuentwicklung des Moduls Auftragswesen online. Moderne und intuitiv bedienbare Oberflächen unterstützen Sie bei der einfachen Erstellung Ihrer Verkaufsbelege.

Angebote können elektronisch erstellt und direkt aus der Anwendung heraus versendet werden. Mit einem Klick wird ein Angebot in einen Folgebeleg, zum Beispiel eine Rechnung überführt - selbstverständlich GoBD-konform. Die Rechnung wird als Ausgangsrechnung gespeichert und für die Buchführung beim Steuerberater bereitgestellt.

Für jede der folgenden Belegarten können ein individuelles Layout und ein eigenes Logo verwendet werden:

• Angebot
• Anzahlung
• Auftragsbestätigung
• Kaufmännische Gutschrift
• Lieferschein
• Rechnung
• Rechnungskorrektur

Mehr Informationen zur Rechnungsschreibung mit DATEV Auftragswesen next

E-Rechnungen erstellen und versenden (Zusatzmodul DATEV Auftragswesen next)

Mit Auftragswesen next können Sie E-Rechnungen erstellen und elektronisch (in den Formaten X-Rechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0) an den jeweiligen Rechnungsempfänger übermitteln.

Mehr Informationen zum Erstellen und Versenden von E-Rechnungen

Stammdaten abrufen und erfassen

• Erfassen der Stammdaten von neuen Mitarbeitenden in der DATEV-Cloud
• Erstellung einer Sofortmeldung bei Neueintritt eines Mitarbeitenden
• Bereitstellen eines Online-Fragebogens an Mitarbeiter zur Datenerfassung
• Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) für gesetzlich Versicherte Mitarbeitende

Mitarbeiterstammdaten aktualisieren (Zusatzmodul DATEV Personal)

• Ändern der Mitarbeiterstammdaten wie z.B. neue Anschrift, Bankverbindung oder der wöchentlichen Arbeitszeit

Mehr Informationen zum Aktualisieren von Mitarbeiterstammdaten mit DATEV Personal

Monatsdaten erfassen (Zusatzmodul DATEV Personal)

• Erfassen von variablen Monatsdaten wie Arbeitsstunden und variabler Bezüge wie Prämien und Urlaubsgeld

Mehr Informationen zum Erfassen von Monatsdaten mit DATEV Personal

Personalakte (Zusatzmodul DATEV Personal)

• Ablage der Personalunterlagen wie z. B. Arbeitsverträge
• Erfassen von Zuordnungsvorschlägen und Kommentaren beim Upload der Unterlagen

Mehr Informationen zzur Personalakte mit DATEV Personal

Finanzbuchführung

Aussagekräftige und differenzierte Auswertungen Ihres Steuerberaters sind schnell verfügbar. Dadurch können Sie Ihr Unternehmen auf der Basis von stets aktuellen Zahlen steuern und sind immer auskunftsfähig. Sie können folgende Auswertungen erhalten:

• Kontoblatt
• Summen- und Saldenliste (Besonderheit bei SKR14)
• OPOS-Liste / OPOS-Konto
• Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten
• UStVA Werteblatt
• USt 1/11 Werteblatt
• Zusammenfassende Meldung
• BWA (nur in deutscher Sprache und ohne Wertenachweis zum Vorjahresvergleich)
• Erfolgsübersicht

Liquidität überwachen

DATEV Liquiditätsmonitor online bietet direkt in DATEV Unternehmen online einen schnellen Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens:

• Wie haben sich die Bankkonten entwickelt?
• Woher kommen die Einzahlungen?
• Wohin gehen die Auszahlungen?
• Wie viel Geld steht in den nächsten Wochen und Monaten zur Verfügung?Gibt es überfällige Forderungen und Verbindlichkeiten? Wie heben sie sich gegenseitig auf (Gesamtsumme)?

Der Cloud-Service Liquiditätsmonitor online ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul (5 Euro pro Bestand und Monat).

Personalwirtschaft

Mit Unternehmen online haben Sie jederzeit und von jedem Ort aus Zugriff auf Ihre Lohnauswertungen. Die gewünschte Auswertung finden Sie einfach und schnell mit Hilfe der integrierten Suchfunktion.

Sie erhalten folgende Auswertungen:

• Brutto/Netto-Abrechnungen der Mitarbeitenden
• Lohn-Journal
• Personalkostenübersicht

Jeder Nutzer von DATEV Unternehmen online benötigt ein Zugangsmedium, das mit Vorname, Name und E-Mail-Adresse personalisiert ist. Zur Wahl stehen DATEV SmartLogin und DATEV mIDentity-Stick mit SmartCard:

DATEV SmartLogin

DATEV SmartLogin ist ein App-basiertes Authentifizierungsverfahren für Online-Anwendungen (erhältlich für Android- und iOS-Betriebssysteme). Um sich anzumelden, scannt der Anwender einfach den in der Online-Anwendung angezeigten QR-Code mit der DATEV SmartLogin-App auf seinem mobilen Gerät. Am PC muss keine Software installiert werden. SmartLogin ist auch geeignet für PCs ohne USB 2.0-Anschluss.

Bitte beachten Sie: Derzeit kann nur ein SmartLogin pro Smartphone genutzt werden. Wenn Sie bereits ein SmartLogin für die Nutzung von MeineSteuern verwenden, empfehlen wir, für Unternehmen online einen mIDentity-Stick zu nutzen.

DATEV mIDentity

Der mIDentity-Stick mit integrierter DATEV SmartCard ist ein USB-Stick, der den gesicherten Zugang zu den Anwendungen im DATEV-Rechenzentrum und zu den geschützten Bereichen von www.datev.de sowie die Nutzung von DFÜ über Internet ermöglicht.

Rechteverwaltung durch Ihre Steuerberatungskanzlei

Ihre Steuerberatungskanzlei administriert in der Rechteverwaltung die entsprechenden Rechte. Jeder Nutzer erhält Zugriff auf die für ihn freigegebenen Bereiche in Unternehmen online. So kann beispielsweise der Auszubildende lediglich auf die Belege zugreifen, während die Geschäftsführung auch Auswertungen und Personaldaten sehen und bearbeiten kann. Aufgaben können so optimal aufgeteilt werden.

DATEV Unternehmen online ist optimiert für die Verwendung der Browser Google Chrome™ und Microsoft Edge und kann sowohl mit Windows von Microsoft als auch iOS von Apple genutzt werden.

• Digitale Belege und digitales Bezahlen
• Für einen ersten Anhaltspunkt haben wir für Sie ein Preisbeispiel zusammengestellt:
  Ab 16,35 Euro* monatlich, inklusive:
  - ein Bestand Belege online
  - ein Bankkonto
• Weitere Nutzer, Bestände und Bankkonten sind möglich

Zusatzmodul DATEV Auftragswesen next

• Rechnungen schreiben
• Ab 7,00 Euro* monatlich

Zusatzmodul DATEV Belegfreigabe online

• Belege freigeben
• Ab 7,17 Euro* monatlich

Zusatzmodul DATEV Liquiditätsmonitor online

• Schneller Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens
• Ab 5,12 Euro* pro Bestand und Monat (die ersten drei vollen Monate kostenlos)

Zusatzmodul DATEV Personal

• DATEV Personal bündelt künftig alle Funktionen der Personalwirtschaft, die die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Lohnabrechnungsstelle in den vor- und nachgelagerten Prozessen der Lohnabrechnung erleichtern.
• Ab 0,40 € monatlich pro abgerechneten Arbeitnehmer

* Alle Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer

DATEV ist ein Zusammenschluss steuerberatender, wirtschaftsprüfender und rechtsberatender Berufe. Deshalb nutzen Sie unsere Produkte und Dienstleistungen immer in enger Abstimmung mit einem DATEV-Mitglied (z. B. Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Rechtsanwalt).​​

Ihr Vorteil: In Kombination mit Ihrer Steuerberatung optimiert DATEV-Software Ihre Arbeitsprozesse von Grund auf. So erreichen Sie maximale Sicherheit und Stabilität in Ihren Unternehmensabläufen.

​​Außerdem profitieren Sie neben der leistungsfähigen und kompatiblen Software auch von einem exzellenten Service-, Schulungs- und Fachliteraturangebot. Dadurch werden etwaig aufkommende Fragestellungen sofort umfassend gelöst, damit Sie und Ihre Mitarbeiter reibungslos arbeiten können.

DATEV Unternehmen online kann von Ihrer Steuerberatungskanzlei über die Mandantenregistrierung im DATEV Arbeitsplatz freigeschaltet werden. Deshalb wenden Sie sich bitte an Ihren DATEV-Steuerberater oder Ihre DATEV-Steuerberaterin.

Die vorgestellten Lösungen erfüllen verschiedene Bedarfe. Sprechen Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater über Ihren individuellen Bedarf und finden Sie gemeinsam die beste Lösung für die Zusammenarbeit bei der Finanzbuchführung und Lohn- und Gehaltsabrechnung.