Wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung von DATEV Kanzleimanagement basis benötigen, empfehlen wir Ihnen unser Vorbereitungsseminar "DATEV Kanzleimanagement basis - Inbetriebnahme und Nutzung".

Wichtig: Bitte stecken Sie Ihre DATEV SmartCard zu Beginn der Einrichtung ein. Lassen Sie Ihre DATEV SmartCard während des gesamten Einrichtungsprozesses aktiviert.

Wer sollte die Einrichtung durchführen?
Die Kanzleileitung sollte immer bei der Einrichtung beteiligt sein.

Kann während der Einrichtung weitergearbeitet werden?
Die Kanzlei kann während der Einrichtung weiterarbeiten.

Kommt es durch den Einsatz von DATEV Kanzleimanagement basis zu Prozessänderungen?
Ja, die Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement basis führt zu Prozessänderungen. Sie arbeiten mit dem Kanzleiboard und haben einen Überblick über die Mandantenaufträge (zum DATEV Lernvideo - Arbeiten mit DATEV Kanzleimanagement basis ).

Sehen Sie sich das DATEV Lernvideo zur Inbetriebnahme von DATEV Kanzleimanagement basis an.

Das Lernvideo erklärt Ihnen wie Sie die einzelnen Schritte des Fahrplans durchführen können.

• Öffnen Sie den Installationsmanager
• Installieren Sie die aktuellste Programmversion

• Installationsmanager öffnen: Melden Sie sich als Hauptadministrator an und starten die Anwendung über die Programmsuche auf dem PC.
• Installation aktuelle Programmversion: Starten Sie die Installation über Produkt | Assistenten | Installation starten.

Weitere Informationen: DATEV Hilfe-Center Dok.-Nr. 1005475

Die Übersicht der aktuellen Programmversionen finden Sie hier: www.datev.de/myupdates

Hintergrund: Die Voraussetzung für eine reibungslose Übernahme Ihrer Daten ist, dass die aktuellen DATEV-Programme inkl. der aktuellen Service-Releases installiert sind.

• Klicken Sie im DATEV-Arbeitsplatz auf Extras > Einstellungen > Kanzlei.
• Wählen Sie dort Ihren Kanzleimandanten aus und hinterlegen Sie ihn gegebenenfalls erneut.

Kanzlei als Kanzleimandant hinterlegen:

• Im DATEV Arbeitsplatz im Menü: Extras | Einstellungen wählen
• Im Fenster Einstellungen folgende Schritte durchführen:
  • Schritt 1: In der Übersicht | Kanzlei wählen
  • Schritt 2: Kanzleimandanten auswählen und (erneut) hinterlegen (bei mehreren Mandantennummern ist die zu wählen, unter der die Kanzlei-Buchhaltung angelegt ist)
  • Schritt 3: Mit OK bestätigen

Sofern es noch keinen Kanzleimandanten gibt, ist dieser zunächst anzulegen:

• Im DATEV Arbeitsplatz in der Übersicht | Unsere Kanzlei: Mandantenübersicht wählen
• In der Mandantenübersicht auf das grüne Plus-Symbol | Mandant anlegen klicken
• Kanzlei als Mandant anlegen
• Auf das Symbol für Speichern und Schließen klicken
• Anschließend hinterlegen Sie die Kanzlei wie oben beschreiben als Kanzleimandant

Weitere Informationen: DATEV Hilfe-Center Dok.-Nr. 1070525

Hintergrund: Sie benötigen einen Kanzleimandanten mit einer eingerichteten Kanzlei-Buchführung, um die Einrichtung von DATEV Kanzleimanagement basis abschließen zu können.

Optional: Wird benötigt, um geschriebene Rechnungen aus DATEV Kanzleimanagement als Datensatz in Ihre kanzleieigene Buchführung einspielen zu können.

Schritt 1: Prüfung/Umstellung auf 5-stellige zentrale Mandantennummern

• Öffnen Sie die Mandantenübersicht im DATEV Arbeitsplatz
• Prüfen Sie, ob alle Mandanten eine 5-stellige Mandantennummer haben
• Falls nicht: stellen Sie per Rechtsklick | Mandantennummer ändern.. auf 5-stellige zentrale Mandantennummern um

Schritt 2: Debitoren-Daten verknüpfen

• Öffnen Sie die Programmsuche im DATEV Arbeitsplatz
• Verknüpfen Sie die Debitoren-Daten mithilfe des Programms Kanzleidebitoren-Assistent

Schritt 1: Prüfung/Umstellung auf 5-stellige zentrale Mandantennummern

• Öffnen Sie die Mandantenübersicht im DATEV Arbeitsplatz
• Sortieren Sie nach der Mandantennummer durch Klick auf die Überschrift und prüfen Sie, ob alle zu aktiven Mandanten eine 5-stellige Mandantennummer haben.
• Falls nicht: Rechte Maustaste auf den/ die zu ändernden Mandanten | Mandantennummer ändern.
• Klicken Sie im Assistenten auf Weiter, wählen die gewünschte Nummer oder den gewünschten Nummernbereich aus und durchlaufen den Assistenten bis zum Ende.

Weitere Informationen: DATEV Hilfe-Center Dok.-Nr. 1036561

Hintergrund: Die Debitoren-Nummer in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen wird immer analog zur zentralen Mandantennummer angelegt (z. B. Mandant 10000 = Debitor 10000). Daher ist es wichtig, bei der Übergabe von Buchungssätzen aus DATEV Kanzleimanagement basis mit 5-stelligen Mandantennummern zu arbeiten.

Schritt 2: Debitoren-Daten verknüpfen

• Öffnen Sie die Programmsuche im DATEV Arbeitsplatz über den Menüpunkt Ansicht | Programmsuche
• Suchen Sie nach Kanzleidebitoren-Assistent und öffnen das Programm
• Klicken Sie im Assistenten auf Weiter, wählen die gewünschte Verarbeitungslogik aus und durchlaufen den Assistenten bis zum Ende

Weitere Informationen: DATEV Hilfe-Center Dok.-Nr. 1002096

Hintergrund: Hierüber werden die in den Zentralen Stammdaten vorhandenen Mandanten massenhaft mit Ihrer Kanzlei-Buchführung verbunden. Außerdem werden die in den zentralen Mandantendaten gepflegten Kontenbezeichnungen, Adressdaten und Bankdaten automatisch an den entsprechenden Debitor in der kanzleieigenen Buchführung übergeben.

Eine manuelle Pflege der Daten in der Buchführung entfällt somit.

Optional: Wird benötigt, um geschriebene Rechnungen aus DATEV Kanzleimanagement als Datensatz in Ihre kanzleieigene Buchführung einspielen zu können.

• Öffnen Sie Ihre eigene Buchhaltung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen: Bestand l Daten senden l RZ-Dienstleistungen Buchführung
• Wählen Sie im rechten Bildschirmbereich unter Eigenschaften | Sendeumfang „ab Wirtschaftsjahr“ = Vorjahr, entfernen Sie die Haken bei 'Festschreibung' sowie 'Umsatzsteuer-Voranmeldung' und klicken Sie auf 'Daten senden'

• Öffnen Sie Ihre eigene Buchhaltung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
• Wählen Sie Bestand l Daten senden l RZ-Dienstleistungen Buchführung
• Rechts am Bildschirmrand Sendeumfang „ab Wirtschaftsjahr“ = Vorjahr wählen
• Haken zur Festschreibung sowie USt-VA entfernen und den Button 'Daten senden' betätigen

Weitere Informationen: DATEV Hilfe-Video

Hintergrund: Um die Schnittstelle zwischen DATEV Kanzleimanagement basis und der Kanzlei-Buchführung nutzen zu können, muss der Mandantenbestand für die eigene Kanzleibuchführung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen an das DATEV-Rechenzentrum gesendet werden.

• Öffnen Sie den DATEV Arbeitsplatz
• Suchen Sie in der Programmsuche nach der Rechteverwaltung
• Geben Sie Rechte für die Bestandsoptimierung EO frei

Hinweis: Sind Rechte freigegeben, haben sie einen grünen Haken.

• Rechteverwaltung öffnen: Melden Sie sich als Hauptadministrator an und starten den Arbeitsplatz unten über den Öffnen-Button. Suchen und öffnen Sie die Rechteverwaltung über die Programmsuche oder über Organisation | Basissoftware | Sicherheit und Rechte
• Folgende Rechte freigeben: Eigenorganisation | Unterprogramme | Bestandsoptimierung EO

Freigegebene Rechte sind erkennbar an einem grünen Haken.

Hinweis: Achten Sie darauf, dass keine zentralen Ordnungsbegriffssperren für die Mitarbeitenden hinterlegt sind.

Weitere Informationen: DATEV Hilfe-Center Dok.-Nr. 9206616

Hintergrund: Die Rechtefreigabe ist eine Voraussetzung, um die DATEV Bestandsoptimierung zur Datenbereinigung nutzen zu können.

• Öffnen Sie die DATEV Rechteverwaltung online und geben folgende Rechte unter “MyDATEV Übergreifende Anwendungen” frei:
  • Zentrale Mandanten
  • Mandantenübersicht
  • Zuordnungsassistent
• Fügen Sie in die Datenfreigabefelder jeweils ein “ * ” ein
• Führen Sie den DATEV-Cloud: Bereitstellungsassistenten aus

• Rechteverwaltung online öffnen: Öffnen Sie die DATEV Rechteverwaltung online 
• Rechte prüfen: Stellen Sie sicher, dass in „MyDATEV Übergreifende Anwendungen“ die Rechte für „Zentrale Mandanten“, „Mandantenübersicht“ und „Zuordnungsassistent“ durch ein “ * ” freigegeben sind
• Bereitstellungsassistent ausführen:  Öffnen Sie im DATEV Arbeitsplatz unter Organisation | DATEV-Cloud die Anwendung und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten

Weitere Informationen: DATEV Hilfe-Center Dok.-Nr. 1020246

Hintergrund: Über den Bereitstellungsassistenten werden Ihre Mandantenstammdaten den DATEV-Cloud-Anwendungen zur Verfügung gestellt. Dies ist notwendig, um mit Mandantendaten arbeiten zu können.

• Prüfen Sie die Daten auf Aktualität, löschen Sie ausgeschiedene Mitarbeiter
  Hinterlegen Sie für Mitarbeiter, die zukünftig Zeiten erfassen sollen:
  • Mindestens ein Zugangsmedium (Smartcard/ SmartLogin) und
  • eine E-Mailadresse (für Benachrichtigungen)

Hinweis: Personendaten verwalten ist die Mitarbeiterverwaltung im DATEV-Rechenzentrum, die Personen dort sehen Sie anschließend in Kanzleimanagement basis. Dort gelöschte Personen verbleiben im DATEV Arbeitsplatz.

• Personendaten prüfen: Überprüfen Sie die im DATEV-Rechenzentrum hinterlegten Personendaten im Programm „Personendaten verwalten“ und aktualisieren Sie diese bei Bedarf.
• Zugangsmedien festlegen: Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter ein Zugangsmedium (SmartCard oder SmartLogin) und eine E-Mailadresse hinterlegt hat.
• Varianten wählen:  Entscheiden Sie sich zwischen DATEV SmartCard (Lieferzeit ca. eine Woche) und DATEV SmartLogin (sofort verfügbar).

Weitere Informationen: DATEV Hilfe-Center Dok.-Nr. 1021928

Hintergrund: Durch die Aktualisierung der Personendaten im Rechenzentrum (löschen, pflegen, anlegen) starten Sie in DATEV Kanzleimanagement basis mit einem sauberen Mitarbeiterbestand. Hier müssen Mitarbeiter hinterlegt sein, um für sie erfasste offene Zeiten aus dem Altsystem übernehmen zu können. Das Zugangsmedium wird für den Zugang zu Kanzleimanagement basis benötigt, an die hinterlegte E-Mailadresse werden Benachrichtigungen aus dem System gesendet.

• Öffnen und durchlaufen Sie den Bestell- und Einrichtungsassistenten

• Bestell- und Einrichtungsassistent starten: Starten Sie den Bestell- und Einrichtungsassistenten
• Bestellung von Kanzleimanagement basis: Bestellen Sie Ihre DATEV-Cloud-Lösung in wenigen Schritten über den Assistenten

Hintergrund: Im Bestell- und Einrichtungsassistent wird der Vertrag für DATEV Kanzleimanagement basis bestellt. In diesem Zuge erhalten Sie die notwendige Lizenz für das Produkt und können bereits die Rechte für Ihre Mitarbeiter in der Rechteverwaltung online freigeben.

• Öffnen Sie die Rechteverwaltung online

• Vergeben Sie oben über den Einrichtungsassistenten in der Rechteverwaltung online die Rechte für
  DATEV Kanzleimanagement basis

Anmerkung: Stellen Sie außerdem sicher, dass keine Ordnungsbegriffssperren vorliegen.

• Rechteverwaltung online öffnen: Starten Sie die Anwendung Rechteverwaltung online

• Einrichtungsassistent öffnen: Klicken Sie in der Anwendung oben auf den Punkt Einrichtungsassistent
• Benutzer/Gruppen wählen: Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die in Kanzleimanagement basis arbeiten und/oder Daten übernehmen sollen - bestätigen Sie mit Weiter
• Produkt wählen: Wählen Sie DATEV Kanzleimanagement basis aus - bestätigen Sie mit Weiter
• Funktion wählen: Haken Sie alle Rechte an - bestätigen Sie mit Weiter
• Daten wählen: Geben Sie ein * in das Auswahlfeld ein, um die Rechte für alle Beraternummern freizugeben - bestätigen Sie mit Weiter
• Bestätigen: Kontrollieren Sie die Angaben und bestätigen unten über die Schaltfläche Berechtigung hinzufügen

Nach einigen Minuten sind die Rechte aktiv.

• Schauen Sie sich zur Vorbereitung dieses Hilfe-Video an (ca. 3 Minuten)
• Öffnen sie das Leistungsprofil

• Passen Sie es an Ihre Kanzleibedürfnisse an

Hinweis: Es kann bis zu 30 Minuten dauern, bis die zuvor vergebenen Rechte wirksam werden und Sie Ihr Leistungsprofil bearbeiten können.

• Vorbereitung: Schauen Sie sich zur Vorbereitung dieses Hilfe-Video an (ca. 3 Minuten)
• Leistungsprofil öffnen: Starten Sie die Anwendung Leistungsprofil
• Leistungsprofil bearbeiten: Passen Sie das Leistungsprofil mit seinen Bereichen und Paketen so an, dass es dem Leistungsspektrum Ihrer Kanzlei entspricht

Weitere Informationen: DATEV Hilfe-Center Dok.-Nr. 1037581

Hintergrund: Das Leistungsprofil ist die Grundlage für DATEV Kanzleimanagement, hier wird der Dienstleistungskatalog Ihrer Kanzlei definiert.Auf Basis der Daten aus dem Leistungsprofil werden später Kalkulationen/Aufträge erstellt, welche die Grundlage für die Rechnung an Ihre Mandanten bilden.Wird das Leistungsprofil nicht an Ihren Kanzleistandard angepasst, müssen die auf dieser Basis angelegten Aufträge bei den Mandanten einzeln angepasst werden. Eine Individualisierung spart daher Zeit und manuelle Nacharbeiten.

• Öffnen und durchlaufen Sie den Einrichtungsassistenten

Hinweis: Sollte kein Kanzleimandant ausgewählt werden können, bearbeiten Sie erneut den Punkt 'Kanzleimandant hinterlegen / anlegen' wie beschrieben.

• Einrichtungsassistent starten: Starten Sie die Anwendung Einrichtungsassistent

• Einrichten von Kanzleimanagement basis: Richten Sie Ihre DATEV-Cloud-Lösung in wenigen Schritten über den Assistenten ein

Hintergrund: Im Einrichtungsassistent werden die Konfigurationen für DATEV Kanzleimanagement basis vorgenommen. In diesem Zuge werden unter anderem die Kanzlei-Stammdaten, die Mitarbeiterdaten, das Rechnungsformular (ein pdf zum Hochladen) sowie die Basisinformationen zu Ihrer Kanzleibuchhaltung hinterlegt.

• Aktivieren Sie DATEV Kanzleimanagement basis indem Sie folgenden Pfad in Ihre Adressleiste (Internet Browser) kopieren und mit Enter bestätigen: datev://v1/start/KMAktivierung

Anmerkung: Nach der Aktivierung können Sie auf Teile Ihrer Eigenorganisation nur noch lesend zugreifen.

• Stellen Sie sicher, dass alle Vorbereitungstätigkeiten erledigt wurden
• Aktivieren Sie DATEV Kanzleimanagement basis durch Klick auf diesen Link

Hinweis: Nach der Aktivierung sind die Bereiche Rechnungsschreibung, Zeiterfassung und Auftragsinfo nur noch im lesenden Zugriff vorhanden. Das bedeutet, dass die Altdaten archiviert werden und Sie diese anschauen, aber keine Änderungen mehr vornehmen können.

Hintergrund: Um das neue Programm im Zusammenspiel mit den leistungserstellenden Programmen nutzen zu können, müssen Sie DATEV Kanzleimanagement basis aktivieren.