Kanzleiarbeit neu organisieren 

Der Arbeitsalltag in Steuerberatungskanzleien ist geprägt von vielen parallel laufenden Aufgaben: Leistungen müssen geplant, Zeiten erfasst, Fristen im Blick behalten und Rechnungen erstellt werden. Gleichzeitig sollen Informationen für alle Beteiligten transparent und schnell verfügbar sein. 

DATEV Kanzleimanagement setzt genau hier an. Die Cloud-Lösung organisiert Kanzleiprozesse konsequent rund um den Auftrag als zentrales Element. Sie bildet die Verbindung zwischen Planung, Bearbeitung, Leistungserfassung, Abrechnung und Controlling. Damit entsteht ein durchgängiger Prozess, bei dem Informationen nicht immer wieder neu zusammengetragen werden müssen. 

Der Auftrag führt die Kanzlei durch den gesamten Prozess. Bereits beim Anlegen werden Mandant, Leistungspaket sowie Bearbeitungs- und Abrechnungsrhythmus festgelegt. Im weiteren Verlauf lassen sich Zuständigkeiten, Fälligkeiten und Zeiten direkt dem Auftrag zuordnen. Das schafft Transparenz: Mitarbeitende sehen, was zu tun ist, Verantwortlichkeiten werden klarer und der Bearbeitungsstand eines Mandats lässt sich schneller erfassen.

Eine wichtige Grundlage bildet das Leistungsprofil der Kanzlei. Dort werden Leistungen und Leistungspakete definiert, die als Standard für neue Aufträge dienen. So kann eine Kanzlei beispielsweise festlegen, welche Grund- und Zusatzleistungen zu einem bestimmten Leistungspaket gehören, in welchem Rhythmus sie bearbeitet oder abgerechnet werden und welche weiteren Standardvorgaben gelten. 

Der Vorteil: Wiederkehrende Abläufe müssen nicht bei jedem Mandanten neu eingerichtet werden. Gleichzeitig bleibt ausreichend Flexibilität. In der Kalkulation können die Vorgaben aus dem Leistungspaket für einen einzelnen Mandanten individuell angepasst werden. Die saubere Anlage des Leistungsprofils bildet die Grundlage der transparenten und durchdachten Honorarpolitik der Kanzlei. 

Auch die Abrechnung ist eng mit dem Auftrag verbunden. Die durchgeführte Kalkulation bildet dabei die Abrechnungsgrundlage. 

Während der Bearbeitung werden beispielsweise Zeiten auf konkrete Leistungen erfasst. Auch Gegenstandswerte können in die weitere Verarbeitung einfließen. Aus diesen Informationen entsteht Schritt für Schritt der Rechnungsentwurf.

Damit integriert sich die Rechnungserstellung stärker als bislang in den eigentlichen Arbeitsprozess. Informationen werden dort erfasst, wo sie entstehen. Der Rechnungsentwurf muss am Ende nicht vollständig neu bestückt und erstellt werden, sondern kann geprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Neben der Auftragssteuerung unterstützt DATEV Kanzleimanagement die Zusammenarbeit innerhalb der Kanzlei. Im Bereich Kommunikation stehen dafür Dokumente, der Dokumentenkorb, Unterhaltungen, Aufgaben sowie für Eingänge, Fristen, Ausgänge zur Verfügung. 

Dokumente können über den Dokumentenkorb zentral hochgeladen, mit zusätzlichen Informationen wie Themen, Eigenschaften sowie optional Eingängen und Fristen versehen und in Dokumente abgelegt werden. Anschließend stehen sie für die weitere Zusammenarbeit zur Verfügung. Such- und Filtermöglichkeiten erleichtern es, abgelegte Dokumente wiederzufinden. Mit Bescheidmanagement können digitale Bescheide und Dokumente (DIVA I/II) der Finanzverwaltung direkt in den Dokumentenkorb abgerufen werden.

Auch die kanzleiinterne Abstimmung lässt sich direkt in der Anwendung organisieren. Über Unterhaltungen können Mitarbeitende Nachrichten zu einem bestimmten Thema austauschen und gezielt weitere Personen benachrichtigen. So werden Informationen dort zusammengeführt, wo sie für die folgende Bearbeitung benötigt werden. 

Mit Aufgaben lassen sich Zuständigkeiten und Termine strukturiert organisieren. So wird nachvollziehbar, wer welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt übernimmt. Mit der in den Aufgaben zu findende Checkliste kann zudem sichtbar gemacht werden, welche Arbeitsschritte innerhalb einer Aufgabe noch offen sind. 

Die Fristverwaltung verhindert, dass Fristen, wie z. B. das Einspruchsdatum, versäumt werden. Außerdem ermöglicht es eine gesetzeskonforme Ein- und Ausgangsdokumentation.

DATEV Kanzleimanagement wird die bestehenden DATEV Eigenorganisationslösungen schrittweise ablösen. Mit der Umstellung auf die neuen DATEV Kanzleimanagementlösungen wird die Dokumentenablage unter der Bezeichnung „Dokumente" im Modul "Kommunikation“ zu finden sein. Der Programmteil „Post, Fristen und Bescheide“ werden dann als „Eingänge, Fristen und Ausgänge“ direkte Bestandteile von DATEV Kanzleimanagement.

Die Umstellung erfolgt bewusst nicht für alle Kanzleien gleichzeitig.  Welcher Zeitraum für eine Kanzlei vorgesehen ist, hängt unter anderem von ihrer individuellen Nutzung anstehenden Produktumstellungen sowie weiteren technischen und organisatorischen Voraussetzungen ab. DATEV informiert betroffene Kanzleien in der Regel sechs Monate im Voraus über ihren persönlichen Umstellungszeitraum.

Damit bleibt genügend Zeit, sich mit der neuen Arbeitsweise auseinanderzusetzen, organisatorische Fragen zu klären und die notwendigen Vorbereitungen vorzunehmen.

Für Kanzleien, die heute DATEV Eigenorganisation nutzen, bedeutet die kommende Umstellung eine Veränderung in den Prozessen. So werden offene Aufträge selbstverständlich mit in die neue Anwendung übernommen, sodass kein Informations- oder Arbeitsstandverlust eintritt. 

Gleichzeitig lohnt es sich, bereits vor der eigentlichen Umstellung die eigenen Prozesse zu betrachten: Wo existieren unterschiedliche Arbeitsweisen? Welche Standards gibt es bereits? Und wo könnten Aufträge, Leistungen und Zuständigkeiten künftig klarer strukturiert werden? 

Nutzen Sie die Zeit bis zum Umstieg, um sich mit DATEV Kanzleimanagement und dem auftragsbasierten Arbeiten vertraut zu machen und Ihre Kanzleiprozesse auf die kommenden Veränderungen vorzubereiten.