Technologie und Prozesse

Haben Sie manchmal den Eindruck, dass die Arbeit in der Kanzlei effizienter sein könnte? Dass die Prozesse nicht ganz rund laufen? Ziel sollte es sein, Prozesse so abzubilden, dass Unterlagen möglichst digital von den Mandanten zur Verfügung gestellt werden, in der Kanzlei digital bearbeitet und den Mandanten wieder digital bereitgestellt werden. Denn jeder Medienwechsel kostet Aufwand und Zeit. Oft wird das als störend im Arbeitsablauf wahrgenommen, aber im Allstagsstress dann irgendwie hingenommen bis man sich sogar irgendwann daran gewöhnt. 

Schaffen Sie durchgängig digitale Prozesse – ohne Unterbrechungen
DATEV hilft Ihnen, Ihre aktuellen Prozesse zu durchleuchten. So lässt sich feststellen, wo und wie manche Arbeitsschritte wirtschaftlicher und wirksamer sein könnten. Ein reibungsloser digitaler Arbeitsablauf setzt jedoch mehr voraus als nur die passende Software:

• Er erfordert auch einen verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten. Beschäftigen Sie mehr als 20 Mitarbeitende, die mit solchen Daten arbeiten, sind Sie gesetzlich verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. 
• Unsere Datenschutzberatung bietet Ihnen hierbei die nötige Sicherheit – von der rechtssicheren Dokumentation über individuelle Handlungsempfehlungen bis hin zur Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen.
  
• Ebenso wichtig wie der Datenschutz ist eine leistungsfähige IT-Infrastruktur. Denn nur wenn Systeme stabil, sicher und effizient aufgestellt sind, können digitale Prozesse ihr volles Potenzial entfalten. Die IT-Beraterinnen und -Berater von DATEV stehen Ihnen mit fundiertem Fachwissen zur Seite und entwickeln gemeinsam mit Ihnen passgenaue Lösungen für Ihre Kanzlei.

DATEV hilft Ihnen, bestehende Prozesse und Technologien gezielt zu analysieren und weiterzuentwickeln. 

Ein Beispiel dazu:

Ausgangslage

• In einer Steuerkanzlei mit zwei Standorten war die Ausgangssituation auf den ersten Blick vielversprechend: Viele Teilprozesse wurden schon verbessert, das IT-Portfolio war gut ausgebaut und die Verantwortlichkeiten waren klar geregelt. Das Vergütungssystem war transparent und nachvollziehbar.
• Bei genauerer Betrachtung zeigten sich jedoch Schwächen in der Einheitlichkeit: Die Prozesse unterschieden sich je nach Standort, die Mitarbeitenden hatten teils unterschiedliche Vorgehensweisen und das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen war zeitaufwendig. Zudem war die Belegschaft bisher kaum aktiv in Optimierungsmaßnahmen eingebunden – ein zentraler Hebel blieb damit ungenutzt.

Prozesse verbessern

• Um diese Herausforderungen anzugehen, wurde ein internes Projektteam gegründet und professionelle Projektstrukturen in der Kanzlei etabliert. Der Startschuss fiel mit einem motivierenden Kick-off-Event für alle Mitarbeitenden. Unter dem Motto „24 Stunden als Chef – was würde ich tun?” wurden ein Perspektivwechsel angeregt und erste Impulse gesammelt.
• In der Folge durchlief die Kanzlei ein umfassendes Prozessoptimierungsprojekt mit DATEV über sämtliche Arbeitsbereiche. Ein entscheidender Erfolgsfaktor waren die dauerhaften Teilprozessverantwortlichen, die benannt und aktiv in das Tagesgeschäft eingebunden wurden. Parallel dazu nahm das Projekt Kurs auf eine Qualitätsmanagement-Zertifizierung, die von Anfang an als Ziel definiert war.

Neue Motivation und Zertifizierung

• Der Erfolg ließ nicht auf sich warten: Die Kanzlei wurde mit dem DStV-Qualitätssiegel ausgezeichnet – ein sichtbares Zeichen für gelebte Qualität. Im Laufe des Projekts wurden zudem viele Verbesserungspotenziale aufgedeckt, oft ganz nebenbei: etwa durch gezielte Schulungen zum effizienteren Einsatz vorhandener Software oder durch das Schließen von Prozessbrüchen im Controlling.
• Besonders bemerkenswert war aber der Wandel im Teamgeist. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nahmen die Veränderungen nicht nur an, sondern gestalteten sie aktiv mit.  Diese neue Art der Zusammenarbeit beschleunigt nun auch immer wieder weitere Veränderungsprojekte, die durch die vielen Möglichkeiten der Digitalisierung entstehen.