Herr Krüger, was war Ihre Motivation, die EQ-Beratung Rechnungswesen in Anspruch zu nehmen?
Gert Krüger: Das war ein Vorschlag unserer Kundenverantwortlichen Andrea Mergel. Von unseren 15 Mitarbeitenden sind elf mit Buchführung befasst, viele per Remote-Arbeitsplatz. Teilweise gab es da sehr unterschiedliche Wissensstände. Unser Wunsch war, dass alle mit demselben Wissenstand und auf derselben Basis arbeiten können.
Wie verlief die Beratung?
Vor dem Beratungstermin bei uns in der Kanzlei haben sich die Mitarbeiter darauf vorbereitet und alleBuchführungen noch einmal angeschaut.
Mit unserem DATEV-Berater Herrn Mathei hatten wir dann zwei Online-Termine, einen Vor-Ort-Termin und zwei Reviews. Herr Mathei war für uns ein Glücksgriff, denn er ist sofort dorthin gegangen, wo es wehtut.
Die ISWL Mandantenanalyse fand online per Teams statt. Der DATEV-Berater hat dabei die eingesendeten Daten von den Mandanten analysiert. Wir konnten sehen, was wie und wo von uns genutzt wird, wie z. B. die Bearbeitungsgänge in DATEV Unternehmen online aussehen und wo in der Kanzlei besonders hohe Bearbeitungszeiten entstanden sind. Wir haben außerdem festgestellt, dass wir noch nicht alle Optionen ausgeschöpft haben, die uns zur Verfügung stehen.
Es gibt Aha-Effekte, wenn man Ursachen erkennt, z. B., weil etwas mit den Schnittstellen nicht richtig funktioniert, weil viele Fehler mit übertragen werden oder durch eine manuelle Übertragung Fehler entstehen. Oder dass
auch manchmal schon vom Mandanten Fehler mitgeliefert werden.
Welche Maßnahmen wurden aus der Analyse abgeleitet? Haben Sie Beispiele?
Interessant war, dass wir altes Wissen, wie Lerndateien, in der Buchführung auffrischen konnten, mit neuem Wissen der Automatisierungsservices kombinieren konnten und so im Buchungskreislauf Bank teilweise 70 Prozent der Buchungen automatisiert bekommen.
Wir haben gelernt, auch tiefere, nicht so geläufige Programmfunktionen zu nutzen. Außerdem haben wir Testläufe mit dem Automatisierungsservice Rechnung und Bank intensiviert.. Sie ergaben sehr deutliche positive Effekte: teilweise 10- 15 Minuten weniger Bearbeitungszeit, manchmal hat sie sich sogar halbiert!
Dafür einige Tage Zeit zu investieren, ist es wirklich wert.
Hat sich durch die EQ-Beratung etwas bei Ihren Mandanten verändert?
Die Prozesse bei den Mandanten waren nicht involviert, sondern vor allem die Schnittstellen und die zugelieferten Daten. Viele arbeiten schon mit DATEV Unternehmen online, bei neuen Mandaten ist es der Normalfall. Aber für alle bildet ein solides Rechnungswesen die Basis für ihr Unternehmen.
Was ist Ihr Fazit, was würden Sie Kollegen empfehlen?
Wir Steuerberater haben ja viele Nebenaufgaben, beispielsweise die Geldwäscheprävention und Datenschutzthemen. Aber Buchführung und Jahresabschluss bilden immer die Basis. Jede Zahl muss korrekt erfasst werden. Eine EQ-Beratung ist eine gute Investition, und man hat mehr davon als man investiert.
Man muss zwar die ganze Mannschaft zusammenbringen, was für die Kanzleileitung auch anstrengend sein kann, aber das Ergebnis lohnt sich.
Die Kanzlei
Rittel Stange Krüger ist mit zwei Niederlassungen in Würselen und Berlin tätig, trägt das Label Digitale DATEV-Kanzlei, ist Teilnehmer am Innnovation-Circle.
Zwei Steuerberater arbeiten als Inhaber mit 15 Mitarbeitenden zusammen, die weit verstreut sind, teilweise in München und Hamburg. Vieles wird remote abgewickelt, was sich vor allem positiv bei den Eltern unter den Mitarbeitern bemerkbar macht, weil sie damit sehr flexibel arbeiten können.
Der Mandantenkreis ist gemischt und besteht hauptsächlich aus kleinen und mittelständischen Unternehmen.
MEHR ZUR EQ-BERATUNG
In der DATEV EQ-Beratung analysieren wir gemeinsam mit Ihnen die Situation Ihrer Kanzlei und erarbeiten Lösungen, die die Effizienz (E) in den Kernaufgaben verbessern und die Qualität (Q) in den Abläufen sicherstellen. Die optimierten Prozesse lassen sich in die neuen Cloud-Lösungen überführen – für mehr Effizienz heute und künftig.
DATEV EQ-Beratung Personalwirtschaft
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Ablauf der DATEV EQ-Beratung
In drei Schritten zur spürbaren Verbesserung