Planzahlen-Controlling

Starten Sie in der Buchführung von DATEV Kanzlei-Rechnungswesen auf gewohntem Weg die BWA-Planwerte (z. B. Auswertungen | Finanzbuchführung | BWA-Planwerte).

Um eine schnelle Planung auf Basis der Vorjahres-Ist-Werte durchzuführen, importieren Sie diese.

Diese Werte können Sie nun im laufenden Jahr individuell anpassen: durch Überschreiben der Zahlen in den einzelnen Monaten bzw. des Jahreswerts.

Eine weitere schnelle Planungsmöglichkeit ergibt sich durch prozentuale Veränderungen der Vorjahreswerte. Lassen Sie sich dazu das Ist-Vorjahr rechts über die kontextbezogenen Links anzeigen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Vorjahreswert und wählen Sie im Kontextmenü „Steigern in Folgejahre bis Ende“. Der ausgewählte Prozentwert verändert den Planwert im laufenden Jahr. Die Methode des Steigerns lässt sich auch auf eine Mehrfachauswahl einzelner BWA-Zeilen anwenden.

Wenn Sie detaillierter planen wollen, steht Ihnen die neue Funktion „Konten anzeigen / planen“ zur Verfügung. Damit können Sie beispielsweise die Planung der Umsatzerlöse auf Kontenebene angehen. Setzen Sie dazu rechts in den kontextbezogenen Links unter „Postenstruktur“ den Haken bei „Konten anzeigen / planen“.

Tipp: Weitere Neuerungen zu den BWA-Planwerten erfahren Sie im Hilfe-Video.

Für eine kompetente und umfassende Planung ist eine Zahlungsplanung unerlässlich. Vor allem Banken legen großen Wert auf eine gut aufbereitete Planung für die Kreditaufnahme.

Starten Sie dazu in den BWA-Planwerten (BWA01) über „Zahlungsübersicht öffnen“ die neue Cloud-Anwendung DATEV Analyse und Planung.

Beim Start werden die Ist-Daten und die vorhandenen BWA-Planwerte automatisch übernommen. Auf dieser Basis können Sie die weitere Planung vollständig in der Anwendung durchführen.

In der BWA01 können Sie die vorhandenen Erfolgswerte durch direktes Ändern bzw. Steigern anpassen. Die betriebliche Steuerberechnung, die Einstellungen zur Umsatzsteuer und die Erfassung von Zahlungsverläufen in der BWA haben direkten Einfluss auf die in der Zahlungsübersicht ausgewiesenen Zahlungen.

Darüber hinaus können Sie bestehende und geplante Kredite hinzufügen, um Ihre Mandantinnen und Mandanten bei der Planung von Investitionen und Kreditverhandlungen zu unterstützen.

Eine grafische Darstellung der wichtigsten Kennzahlen trägt zur Veranschaulichung bei.

Ein Export bzw. Import der Erfolgswerte in die BWA-Planwerte ist über eine csv-Datei möglich.

Erstellen Sie auf gewohntem Weg die regelmäßige Buchführung für Ihre Mandantin oder Ihren Mandanten.

Um aussagekräftige Informationen über die aktuelle wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu erhalten, ist eine Qualitäts-Buchführung Voraussetzung. Diese erreichen Sie durch zeitnahes Buchen auf Basis von vollständigen Belegen.

Zeitnahes Buchen fördert außerdem eine bessere Zusammenarbeit und generiert Beratungsansätze, die es Ihrer Mandantin oder Ihrem Mandanten ermöglichen, das Unternehmen nachhaltig zu steuern.

4.1. Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)

Die betriebswirtschaftliche Betrachtung und Steuerung eines Unternehmens basiert vor allem auf dem Zahlenmaterial der Finanzbuchführung. Die Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) unterstützen diese Analyse.

Sie haben mit Ihrer Mandantin bzw. Ihrem Mandanten vereinbart, dass Sie regelmäßig die wirtschaftliche Lage des Unternehmens analysieren und bei Bedarf aktive Hinweise geben?

In der BWA können Sie dafür beispielsweise die kurzfristige Erfolgsrechnung als Ausgangsbasis verwenden. Starten Sie auf gewohntem Weg den Aufruf der BWA (auf Basis von Kontenzwecken). Die kurzfristige Erfolgsrechnung wird für die gewählte BWA-Form bereits angezeigt. Die BWA vergleicht den aktuellen Buchungsmonat mit den kumulierten, aufgelaufenen Werten des aktuellen Jahres. Zur besseren Darstellung können Sie die Auswertung der BWA auch als Grafik ausgeben.

Tipp: Weitere Informationen zur BWA erfahren Sie im Hilfe-Dokument 1021364.

Um die Entwicklungen des laufenden Jahres noch besser beurteilen zu können, ist es sinnvoll, auch die Werte des Vorjahres in die Analyse einzubeziehen. Im Fenster „Auswertungen“ wählen Sie dazu „Vorjahresvergleich“ aus.

Neben dem Vorjahresvergleich bietet sich auch ein Vergleich mit den geplanten Werten an. Dieser ist gegenwartsbezogen und damit aussagekräftiger als ein Vergleich mit Vergangenheitswerten. Sie erkennen damit zeitnah, ob sich das Unternehmen noch auf dem geplanten Weg befindet. Aus einem vergangenheitsbezogenen „Reagieren“ wird ein gegenwartsbezogenes „Agieren“.

Den „Soll-Ist-Vergleich“ finden Sie ebenfalls im Fenster „Auswertungen“. Dargestellt werden die Ist-Werte, die Plan-Werte und die Abweichungen (absolut und prozentual). So erkennen Sie leicht, ob die vorgegebenen Werte erreicht wurden bzw. wie groß die Abweichungen sind.

4.2 DATEV Frühwarnservice

Die Möglichkeit frühzeitig betriebswirtschaftliche Auffälligkeiten zu erkennen, bietet ebenfalls die Cloud-Anwendung DATEV Frühwarnservice, der erste Analyseservice von DATEV Analyse und Planung.

Starten Sie hierzu den Frühwarnservice in Kanzlei Rechnungswesen über Auswertungen | Finanzbuchführung | Frühwarnservice. Die aktuellen Buchhaltungsdaten werden automatisch beim Öffnen des Frühwarnservices auf Unstimmigkeiten in der BWA und den Kennzahlen aus den Bereichen Erfolg, Bilanz und Liquidität überprüft. Die Prüfung kann für Bilanzierer, Mandate mit Einnahmenüberschussrechnung und Branchenpaket Ärzte/ Zahnärzte (EÜR) genutzt werden. 

Es werden Ihnen nur die Sachverhalte als Auffälligkeit angezeigt, die den vordefinierten Schwellenwert überschreiten. Die Vergleichsart, mit dem der aktuelle BWA-Wert verglichen werden soll, kann individuell eingestellt werden. Außerdem ist es möglich, Schwellenwerte mandantenspezifisch anzupassen. Dadurch ist eine individuelle Überprüfung der Buchhaltungsdaten möglich, um potenzielle Risiken zeitnah zu identifizieren und entsprechend zu reagieren.

Welche Posten der BWA und Kennzahlen anhand von Schwellenwerten geprüft werden können, erfahren Sie im Hilfe-Dokument Kriterien DATEV Frühwarnservice..

Um die auffällig markierten Sachverhalte genauer zu prüfen, gibt es eine Detailansicht im DATEV Frühwarnservice. Eine grafische Darstellung des zeitlichen Verlaufs unterstützt Sie und Ihre Mandanten bei der genaueren Analyse.

Die Detailansicht des gewünschten Sachverhalts können Sie über ">" oder über "Details anzeigen" öffnen. Hier können alle betroffenen Konten der Auffälligkeit eingesehen, sortiert und analysiert werden.

4.3 Mandantenunternehmen mit Branche vergleichen

Die BWA-Analyse hat Ihnen bereits Entwicklungen aufgezeigt. Um diese besser einzuordnen, können Sie die Stärken und Schwächen des Mandantenunternehmens im Vergleich zu anderen Unternehmen der Branche ermitteln. Nutzen Sie dazu die Branchenauswertungen.

Dabei haben Sie die Möglichkeit, die Auswertung nach branchenspezifischen, gesellschaftsrechtlichen oder geografischen Kriterien zu unterteilen. So erhalten Sie ein präzises Gesamtbild des Mandantenbetriebs und erkennen schnell, ob und wo Handlungsbedarf besteht.

Sie starten die Branchenauswertungen über Auswertungen | Finanzbuchführung | Branchenauswertungen.

Schon installiert: Die Branchenauswertungen (Modular und Standard) sind ein Zusatzmodul zu den DATEV Rechnungswesen-Programmen. Eine Bestellung ist nicht notwendig, da das Zusatzmodul automatisch mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen installiert wird. Mit der ersten Anschaltung an das DATEV-Rechenzentrum, um Durchschnittswerte abzurufen, wird ein Vertrag angelegt. Weitere Infos finden Sie unter go.datev.de/branchenauswertungen.

4.4 Steuervorauszahlungen prüfen

Auf Basis der Buchhaltungsdaten wird analysiert, wie sich die Steuervorauszahlungen entwickeln. Starten Sie hierzu die Cloud-Anwendung DATEV Steuervorauszahlungen in Kanzlei-Rechnungswesen über | Finanzbuchführung auswerten | Steuervorauszahlungen.

Die Steuervorauszahlungen für Einkommensteuer und Gewerbesteuer (letzteres nur Berlin, Hamburg und Bremen) werden direkt aus dem Programm Steuerkonto online übernommen. Für die Gewinn- und Steuerprognose werden die aktuellen Werte mit der bisherigen Festsetzung verglichen. So erhalten Sie einen detaillierten Überblick, der aufzeigt, ob ein Anpassungsantrag sinnvoll ist. Dieser Antrag kann dann direkt aus der Anwendung gestellt werden.

Besprechen Sie nun mit Ihrer Mandantin bzw. Ihrem Mandanten die Erkenntnisse, die Sie aus der Analyse gewonnen haben. Zeigen Sie im Gespräch auf,

• wie sich die wirtschaftliche Lage entwickelt hat,
• welche möglichen Ursachen sind dafür erkennbar und
• welche Stellschrauben Sie für eine Veränderung empfehlen können.

Dafür ist der Controllingreport ideal, da er deutlich über die Aussagen der klassischen BWA hinausgeht und tiefer gehende Analysen bietet. Sie starten den Controllingreport in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen in der Übersicht „Buchführung“ im Ordner „Finanzbuchführung auswerten“.

Mit folgenden BWA-Formen lässt sich der Controllingreport aufbereiten:

• BWA-Form 1 (DATEV-BWA) und BWA-Form 51 (Kapitalflussrechnung) für Bilanzierer
• BWA-Form 4 (Controllingreport-BWA) für Bilanzierer
• BWA-Form 7 (Controllingreport-BWA E/A) für Einnahmenüberschussrechner
• BWA-Form 51 (Kapitalflussrechnung)

Mit Kennzahlen, Trends und Grafiken auf Basis der laufenden Finanzbuchführung bringt der Controllingreport die wirtschaftliche Situation des Unternehmens auf den Punkt. Auffälligkeiten werden optisch hervorgehoben und lassen sich damit frühzeitig erkennen.

In den Controllingreport fließen auch die Planzahlen aus den BWA-Planwerten (in der Auswertung „Planerreichung“) sowie Informationen über die Branchenwerte ein (in der Auswertung „Branchenauswertung“).

Softwareangebote

• Analyse und Planung
• Branchenauswertungen
• Steuervorauszahlungen
• Kanzlei-Rechnungswesen (inkl. Controllingreport)

Unterstützungsangebote

• DATEV Hilfe-Video: DATEV Frühwarnservice 
• DATEV Hilfe-Video: DATEV Steuervorauszahlungen
• Fachbuch: DATEV BWA, Controllingreport und Frühwarnservice
• Online-Seminar: Einstieg in die DATEV-Planungstools