1. Einführung in den Kassenbereich und rechtliche Grundlagen

Der Gesetzgeber erwartet von den Unternehmen formell richtig geführte Kassen.

In diesem Schritt informieren wir Sie über die rechtlichen Grundlagen und Voraussetzungen der Kassenauswahl und Kassenführung. Mehr Informationen dazu finden Sie hier:

Fachliteratur

2. Kriterien der Kassenauswahl

Die Auswahl des richtigen Kassensystems ist ein wichtiger Grundstein für eine optimale Kassenführung.

Im Vorfeld ist zu klären, welche Geschäftsprozesse und Anforderungen im Unternehmen vorhanden sind. Aus diesen unternehmerischen Anforderungen ergibt sich ein Pflichtenheft zur Anschaffung eines Kassensystems.

  • Gutscheine (Einzweck – Mehrzweck)
  • Bestellungen
  • Verwaltung von Forderungen / Lieferscheine
  • Privatentnahmen – Privateinlagen
  • Online / POS Strategie
  • Welche Zahlarten sollen erlaubt sein, inkl. Abgleich
  • Sonderkasse
  • Umsatzsteuerliche Sachverhalte (13b – Sachverhalte etc.)

3. Kasseneinrichtung / Programmierung

Die Ersteinrichtung nimmt der Kassenaufsteller vor. Die Einrichtung der Kasse sollte der Steuerberater begleiten, um direkt alle steuerrechtlichen Aspekte und Erfahrungen mit einzubringen.

Die Dokumentation der Kasseneinrichtung ist ein Teil der Verfahrensdokumentation und sollte daher im Vorfeld beachtet werden. Hierbei hilft Ihnen die DATEV-Lösung "Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation“. Mithilfe einer Datenprüfung kann im Nachgang die Programmierung der Kasse überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

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Beratung und Schulung vor Ort

4. Kassenführung

Eine fehlerfreie Bedienung der Kasse führt bei einer Kassen-Nachschau und Kassenprüfung zu keinen Beanstandungen.

Mit unserem Angebot lernen Sie, die Kasse richtig zu bedienen, Fehler frühzeitig zu erkennen (Datenprüfung) und in Zukunft zu vermeiden.

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DATEV-Fachbuch

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5. Kassenarchiv online und Datenweitergabe nach Kassenbuch Online

Mit der Erstellung des Kassenabschlusses an der elektronischen Registrierkasse werden die Kassendaten automatisch in DATEV Kassenarchiv online archiviert und weiter an DATEV Kassenbuch online übertragen.

Von dort können die Kassendaten als Buchungsvorschläge in die Finanzbuchführung geholt und verbucht werden. Voraussetzung für diesen digitalen Prozess ist, dass der Kassenhersteller die Schnittstelle nach DATEV Kassenarchiv online im erforderlichen Format umgesetzt hat.

DATEV MeinFiskal

Kassenhersteller finden Sie hier (mit der erforderlichen Schnittstelle nach DATEV Kassenarchiv online)

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6. Buchung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen

Täglich buchen Sie als Unternehmer die Tagessummen aus dem Kassenbuch manuell ein oder übernehmen die Daten aus dem DATEV Kassenbuch online, die durch das Kassensystem automatisiert vorbelegt worden sind.

Um diese großen Datenmenge vollautomatisch einspielen und von dem Steuerberater prüfen zu können, bieten wir Ihnen eine große Auswahl an Lösungen an:

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7. Verfahrensdokumentation

Alle sprechen davon, aber was genau wird verlangt? Alle Themen die in diesem Pfad aufgeführt sind und mit dem Mandanten besprochen und umgesetzt wurden, müssen in der Verfahrensdokumentation hinterlegt werden.

Technische und organisatorische Prozesse sind zu dokumentieren. Darunter fallen folgende Schwerpunkte:

  • Allgemeine Beschreibung – Aufbauorganisation und Überblick über genutzte Kassensysteme und Einsatzorte.
  • Anwenderdokumentation – Ein Teil wird vom Hersteller bzw. Händler geliefert, ebenso müssen auch Prozesse beschrieben werden, wie z. B. Wie werden Fehlbeträge gebucht oder auch Stornos erfasst?
  • Technische Systemdokumentation – dieses technische Handbuch liefert der Kassenhändler und der zuständige EDV-Partner.
  • Betriebsdokumentation – Dokumentation der ordnungsgemäßen Anwendung der Kassenführung – z. B. wer ist zuständig für die Erfassung der Geschäftsvorfälle an der Kasse.
  • Kassier-Anweisung – Funktionen der Kassen, wie gehe ich vor, wenn die Kasse ausfällt oder wie wird die Kasse täglich abgerechnet? Gemeinsam als Berater legen Sie diese Kriterien mit Ihren Mandanten fest.

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8. Wenn der Prüfer mit dem Laptop kommt

Wie empfehlen Ihnen als Steuerberatungskanzlei, die Daten Ihrer Mandanten zu prüfen. Nehmen Sie sich die Zeit und gehen Sie die Kassendaten durch. Fällt Ihnen etwas fehlerhaftes auf, kann das direkt und im Vorfeld behoben werden.

Mit unserem Angebot lernen Sie, die Kasse richtig zu bedienen, Fehler frühzeitig zu erkennen (Datenprüfung) und in Zukunft zu vermeiden. Wünscht sich ein Mandant eine Prüfung und Sie kommen zeitlich nicht dazu oder es ist sehr dringend? Auch hier unterstützen wir Sie gerne. Wir als DATEV prüfen die Daten und geben diese zurück an Sie.

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