Fragen und Antworten rund um die Benutzerlizenz und Kontakt

Wieso wird die Lizenzierung umgestellt?

Im Rahmen der Portfolioentwicklung bei DATEV werden die On-Premises-Anwendungen – Software, die vor Ort installiert wird – sukzessive durch DATEV-Cloud-Anwendungen ersetzt. Das erfordert eine Vereinheitlichung der Lizenzierung für beide Welten. Die Benutzerlizenz ermöglicht dabei ein durchgängiges Arbeiten mit den beiden Produktlinien.

Was ist neu an der benutzerbasierten Lizenzierung?

Nicht mehr die Anzahl der PCs ist entscheidend, sondern die Anzahl der Personen. Das Video Zukunft der Lizenzierung bei DATEV veranschaulicht, warum DATEV die Benutzerlizenz eingeführt hat.

Welche Anwendungen werden umgestellt?

Die Umstellung auf die Benutzerlizenz betrifft DATEV-Anwendungen, die heute schon lizenziert werden. Die Netzlizenz sowie PC-Lizenz werden durch die Benutzerlizenz Einzelanwendung, die Betriebsstättenlizenz durch die Benutzerlizenz Set und die Generallizenz durch die Benutzerlizenz unbegrenzt abgelöst.

Im DATEV Lizenz-Umstellungsassistent sind alle Anwendungen gelistet, die von der Umstellung betroffen sind. Nicht betroffen von der Umstellung sind u. a. DATEV Unternehmen online sowie DATEV-Cloud-Services wie Belege online oder DATEV Personal.

Wird es generell teurer, wenn DATEV auf die Benutzerlizenz umstellt?

Während der Umstellung gelten die gleichen Produkt-Preise für beide Lizenzmodelle. Das bedeutet, die Preise für die Benutzerlizenz Einzelanwendung entsprechen den Preisen der Netzlizenz und die Preise für die Benutzerlizenz Set entsprechen den Preisen der Betriebsstättenlizenz. Ihre Lizenzkosten ändern sich in der Regel nicht, wenn die Anzahl der Lizenzen und Ihre Produkt-Nutzung unverändert bleiben.

Die DATEV-Preisliste finden Sie wie gewohnt unter datev.de/preisliste.

Wenn Sie Sie detaillierte Preisauskünfte benötigen, nutzen Sie bitte das Kontaktformular.

Wird es durch die Benutzerlizenz teurer, was Teilzeitkräfte angeht?

Mit der Benutzerlizenz Set ist das komfortable Teilen von Lizenzen möglich. In der Regel muss die Anzahl der Lizenzen nicht erhöht werden. Abhängig vom Nutzungsverhalten kann ein Mehrbedarf an Lizenzen entstehen. In dem Fall würden sich die Lizenzkosten erhöhen.

Die Benutzerlizenz Einzelanwendung ist jeder Person fest zugeordnet. Es kann zu Mehrbedarf an Lizenzen kommen, wenn sich Mitarbeitende bisher eine Netzlizenz geteilt haben. Die Anzahl der Lizenzen kann optimiert werden. Generell kann die Benutzerlizenz Einzelanwendung während der Vertragslaufzeit beliebig oft anderen Personen zugewiesen werden.

Was passiert mit den bisherigen Lizenztypen?

DATEV kündigt zum 31.12.2027 die Verträge mit den bisherigen Lizenztypen Betriebsstättenlizenz, Netzlizenz, PC-Lizenz, Betriebsstättenlizenz (Fall) und Generallizenz. Das bedeutet, dass die entsprechenden Verträge zwischen Ihnen und DATEV zum 31.12.2027 enden, falls Sie diese bis zu diesem Termin nicht auf die entsprechende Benutzerlizenz umstellen. Welche Verträge davon betroffen sind, finden Sie unter https://apps.datev.de/vertragsuebersichten-online/.

Wann kann ich auf die neue Benutzerlizenz umstellen?

Der Umstellungszeitraum beginnt ab Oktober 2025 und endet zum 31.12.2027. Zusätzlich werden Sie nach und nach von uns zur Lizenz-Umstellung aufgefordert. Die Lizenz-Umstellung wird einmalig für alle Anwendungen über alle Standorte der Kanzlei hinweg durchgeführt.

Worauf muss ich bei der Umstellung achten?

Für eine zügige Umstellung empfehlen wir Ihnen die Checkliste zur Vorbereitung auf die Lizenz-Umstellung Benutzerlizenz.

Mit dem DATEV Lizenz-Umstellungsassistent geben wir Ihnen ein Werkzeug an die Hand, das Sie Schritt für Schritt durch die Umstellung der Lizenzierung führt.

Die Umstellung kann unabhängig davon durchgeführt werden, ob zu diesem Zeitpunkt DATEV-Anwendungen in Ihrer Kanzlei bzw. Ihrem Unternehmen genutzt werden. Sie können die Umstellung jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortführen. Die bis dahin getroffenen Einstellungen bleiben erhalten.

Im Nachgang können Sie Ihre Lizenzen jederzeit bequem über die Lizenzverwaltung online anpassen.

Die Umstellung auf die Benutzerlizenz ist unumkehrbar.

Wie unterstützt die Benutzerlizenz Set flexibles Arbeiten?

Mit der neuen Benutzerlizenz Set ist es möglich Lizenzen dynamisch zuzuordnen. Durch das Teilen einer Benutzerlizenz Set können mehrere Mitarbeitende eine Lizenz nutzen, vergleichbar mit der Betriebsstättenlizenz.

Wie kann ich Lizenzen teilen?

Eine Lizenz wird von mehreren Personen geteilt, indem sie den entsprechenden Personen im DATEV Lizenz-Umstellungsassistent oder nach der Lizenz-Umstellung in der Lizenzverwaltung online einmalig dynamisch zugeordnet wird. Die geteilten Lizenzen werden täglich automatisch neu vergeben. Sobald Mitarbeitende die Lizenz nicht mehr benötigen, können sie diese tagsüber manuell wieder freigeben. So können weitere Mitarbeitende die nun wieder freie Lizenz nutzen.

Siehe hierzu Hilfe-Dokument Nr. 1040054 - Benutzerlizenz Set - dynamische Lizenzzuordnung und Freigabe von Lizenzen.

Welche Möglichkeiten zur Freigabe von dynamisch zugeordneten Lizenzen gibt es?

Wenn Sie mit beiden Produktlinien – Software, die vor Ort installiert wird und DATEV-Cloud-Anwendungen – arbeiten, empfehlen wir die Freigabe über die BenutzerlizenzFreigabe.exe. Diese erreichen Sie über das Windows Startmenü. Siehe hierzu Hilfe-Dokument Nr. 1040054 - Benutzerlizenz Set - dynamische Lizenzzuordnung und Freigabe von Lizenzen.

Wenn Sie ausschließlich DATEV-Cloud-Anwendungen nutzen, können Sie die Lizenzen unter „Meine Lizenzen verwalten“ in der Lizenzverwaltung online freigeben.

Alternativ werden die dynamisch zugeordneten Lizenzen über Nacht entzogen, damit sie am nächsten Tag wieder verfügbar sind.

Mitarbeitende, denen eine dynamische Lizenz zugeordnet ist, bekommen eine Rückmeldung, sobald diese manuell entzogen wurde. Andere Benutzer bekommen keine Benachrichtigung.

Warum werden dynamisch zugeordnete Lizenzen nicht automatisch freigegeben, z. B. beim Herunterfahren des Rechners?

Im Markt wird die Lizenzform der Benutzerlizenz auch Named-User-Lizenzierung genannt. Hier ist die feste Zuordnung von Lizenzen zu Personen üblich. Dem genossenschaftlichen Gedanken entsprechend, kamen wir bei der Entwicklung der Lösung unseren Kundenwünschen entgegen. Damit möchten wir Ihnen mehr Komfort bieten als bei einer herkömmlichen, am Markt befindlichen Named-User-Lizenzierung.

Bei DATEV-Cloud-Anwendungen gibt es keinen einheitlichen Zeitpunkt, an dem für alle Mitglieder sowie Kundinnen und Kunden eindeutig feststeht, dass die Lizenzen nicht mehr verwendet werden. Vorgänge wie das Herunterfahren des Rechners oder das Schließen des WTS können nicht als klares Ende der Nutzung gewertet werden. Eine Lizenz kann außerdem auf mehreren Geräten gleichzeitig eingesetzt werden. Dadurch kann das Ende der Nutzung nicht eindeutig bestimmt und auch die anschließende Freigabe der Lizenz nicht eindeutig ermittelt werden.

Ist es erforderlich, jeder Person eine Benutzerlizenz zuzuordnen, die mit der Anwendung arbeiten möchte?

Bei der Benutzerlizenz Einzelanwendung ist die feste Zuordnung die Voraussetzung für die Nutzung der Anwendung. Bei der neuen Benutzerlizenz Set, kann die Lizenz fest oder dynamisch zugeordnet werden. Die Standard-Zuordnung für alle Personen ist die dynamische Zuordnung. Dynamisch zugeordnete Lizenzen ermöglichen das Teilen einer Lizenz durch mehrere Mitarbeitende.

Siehe Hilfe-Dok. Nr. 1029955 und Hilfe-Video.

Wer kann Benutzerlizenzen verwalten?

Jede Person, für die in der Rechteverwaltung online das Recht Service-Anwendungen „Bestellen/Vertrags- und Personendaten verwalten“ vorhanden ist, kann über die Lizenzverwaltung online Benutzerlizenzen zuordnen oder entziehen.

Siehe Hilfe-Dok Nr. 9231080

Was ist der Benutzer-Zähler in der Benutzerlizenz Set?

Der Benutzer-Zähler (ehem. PC-Zähler) bestimmt, wie viele Personen zeitgleich auf das Set zugreifen dürfen. Ein Set kann dabei individuell zusammengestellt werden oder Sie wählen ein vordefiniertes Angebotspaket, wie DATEV Basis-Angebot oder DATEV Mehrwert-Angebot. Mit der Benutzerlizenz Set kann das Set standortübergreifend innerhalb einer Mitgliedschaft oder eines Unternehmens genutzt werden. Dabei ist es möglich, Personen fest oder dynamisch zuzuordnen. Die dynamische Zuordnung ermöglicht das Teilen der Lizenzen. Der Benutzer-Zähler gilt für jede DATEV-Cloud-Anwendung oder Software innerhalb des Sets (sowie derzeit der PC-Zähler für die Betriebsstätten-Lizenz).

Weitere Infos finden Sie im Hilfe-Dokument 1029951.

Wie kann ich den Benutzer-Zähler verändern?

Sie können den Benutzer-Zähler jederzeit über die Lizenzverwaltung online anpassen. Der Einstieg ist über die Vertragsübersicht oder über die Personenübersicht möglich. Um die Änderung vorzunehmen, klicken Sie auf das “Stift”-Symbol unter der Benutzerlizenz Set.

Detaillierte Informationen finden Sie im Hilfe-Dokument. Nr. 9263695

Hinweis:

Die Lizenzverwaltung online verwendet das Recht Service-Anwendungen: Bestellen/Vertrags- und Personendaten verwalten in der Rechteverwaltung online.

Was ist der Lizenz-Zähler in der Benutzerlizenz Einzelanwendung?

Der Lizenzzähler beschreibt die Anzahl der Benutzerlizenzen Einzelanwendung. Diese bestimmt, wie viele Personen die DATEV-Cloud-Anwendung oder Software nutzen können. Sie muss jeder Person fest zugeordnet werden.

Die Benutzerlizenz Einzelanwendung kann standortübergreifend innerhalb einer Mitgliedschaft oder eines Unternehmens genutzt werden.

Weitere Infos finden Sie im Hilfe-Dokument 1029950.

Wie kann ich den Lizenz-Zähler verändern?

Sie können den Zähler einer Anwendung jederzeit über die Lizenzverwaltung online anpassen. Der Einstieg ist über die Vertragsübersicht oder über die Personenübersicht möglich.

Eine Schritt-für-Schritt Anleitung finden Sie im Hilfe-Dokument 9263695.

Hinweis:

Die Lizenzverwaltung online und Service-Anwendungen online verwenden das Recht Service-Anwendungen: Bestellen/Vertrags- und Personendaten verwalten in der Rechteverwaltung online.

Wie kann ich den Lizenztyp ändern (z. B. Benutzerlizenz Einzelanwendung auf Benutzerlizenz Set)?

Die Änderung des Lizenztyps können Sie eigenständig über die DATEV Service-Anwendungen online vornehmen. Weitere Infos finden Sie im Hilfe-Dokument 1000833.

Hinweis:

Die Service-Anwendungen online verwenden das Recht Service-Anwendungen: Bestellen/Vertrags- und Personendaten verwalten in der Rechteverwaltung online.

Warum muss ich den DFÜ-Sammler zuordnen?

Für jeden betriebenen Kommunikationsserver erhalten Sie eine kostenlose Lizenz für den am Kommunikationsserver betriebenen DFÜ-Sammler. Mit dieser Lizenz kann der DFÜ-Sammler weiterhin die aus dem DATEV-Rechenzentrum geholten Daten automatisch an die Programme übergeben (Folgeverarbeitung).

Bitte ordnen Sie dem Vertrag „DFÜ-Sammler Lizenz“ unbedingt die Person zu, die den DFÜ-Sammler am Kommunikationsserver startet. Damit stellen Sie sicher, dass die Folgeverarbeitung erfolgen kann.

Wie ordne ich diesen richtig zu?

Eine genaue Anleitung für die korrekte Zuordnung finden Sie im Hilfe-Dokument 1038177.

Alternativ finden Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung auch in unserem Hilfe-Video.

Neben den verschiedenen Self-Service-Tools, die Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung stehen, können Sie auch den DATEV-Service kontaktieren.Alle Möglichkeiten hierzu finden Sie hier:Kontakt zum DATEV Service: go.datev.de/service-benutzerlizenz