Änderungen im Zahlungsprozess ab Oktober 2025

Die Infrastruktur für die VoP-Prüfung soll zum 5. Oktober 2025 zur Verfügung stehen. Von diesem Tag an werden die Banken bei elektronischen Überweisungen die Prüfung auslösen. Das Ergebnis wird in die Banking-Software des Zahlungsauslösers zurückgespielt und folgt einem Ampelsystem mit den Kategorien "Übereinstimmung" (Match -grün), "mit Abweichungen" (Close-Match – gelb) und "keine Übereinstimmung" (No-Match – rot). Die in Unternehmen mit der Zahlung betrauten Mitarbeiter werden es dann voraussichtlich mit der ein oder anderen gelben bzw. roten Ampel zu tun bekommen. Bereits im Vorfeld sollten sie Klarheit haben, wie dann damit umzugehen ist.

Die gute Nachricht vorweg: Nicht jede Abweichung wird auch gleich für eine gelbe oder gar rote Ampel sorgen. Groß- und Kleinschreibung, Umlaute, Sonder- und Satzzeichen, überflüssige Leerzeichen, Bindestriche oder andere Trennzeichen sollten sich nicht auf das Prüfergebnis auswirken. Gleiches gilt für Namenszusätze wie Dr. oder Prof. und für Gesellschaftsformen wie GmbH, KG, AG oder eV. Dennoch haben die Banken in der Handhabung der Entscheidung, welcher Grad der Abweichung zu einem Close-Match und dann zu einem No-Match führen, einen recht großen Spielraum. In den gesetzlichen Vorgaben gibt es lediglich Empfehlungen, wie ein VoP-Ergebnis ausfallen soll. Jede Bank kann die Prüfregeln aber selbst festlegen. Das gilt insbesondere bei der Definition des "Close-Match“.

Die VoP-Prüfung erfolgt gegen den Kontoführungsnamen, was bei einem abweichenden Zahlungsempfänger immer zu einem No-Match führt. Eine zentrale Rolle für das Ergebnis der Empfängerüberprüfung spielt die sogenannte "Levenshtein-Distanz". Vereinfacht erklärt gibt diese die minimale Anzahl der Zeichenänderungen an, die nötig sind, um vom angegebenen Zahlungsempfängernamen auf den bei der Empfängerbank hinterlegten Kontoführungsnamen zu kommen. So ist davon auszugehen, dass eine Levenshtein-Distanz von 1 oder 2 noch zu einem Close-Match führt. Das wäre beispielsweise der Fall, wenn ein Zahlungsempfänger Maier als Meier oder Meyer auftaucht. Bei einem Wert von 3 oder größer wird in den meisten Fällen aber voraussichtlich ein No-Match angezeigt. Das wäre etwa der Fall, wenn statt Maier der Name Huber im Empfängerfeld steht.

Einige Banken haben sich auch bereits geäußert, dass sie mit darüberhinausgehenden Regeln die Anzahl der No-Matches möglichst klein halten wollen. Eine solche Zusatzregel könnte etwa darin bestehen, dass bei einem gemeinschaftlichen Konto schon die Angabe eines der Inhabernamen als Match gewertet wird, oder bei einem Unternehmen auch einzelne Namenbestandteile der Firmierung bereits zu einem Close-Match führen. Bei Close-Matches wird dem Auslöser der Zahlung die korrekte Kontoinhaberbezeichnung mit zurückgespielt. Hier kann der Anwender also schnell prüfen, ob die Abweichung beispielsweise auf ein Vertippen oder eine Abkürzung zurückzuführen ist und ob es wahrscheinlich ist, dass es sich trotzdem um den gewünschten Zahlungsempfänger handelt. Bei einem No-Match meldet die Bank dagegen keinen Namen zurück. In diesem Fall ist eine Prüfung letztlich ausschließlich über den Kontakt mit dem Zahlungsempfänger möglich.

Die Empfängerüberprüfung ist ein zusätzlicher Schritt im Zahlungsprozess. Hinzu kommt, dass ihre Einführung auf eine Stichtagsumstellung hinausläuft, deren Auswirkungen zwar antizipiert, aber nicht umfänglich im Vorfeld getestet werden können. Der Gesetzgeber hat daher zumindest für Sammelüberweisung die Möglichkeit geschaffen, die Prüfung zu umgehen. Die Zahlungen werden dann im sogenannten Opt-Out gesendet. Das kann helfen, um gewisse Prozesse stabil und effizient zu halten, führt aber dazu, dass ein potenzielles Sicherheitsfeature nicht genutzt wird. Hier muss jeder Anwender für sich abwägen und entscheiden.

Ist bei größeren Sammelzahlungen die Empfängerüberprüfung gewünscht (Opt-in), sollten grundsätzlich auch Wartezeiten eingeplant werden. Die Banken sind zwar verpflichtet, das Prüfungsergebnis in wenigen Sekunden bereitzustellen, aber bei einem Auftrag mit 100 Zahlungen kann es voraussichtlich trotzdem etwas länger dauern. Diese Zeit gilt es von vornherein einzuplanen. Wem hier die Prozessgeschwindigkeit wichtiger ist, für den ist das beschriebene Opt-out eine Option.

Unabhängig vom Prüfergebnis, ergeben sich allein durch die Durchführung der VoP-Prüfung Anpassungen im Prozess. Bei buchungs- und rechnungsgesteuerten Zahlungsprozessen empfiehlt sich schon beim Anlegen eines Zahlungsempfängers etwas mehr Augenmerk darauf, dass der eingetragene Name stimmt. Wichtiger bleibt aber nach wie vor die korrekte IBAN. Die Prozessschritte beim Durchführen kreditorischer Buchungen und beim Erzeugen der Zahlungsvorschläge bleiben wie gehabt. Bei Zahlungsübermittlungen mittels EBICS- oder PIN/TAN-Verfahren durch die Kanzlei sollten jedoch im Vorfeld einige Abstimmungen mit den Mandanten getroffen werden: So ist grundsätzlich zu klären, ob Sammelzahlungen im Opt-in oder Opt-out übermittelt werden sollen. Außerdem muss abgestimmt sein, wie jeweils mit Close-Matches oder No-Matches umgegangen werden soll, die bei der VoP-Prüfung auftauchen. Das ist umso wichtiger bei Sammelzahlungen, die im Opt-in eingereicht werden, und bei denen einzelne Posten keinen Match erreichen.

Bei selbstbuchenden Unternehmen müssen diese Fragen ebenfalls vorab geklärt werden, wenn auch nur unternehmensintern. In vielen Fällen, beispielsweise wenn es sich um einen bekannten Lieferanten mit wiederkehrenden Zahlungen handelt, kann es sinnvoll sein, auch im Falle eines No-Match die Zahlung freizugeben und erst im Nachgang den Empfängernamen zu überprüfen und zu korrigieren. Wird eine Zahlung abgebrochen, um den korrekten Empfängernamen zu ermitteln und in den Stammdaten zu erfassen, führt dies zu unerwünschten Verzögerungen und Mehraufwand, weil der Zahlungsprozess dann noch einmal von Neuem angestoßen werden muss.

Etwas komplizierter wird es, wenn ein Unternehmen für bestimmte Zahlungen eine Vier-Augen-Freigabe festgelegt hat, und diese dann (etwa bei einer optionalen Opt-in Einreichung) mit einer VoP-Prüfung stattfindet. Zunächst wird dabei die Zahlung als Opt-in im EBICS-Verfahren an die Bank übertragen. Im Anschluss können alle Unterschriftsberechtigten die sogenannte veU-Liste (für verteilte elektronische Unterschrift) aufrufen und die Zahlung unterschreiben. Sobald die erforderlichen Unterschriften eingegangen sind, führt die Bank die Zahlung aus.

Auf den Lohnzahlungsprozess sind dagegen kaum Auswirkungen zu erwarten. Nach wie vor kommt es hier in erster Linie darauf an, dass die IBAN des Zahlungsempfängers stimmt. Die hundertprozentig korrekte Angabe der Kontoinhaberzeichnung ist hier nicht ganz so kritisch. Da Lohnzahlungen in der Regel im Sammelverfahren getätigt werden und die Empfänger dem Unternehmen bekannt sind, empfiehlt sich hier ein Opt-out, sodass die VoP-Prüfung entfallen kann. Der Prozess bleibt dann wie gewohnt. Auch bei Einzelzahlungen, bei denen die Empfängerüberprüfung verpflichtend durchgeführt wird, kann mit dem Ergebnis lockerer umgegangen werden, wenn es sich beim Gehaltempfänger nicht gerade um einen neuen Mitarbeiter handelt. Eine Bereinigung der Stammdaten im Nachgang ist aber auf jeden Fall sinnvoll, um künftig Irritationen zu vermeiden.

Ein bankenübergreifend verlässliches Match-Ergebnis ist bei der VoP-Prüfung nur dann gewährleistet, wenn der korrekte Kontoführungsname verwendet wird. Wer No-Match-Ergebnisse vor der Zahlung korrigieren möchte, kommt nicht umhin, die Zahlung abzubrechen, den korrekten Empfängernamen zu ermitteln und ihn in den Stammdaten zu ändern. Je nach Zahlungstyp geschieht dies in den Kreditoren-Stammdaten in Kanzlei-Rechnungswesen, in den Lieferanten-Stammdaten von DATEV Unternehmen online, in den Personal-Stammdaten der Lohn-Programme oder aber in einem Vorsystem beim Unternehmen. Anschließend muss die Zahlung neu erzeugt und erneut übermittelt bzw. bereitgestellt werden.

Ist dieser Aufwand gewünscht, muss im Vorfeld klar sein, wer, wann und wie sich um diese Schritte kümmert. Wichtig ist auch festzulegen, wer und wann welche Entscheidungen in Bezug auf unerwünschte VoP-Ergebnisse treffen kann. Ebenso muss festgelegt werden, in welchen Fällen Opt-in oder Opt-out bei der Einreichung von Sammelzahlungen gewählt werden soll. Neben dem entscheidungsberechtigten Personenkreis müssen auch die Bedingungen und Kriterien klar sein, wann Close-Matches oder No-Matches zur Stornierung eines Zahlungsauftrags führen sollen. Eine Möglichkeit ist hier, in Abhängigkeit von der Art der Zahlung, der Anzahl der Zahlungssätze oder dem Betrag Quoten festlegen, ab wie vielen No-Matches ein Sammelauftrag storniert werden soll.

Ein Kriterium dafür, ob im Fall eines No-Match eine Zahlung abgebrochen oder ausgeführt werden soll, könnte sein, ob es sich um einen neuen oder einen bereits bekannten Zahlungsempfänger handelt. Wenn in der Vergangenheit erfolgreich Zahlungen über die verwendete IBAN ausgeführt wurden, ist das Risiko eines Betrugs minimal. Bei abweichender IBAN kann die Prüfung hilfreich sein, ob der Zahlungsempfänger eine Änderung seiner Bankverbindung mitgeteilt hat. Wenn es sich um einen neuen Kontakt handelt, ist auf jeden Fall eine nochmalige Prüfung geboten, ob der verwendete Zahlungsempfängername mit dem auf der Rechnung übereinstimmt.

Die hier aufgeführten Überlegungen im Zahlungsprozess treffen natürlich auch die eigenen Kunden. Wer vermeiden möchte, dass diese ihre Zahlungen aufgrund einer negativen Empfängerüberprüfung abbrechen, sollte im Vorfeld alles dafür tun, dass sie mit dem korrekten Empfängernamen versorgt sind. Hier lassen sich über die Analyse der Zahlungsempfängerangaben in den eigenen Zahlungseingängen potenzielle Probleme entdecken und präventiv beseitigen. Kunden, bei denen hier Abweichungen zum bei der Bank hinterlegten Namen auffallen, sollten noch einmal aktiv auf den zu verwendenden Zahlungsempfängernahmen hingewiesen werden.

Allgemein ist auch eine Anpassung der Rechnungsvorlage um einen prägnanten Vermerk zum korrekten Zahlungsempfängernamen sinnvoll. Verwenden viele Kunden denselben abweichenden Namen, kann auch bei der Bank ein entsprechender Alias-Name beantragt werden. Dieser wird dann analog zum eigentlichen Namen als Match bewertet. Allerdings werden nicht alle Banken die Hinterlegung eines solchen Alias-Namens unterstützen, oder sie werden sie an eine Einzelfallentscheidung knüpfen.