„Die E-Rechnung macht das Leben leichter“

Für manche ist die E-Rechnung eine große Herausforderung, für andere eine lang erwartete Erlösung. Sicher ist, dass sie die Digitalisierung im Land voranbringen wird. Ganz sicher wird sie die Zusammenarbeit von Unternehmen mit ihren Steuerberatern enorm beschleunigen. Das weiß auch der Steuerberater Marco Gerstinger. Seine Kanzlei arbeitet seit Jahren konsequent digital. Er kennt sich bestens mit digitalen Prozessen aus. Die E-Rechnung sieht er als logischen Schritt in der Digitalisierung der Geschäftswelt.

"Die meisten denken, oh Gott, Digitalisierung, das ist höchst kompliziert. Nein, man muss einfach mal den ersten Schritt gehen", sagt Marco Gerstinger gelassen. In der Kanzlei in Willich, wo er mit 15 Mitarbeitenden und drei weiteren Partnern arbeitet, ist der analoge Mandant längst Geschichte. "Solche Prozesse sind heute nicht mehr darstellbar. Der Personalaufwand ist zu hoch und gute Leute sind rar." Die Umstellung auf die E-Rechnung war für ihn und sein Team keine Zäsur, sondern eher eine konsequente Weiterentwicklung. "Unsere Buchhaltungen laufen ohnehin über DATEV Unternehmen online. Der Empfang von E-Rechnungen war kein Problem. Auf der Ausgangsseite haben wir die Mandanten informiert und, falls nötig, Lösungen aufgezeigt wie die DATEV E-Rechnungsplattform oder Auftragswesen next. Das wird gut angenommen." Dabei profitiert die Kanzlei nicht nur intern von verschlankten Abläufen. Auch die Kommunikation mit Mandanten wird strukturierter. "Es ist ein Unterschied, ob man einer Rechnung nachtelefonieren muss oder ob sie mit einem Klick digital geprüft und freigegeben ist."

Was auf Kanzleiseite wie von selbst lief, hat auch für die Mandanten greifbare Vorteile. "Niemand muss mehr kuvertieren oder auf die Unterschrift des Berufsträgers warten." Gerstinger weiß, dass dies nicht nur Arbeitszeit spart, sondern auch Fehlerquellen ausschaltet: Medienbrüche, Zahlendreher, verlorene Belege. Alles Vergangenheit. "Die E-Rechnung macht die Rechnungsverarbeitung deutlich flüssiger. Früher mussten wir Daten oft manuell nacharbeiten, weil etwas nicht erkannt wurde. Das ist vorbei." Ein oft unterschätzter Faktor ist auch die Archivierung. "Früher haben wir Kisten ins Lager getragen. Heute archiviert das System alles automatisch. Und der Zugriff ist innerhalb von Sekunden möglich."

DATEV spielt für Gerstinger eine zentrale Rolle. Nicht nur, weil die Genossenschaft gerade mit ihrer E-Rechnungsplattform von sich reden macht. Auch bei der Schulung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat sich die Zusammenarbeit mit DATEV bewährt. Gerstingers Team trifft sich regelmäßig zu Schulungen mit externen Fachleuten, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. "Ein eigenes Briefing zur E-Rechnung haben wir auch gemacht, damit jeder weiß, worum es geht, und Mandanten informieren kann." Zusätzlich bietet DATEV mit DATEV Unternehmen online und Kanzlei-Rechnungswesen eine stabile Infrastruktur für eine moderne Kanzleiführung. "Wir nutzen bewusst die Lösungen, die uns DATEV bietet, weil sie durchdacht sind und weil sie einfach funktionieren."Die Einführung der E-Rechnung ist für viele Mandanten kein Selbstläufer. Gerstinger weiß das und setzt auf Aufklärung statt Druck. "Wir zeigen den Mandanten anhand ihrer eigenen Buchhaltung, wie viel einfacher es wird. Niemand ist Fan von Papier. Alle wollen das loswerden. Wir holen die Mandanten dort ab, wo sie stehen."
Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Betrieb drei oder dreihundert Rechnungen im Monat schreibt. "Auch Handwerker, von denen man es vielleicht nicht erwarten würde, sind sehr offen. Rechnungen schreiben ist für sie lästig. Mit der E-Rechnung geht das schneller und einfacher." Ein Beispiel aus seiner Praxis: Ein mittelständischer Handwerksbetrieb mit 25 Mitarbeitenden hat dank E-Rechnung und DATEV-Lösungen den administrativen Aufwand um 30 Prozent reduziert. "Die Zeitersparnis ist real. Und sie schafft Raum für das Wesentliche, die eigentliche Arbeit."

Die Geschichte der Digitalisierung beginnt nicht erst mit der E-Rechnung. "Ich erinnere mich an einen 80-jährigen Mandanten, der damals als erster Belege gefaxt hat. Das war damals digital", erzählt Gerstinger schmunzelnd. "Heute nutzen die gleichen Mandanten Unternehmen online." Digitalisierung ist demnach keine Frage des Alters, sondern der Einstellung. Viele Kanzleien schrecken vor der Umstellung zurück. Gerstinger kann das nachvollziehen, sieht aber auch den Trugschluss dahinter: "Der größte Fehler ist zu denken, dass man alles auf einmal ändern muss. Wir fangen mit dem ersten Schritt an. Und der besteht darin Belege hochzuladen. Und dann geht es Schritt für Schritt weiter." Dabei geht es auch um die emotionale Komponente. "Digitalisierung ist kein Projekt. Es ist eine Haltung. Wenn man das versteht, wird alles einfacher." Obwohl Gerstingers Kanzlei auch eigene E-Rechnungsberatungen anbietet, ergeben sich neue Gesprächsanlässe oft von selbst. "Im Rahmen unserer regelmäßigen Mandantengespräche sprechen wir sowieso darüber. Die E-Rechnung ist dann oft ein Thema, das ganz natürlich zur Sprache kommt."Mandanten schätzen dabei die Kompetenz ihrer Berater, gerade wenn es um technische Fragen geht. "Viele fragen: Kann ich vorkontieren? Muss ich das noch unterschreiben? Wie sicher ist das System?" Hier zeigt sich der Mehrwert digitaler Kanzleiarbeit: Prozesse werden transparenter und sicherer.

Ein interessantes Modell, das die Kanzlei von Marco Gerstinger anbietet, besteht darin, dass Mandanten direkt in der Kanzlei buchen können. "Wir haben eigene Räume eingerichtet, in denen Mandanten mit unserem System arbeiten können. Das hat viele Vorteile, wie etwa Datenschutz, Sicherheit und schnelle Unterstützung." Dieses Modell ist nicht nur effektiv, sondern auch beliebt. "Gerade bei kleinen Betrieben, wo im eigenen Unternehmen keine Ruhe für die Buchhaltung ist, ist das eine sehr gute Lösung." Die Kanzlei wird zum Dienstleistungszentrum, das weit über das klassische Steuerwesen hinausgeht. "Wir schaffen Räume für Zusammenarbeit, im wörtlichen Sinne." Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur ein technischer, sondern ein kultureller Wandel. "Wir sagen heute klar, dass neue Mandate digital mitarbeiten müssen. Papier nehmen wir nicht mehr an. Unsere Mitarbeitenden wollen das nicht, und der Aufwand ist einfach zu hoch."Dabei werden Ausnahmen gemacht, aber nur für langjährige Mandate, die absehbar bald enden. "Für solche Fälle digitalisieren wir den Papierordner eben selbst. Natürlich gegen entsprechendes Honorar." Der Druck zur Effizienz kommt dabei nicht nur von außen. "Wir suchen selbst permanent nach Wegen, wie wir Arbeit smarter gestalten können. Die E-Rechnung ist da ein starker Hebel."

Die E-Rechnung markiert einen wichtigen Schritt. "Sie bringt Klarheit in die Prozesse, gerade auch, weil Dinge wie die Unterschriftspflicht entfallen. Das spart enorm Zeit." Ein weiterer Blick in die Zukunft betrifft die Integration von Finanzverwaltung und Umsatzsteuerdaten. "Wenn das Finanzamt in den Datenfluss eingebunden wird, braucht es zentrale Plattformen. Dann wird auch die DATEV E-Rechnungsplattform relevanter. Noch ist es nicht so weit, aber wir wissen, dass es kommt." Die E-Rechnung ist da und sie bleibt. Kanzleien, die jetzt aktiv werden, sichern sich nicht nur Vorteile in der Effizienz, sondern auch in der Mandantenbindung. Oder, wie Marco Gerstinger es pragmatisch auf den Punkt bringt: "Hat nicht wehgetan. Und wer den ersten Schritt gemacht hat, will meist gleich weitergehen."Für Marco Gerstinger ist die E-Rechnung längst Alltag. Sie macht Abläufe schneller, sicherer und für alle Beteiligten einfacher. Da er diesen Satz so oft wiederholt hat, wirkt es fast wie einstudiert, im Kanzleialltag ist er aber gelebte Realität. Und so passt es am Ende doch ganz gut, dass der Steuerberater für einen Moment in die Rolle des Schauspielers schlüpft: Denn seine Botschaft sitzt. Die E-Rechnung macht das Leben leichter. Nicht nur im Drehbuch, sondern vor allem im echten Kanzleialltag.