Mit Herz und Haltung

Die Kanzlei mit Sitz in Essen ist ein echtes DATEV-Urgestein. Gegründet vor mehr als 55 Jahren, wird sie heute von Cedric van Beek und Madeleine Kaufels geführt. Mit einem Team, das wächst und mitzieht. Mit einem Mandantenstamm, der von kleinen Sportvereinen bis zu großen Genossenschaften reicht. Und mit einer Haltung, die klar ist: Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Sie ist der Weg zu mehr Qualität, besseren Prozessen und echter Zukunftsfähigkeit.

Das Führungsduo folgte einem klaren Plan und setzte ihn in vielen kleinen Schritten um: Kein Sprint, sondern ein kontrollierter Umbau sollte es sein. Es folgten der Wechsel auf virtuelle Server, der Aufbau einer volldigitalen Aktenstruktur, die Einführung von DATEV Unternehmen online – inklusive Mandanten-Onboarding. Die Digitalisierung war Chefsache, aber keine Einmannshow.

Entscheidend für den Erfolg war ein kluger Schachzug: Madeleine Kaufels’ Ehemann Marvin, fachfremd und technikaffin, wurde zum internen Digitalisierungsbeauftragten. Er kümmerte sich um Einrichtung, Schulung, Schnittstellen und Support. Das entlastete das Team und senkte die Einstiegshürden. „Marvin war unser Gamechanger“, sagt Kaufels. „Nicht, weil er Steuerrecht kann, sondern weil er die Dinge möglich gemacht hat.“

Natürlich lief nicht alles von Beginn an reibungslos. Es gab Mandanten, die sich weigerten, digitale Prozesse mitzugehen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zögerten. Prozesse, die zunächst mehr Aufwand bedeuteten, bevor sie sich rechneten. Und, ja: Die Kanzlei hat auch Mandanten verloren, die nicht mitziehen wollten oder konnten. Gerade bei Organisationen mit engagierten Ehrenamtlichen sei es nicht leicht, sich von einem Mandat zu trennen, sagt van Beek. „Da hängt oft viel Herzblut dran.“

Und doch sei der Schritt notwendig gewesen. „Wir sind kein Archiv für Chaos“, sagt Kaufels. „Wir beraten – und das geht nur, wenn wir verstehen, wie die Daten entstehen.“ Die Kanzlei analysierte darum nicht nur ihre eigenen Prozesse, sondern stieg tief in die Systeme ihrer Mandanten ein – vom Kassensystem im Kino bis zur Förderlogik einer Sprachhilfe-Initiative. Immer mit dem Ziel, gut funktionierende Automatismen zu schaffen. Immer mit dem Mut, Neues auszuprobieren.

Digitalisierung funktioniert nicht mit Software allein. Sie braucht Menschen, die sie leben. Das Team der Kanzlei musste lernen umzulernen. Anfangs waren viele Mitarbeiter skeptisch, misstrauisch gegenüber grünen Lampen und lernenden Systemen. „Wir mussten Vertrauen schaffen“, sagt Kaufels. „Und das heißt: zeigen, erklären, kontrollieren – immer wieder.“

Dazu kamen klare Strukturen, Schulungen, Checklisten und – ganz entscheidend – eine Kultur, in der Fehler erlaubt sind und Fortschritte gefeiert werden. „Heute jagen wir grüne Lampen“, sagt Kaufels. „Weil wir wissen, dass das unser Leben einfacher macht.“ Einmal pro Quartal schaut heute ein internes Kontrollteam über die Prozesse und gibt Rückmeldung, wo noch mehr geht. Ein externer Blick, systematisch eingebaut. „Digitalisierung ist kein Zustand – sondern eine Haltung“, sagt van Beek. „Und man braucht jemanden, der die PS auf die Straße bringt.“

Heute ist die vBK Steuerberatungsgesellschaft weitgehend digitalisiert. Fast alle Mandanten nutzen DATEV Unternehmen online oder kompatible Schnittstellen. Ein Verein mit mehr als 2.000 Mitgliedern läuft bereits vollständig papierlos. Die durchschnittliche Erfassungszeit bei einer gemeinnützigen Organisation sank von acht auf zwei Stunden – nur durch die Automatisierung.

Auch das Label „Digitale DATEV-Kanzlei“ ist inzwischen Realität. „Am Anfang dachten wir, das kriegen wir doch locker – und wurden von der Analyse überrascht“, erinnert sich van Beek. „Heute sind wir stolz, wie weit wir gekommen sind.“

Mit Herz und Haltung in die Zukunft: Die vBK Steuerberatungsgesellschaft zeigt, dass Digitalisierung mehr ist als Technik. Sie ist ein Kulturwandel, getragen von einem Team, das weiß, was es tut und warum. Von Mandanten, die Vertrauen fassen. Von Menschen, die nicht stehen bleiben wollen.

„Wir machen das nicht, weil es modern klingt“, sagt Madeleine Kaufels. „Sondern weil wir glauben, dass das der einzige Weg ist, als Kanzlei relevant zu bleiben. Für unsere Mandanten. Für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Und für uns selbst.“