Änderungen im Vorsteuer-Vergütungsverfahren

Die Internationalisierung des Wirtschaftsverkehrs hat zur Folge, dass deutsche Unternehmen auch außerhalb Deutschlands tätig sind. Dies wiederum führt dazu, dass die Unternehmen häufig mit ausländischer Umsatzsteuer belastet werden, die jedoch grundsätzlich – anders als bei inländischen Rechnungen – nicht im Rahmen der inländischen Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer geltend gemacht werden kann. Für diesen Fall besteht aber die Möglichkeit, sich die ausländische Umsatzsteuer im Rahmen des Vorsteuer-Vergütungsverfahrens erstatten zu lassen. In der Europäischen Union (EU) gilt diese Regelung im Verhältnis zu allen Mitgliedstaaten. Bei Drittländern wird die Erstattung davon abhängig gemacht, ob eine bilaterale Regelung zwischen Deutschland und dem jeweiligen Drittland zur gegenseitigen Erstattung besteht (Gegenseitigkeit).

Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren kann nur von Unternehmern im Sinne des Umsatzsteuerrechts in Anspruch genommen werden. Voraussetzung ist, dass der Unternehmer in dem betreffenden Land weder ansässig ist noch dort steuerbare Umsätze in dem Vergütungszeitraum getätigt hat. Andernfalls muss sich der Unternehmer regelmäßig in dem betreffenden Land umsatzsteuerlich registrieren lassen und die Vorsteuer dort entsprechend geltend machen, wobei eine Anwendung des sogenannten Reverse-Charge-Verfahrens, also die Umkehr der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger allein, noch nicht für das Vorsteuer-Vergütungsverfahren schädlich ist. Eventuelle Beschränkungen des Vorsteuerabzugs sind im Rahmen des Vorsteuer-Vergütungsverfahren zu beachten.

Bei dem Antragsverfahren wird grundsätzlich zwischen den Anträgen betreffend Drittländern und Anträgen betreffend EU-Mitgliedsstaaten unterschieden. Für im Drittland gezahlte Umsatzsteuer ist der Antrag im Vorsteuer-Vergütungsverfahren grundsätzlich direkt bei der zuständigen ausländischen Erstattungsbehörde auf dem hierzu vorgesehenen Formular und in der jeweiligen Landessprache zu stellen. Der Vergütungszeitraum beträgt in der Regel mindestens drei aufeinanderfolgende Monate und höchstens ein Kalenderjahr. Der Antrag ist grundsätzlich mit Originalrechnungen sowie einer Bescheinigung des zuständigen Finanzamts, welche die Steuernummer des jeweiligen Antragstellers bestätigt – sogenannte Unternehmerbescheinigung – einzureichen. In vielen Ländern gelten Mindestbeträge für die Vergütung. Der Antrag ist regelmäßig bis spätestens 30. Juni des folgenden Kalenderjahrs einzureichen. Eine Entscheidung über den Antrag erfolgt in der Regel innerhalb von sechs Monaten, wobei in der Praxis aber längere Wartezeiten denkbar sind. Soll der Erstattungsantrag für die in einem EU-Mitgliedsstaat entrichtete Umsatzsteuer eingereicht werden, so ist dieser elektronisch über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) zu stellen. Ein Antrag in Papierform ist nicht zulässig. Der Antrag ist innerhalb eines Zeitraums von neun Monaten nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem der Vorsteuer-Vergütungsanspruch entstanden ist, zu stellen. Das Steueränderungsgesetz 2025 sieht hierbei nun die Änderung mit Wirkung seit dem 1. Januar 2026 vor, so dass entsprechend § 122a Abgabenordnung (AO) Verwaltungsakte wie Steuerbescheide künftig grundsätzlich elektronisch über eine Bereitstellung zum Datenabruf bekanntgegeben werden. Im Vorsteuer-Vergütungsverfahren werden dem BZSt durch im Inland ansässige Unternehmer Anträge auf die Vorsteuer-Vergütung zur Weiterleitung an diesen vom Unternehmer übermittelt. Diese Anträge werden durch das BZSt auf ihre Zulässigkeit vorgeprüft und an den Mitgliedstaat der Erstattung über eine elektronische Schnittstelle weitergeleitet, sofern der Antrag zulässig ist. Ist der Antrag unzulässig und wird er nicht weitergleitet. Der Unternehmer erhält hierüber vom BZSt einen Bescheid. 

Bislang sah § 18g Satz 5 Umsatzsteuergesetz (UstG) – abweichend vom nunmehr geltenden § 122a AO – vor, dass für die Bekanntgabe durch Bereitstellung zum Datenabruf eine Zustimmung des Bescheid-Empfängers erforderlich ist. Jetzt erfolgt eine postalische Bekanntgabe nur noch auf Antrag und einem solchen soll nur noch dann entsprochen werden, wenn dies zur Vermeidung unbilliger Härten erforderlich ist. Dies gilt insbesondere für eine schriftliche Bekanntgabe des Bescheids über die Nichtweiterleitung eines Antrags ab dem 1. Januar 2026. Wann ein Härtefall gegeben ist, hat das BZSt nach pflichtgemäßem Ermessen unter Beachtung des § 150 Absatz 8 AO zu bestimmen.

Der Vergütungsantrag für Vorsteuerbeträge muss bis spätestens 30. September des Kalenderjahrs, das auf das Jahr der Ausstellung der Rechnung folgt, bei dem BZSt eingereicht werden. Der Antrag ist grundsätzlich zulässig, wenn der umgerechnete Vergütungsbetrag mindestens 50 Euro beträgt. Bei Stellung eines Antrags für den Zeitraum von mindestens drei Monaten muss der umgerechnete Betrag aber mindestens 400 Euro betragen. Neben allgemeinen Angaben des Unternehmers sind in dem Antrag auch detaillierte Informationen zu den erworbenen Gegenständen oder Dienstleistungen sowie zu den entsprechenden Rechnungen oder Einfuhrdokumenten anzugeben. Insbesondere sind die vollständigen Daten der Lieferer oder Dienstleister, die Steuerbeträge sowie die Art der erworbenen Leistungen anzugeben. Der Vergütungsbetrag ist zu verzinsen, falls dessen Auszahlung nicht innerhalb einer bestimmten Frist erfolgt.