Betriebssystem für die Zukunft

Für die Unternehmensberatung selbst bedeutet das: 30 Spesenabrechungen, 30 Reisekostenabrechungen, Woche für Woche, Monat für Monat. Schnell und unbürokratisch war daran gar nichts – bis der eigene Steuerberater den schwäbischen Managementvermittlern einen Tipp gab.

Seither erfassen die Führungskräfte auf Zeit sämtliche Reisekosten in einer App des DATEV-Marktplatz Premium Partners Circula. Keine E-Mails, kein Papier – die Daten fließen digital vom Einsatzort des Interimmanagers in die Buchhaltung und werden von dort mit einem Mausklick ins Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm von DATEV importiert. „Das ist ein gutes Beispiel, wie wir eine Fremdsoftware in die DATEV-Welt einbinden können“, sagt Birgit Ennemoser, Geschäftsführerin Personal und Lohn bei Auren, der Steuerberatungskanzlei, die business consulting wahl den Rat mit der App gab. Sie freut sich insbesondere über „große Effizienzgewinne“.

Der Fall steht exemplarisch für das DATEV-Ökosystem, in dem Mandanten und Kanzleien digital zusammenarbeiten. Dieses System steht auch externen Partnern offen, sodass Geschäftspartner über die Grenzen verschiedener Softwareanbieter hinweg interagieren und Daten austauschen können. Wie in einem natürlichen Ökosystem profitieren dabei alle Teilnehmer: Die Kooperation wird einfacher und effizienter.

Die Parallelen zwischen digitalen und natürlichen Ökosystemen sind erstaunlich. Beide bestehen aus komplexen Netzwerken, deren Elemente eng miteinander verflochten sind und die dabei in ständiger Wechselwirkung stehen. Während im Wald jede Pflanze, jedes Tier und jedes Bakterium seine Rolle im großen Ganzen spielt, sind es im Digitalen die Plattformen, Nutzer, Datenflüsse und Algorithmen. Beide Systeme leben von Anpassung, Rückkopplung und Ressourcennutzung – ob es sich um Wasser und Sonnenlicht oder Rechenleistung und Nutzeraufmerksamkeit handelt.

Die Natur macht es seit Millionen von Jahren vor: Ökologische Systeme sind anpassungsfähig. Wenn die Umwelt sich verändert, ändern sich auch die Beziehungen innerhalb des Ökosystems. Neue Arten entstehen, andere verschwinden. Wer überlebt, ist oft nicht der Stärkste, sondern der Anpassungsfähigste.

Auch digitale Ökosysteme müssen sich laufend an neue Anforderungen, Technologien und Kundenbedürfnisse anpassen. Unternehmen, die in starren Strukturen verharren, haben in diesem Umfeld wenig Chancen. Ob biologisch oder digital: Ökosysteme funktionieren am besten, wenn sich alle Teilnehmer aufeinander verlassen können, Ressourcen sinnvoll geteilt werden und die Kommunikation reibungslos läuft. Digitale Ökosysteme machen sich diese uralten Prinzipien zunutze. Nicht nur, um effizienter zu arbeiten, sondern auch, um gemeinsam zu wachsen und resilient in die Zukunft zu gehen.

Das Angebot von DATEV umfasst derzeit mehr als 200 verschiedene Anwendungen, vom Rechnungswesen über Personalwirtschaftsprogramme, Steuern, Organisation und Planung bis zu Lösungen für Wirtschaftsberatung und Abschlussprüfung. Hinzu kommt noch einmal die gleiche Anzahl an Anwendungen von externen Partnern. „Wir machen das, was wir am besten können, und unsere Partner machen wiederum, was sie am besten können“, sagt Jutta Rößner, DATEV-Geschäftsleitungsmitglied und Leiterin Ecosystem and Enterprise Architecture Management.

Beispiel Lohnabrechnung: „Das ist ein Feld, auf dem DATEV absolut spitze ist.“ Bei Programmen zur Reisekostenabrechnung hingegen gibt es spezialisierte Partner wie Circula. Was also liegt näher, als den Kanzleien und ihren Mandanten Zugang zu den Produkten dieser Anbieter zu gewähren? Als verantwortungsvoller Dienstleister orchestriert DATEV das digitale Ökosystem: Die Genossenschaft definiert die technischen Standards und Schnittstellen – und garantiert damit für Zuverlässigkeit und Sicherheit. Ähnlich handhabt es der US-Technologiekonzern Apple: Das Betriebssystem des Mac- und iPhone-Herstellers ist zwar in sich geschlossen, profitiert aber seit jeher von der Anbindung des App-Stores, in dem Entwickler unter kontrollierten und geprüften Bedingungen das Angebot mit ihrer Kreativität und Innovationskraft erweitern und bereichern.

So ist ein weltweit attraktives Ökosystem entstanden, das Apple zwar weitgehend kontrolliert, das aber Entwicklern ausreichend Freiraum lässt. Dadurch lohnt es sich für sie, Kreativität und Ehrgeiz in die Plattform zu investieren, über die sie viele Nutzer ansprechen und Umsätze generieren können. Vor allem profitieren am Ende die Nutzer von funktionalen Lösungen in einer sicheren, kontrollierten Umgebung.

Der Auf- und Ausbau des digitalen DATEVÖkosystems ist elementarer Bestandteil und Voraussetzung für den Erfolg des steuerberatenden Berufsstands. Denn die digitale Transformation krempelt das Geschäft in nie da gewesenem Tempo um, etwa durch Cloud-Computing und künstliche Intelligenz (KI). Ohne ineinandergreifende und aufeinander abgestimmte Komponenten ist die Geschwindigkeit des Wandels kaum mehr zu bewältigen. „Wir pflegen unsere eigene Software,schon weil der Gesetzgeber sehr aktiv ist. Das heißt, wir decken schon mit sehr viel Entwicklerkapazitätdas Bestandsgeschäft ab“, sagt JuttaRößner. „Wir müssen priorisieren und entscheiden,wie und womit wir die Kanzleien am bestenunterstützen. Was tun wir selbst und wo setzenwir etwas mit Partnern um?“

Früher sei DATEV selbst der Mittelpunkt des eigenen Ökosystems gewesen, erinnert sich Rößner.„Heute steht die Kanzlei mit ihren Mandanten imZentrum und arbeitet in der Cloud mit den Lösungenvon uns und unseren Partnern. Das Ziel warund ist, Möglichkeiten für neue Geschäftsideenzu schaffen und die digitalen Geschäftsprozesse durchgängiger zu machen.“

Das DATEV-Ökosystem ist überwiegend geschlossen, um ein Maximum an Kundenschutz, Sicherheit und Qualität zu gewährleisten. Gleichzeitig öffnet es sich punktuell, um Innovation und Zusammenarbeit zu ermöglichen. Man spricht daher von einem „kontrolliert offenen Ökosystem“, vergleichbar mit anderen Plattformanbietern wie SAP oder Apple.

Der Digitalexperte Tobias Kollmann hält das für den richtigen Weg. „Offene Systeme wie Linux, teilweise offene Systeme wie Android von Google oder bedingt offene Systeme wie Etsy leben vom einfachen Zugang einer großen Zahl an Nutzern und Programmierern, damit sie skalieren können. Aber dieser unkontrollierte Zugang macht sie auch anfälliger für Missbrauch“, sagt der Professor für automatisierten Datenaustausch ermöglicht. Damit die verschiedenen Produkte optimal aufeinander abgestimmt sind, überprüft DATEV regelmäßig die technischen Schnittstellen zwischen den DATEV-Lösungen und denen der DATEV-Marktplatz Partner. „Unsere Standardschnittstellen, die sogenannten APIs, sind besser geworden. Es ist ein sehr komplexes Thema, und wir behandeln sie im Endeffekt wie ein eigenes Produkt“, sagt DATEV-Geschäftsleitungsmitglied Rößner. „Wenn heute Partner ein API nutzen möchten, geht es viel schneller als noch vor wenigen Jahren. Das kommt den Mitgliedern zugute, weil die Prozesse schneller durchgängig werden.“

Seit Anfang 2023 hat jeder Softwarehersteller die Möglichkeit, einen DATEV-Datenservice zu implementieren; zuvor war dies den DATEV-Marktplatz Partnern vorbehalten. Um sich mit dem digitalen Ökosystem von DATEV zu verknüpfen, müssen Softwarehersteller sich zuvor im DATEV Developer Portal registrieren. Dort finden sie alle relevanten Informationen für die Anbindung an die DATEV-Schnittstellen.

Das digitale Ökosystem ist mehr als ein App-Store oder ein Softwarebaukasten. Es ist ein Betriebssystem für die Zukunft der Kanzlei. Wer verstehen will, warum DATEV diesen Weg geht, muss seine Wurzeln kennen: Seit ihrer Gründung 1966 ist die Genossenschaft getragen von dem Gedanken, dass man gemeinsam stärker ist. Das Ökosystem ist nichts anderes als die moderne Form der genossenschaftlichen DNA: Im Fokus steht immer die Kanzlei, die durch gemeinsame Arbeit – im Netzwerk – zukunftsfähig bleiben soll. „Genau diesen Gedanken übertragen wir bei DATEV auf das digitale Zeitalter“, sagt CEO Prof. Dr. Robert Mayr. „Digitale Ökosysteme ermöglichen eine hochvernetzte Zusammenarbeit zwischen Softwareanbietern, Plattformen, Kanzleien und Mandantinnen und Mandanten. Sie sind die Basis für moderne Arbeitsteilung, für durchgängige Prozesse – und letztlich für bessere Beratung.“

Ein wichtiger Baustein im DATEV-Ökosystem sind auch die DATEV Channel Partner, die Kanzleien und Mandanten bei der Optimierung ihrer Zusammenarbeit und Digitalisierung ihrer Prozesse unterstützen. Das IT-Systemhaus Müritz COMP hat gemeinsam mit der hanse data Steuerberatungsgesellschaft schon viele Digitalisierungsprojekte bei Mandanten umgesetzt. Dazu zählt auch die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems beim Eigenbetrieb Rettungsdienst des Landkreises Nordwestmecklenburg. Die Verzahnung der Lösung ELO for DATEV mit den DATEV Rechnungswesen-Programmen überzeugte den Steuerberater: „In der Kanzlei hatten wir bereits mit einem anderen Mandat der öffentlichen Hand positive Erfahrungen mit der Lösung gesammelt.“ Auch Betriebsleiter Florian Haug ist zufrieden: „Das Zusammenspiel lief von Anfang an reibungslos. So konnten wir uns ganz auf die Prozessgestaltung konzentrieren.“

Ganz ähnlich sieht es Auren-Geschäftsführerin Birgit Ennemoser, die froh ist, nicht mehr ganz so viel Arbeit in die Reisekostenabrechnungen ihrer Mandanten investieren zu müssen. „Jedem, der bei den Reisekosten eine Erleichterung haben möchte, kann ich nur empfehlen, sich diese Schnittstellenoptionen anzuschauen. Das hilft enorm. Zudem hat uns eine gute Vorbereitung maßgeblich dabei geholfen, Prozesse reibungslos zu gestalten.“