Am Ende sind alle glücklich

DATEV magazin: Frau Bemmann, gab es einen Anlass, warum Sie die Schnittstellenberatung von DATEV in Anspruch genommen haben?

Annett Bemmann: Ich hatte mit einer Kollegin in Magdeburg einen Arbeitskreis Lohn besucht, weil wir im Lohn mit der Digitalisierung nicht so vorankamen, wie ich es gerne hätte. Dort wurde mir diese Schnittstellenberatung empfohlen.

Was waren Ihre spezifischen Herausforderungen?

Vor der Beratung haben wir im Lohn vorwiegend noch traditionell gearbeitet. Wir haben überwiegend kleine Lohnmandate, aber in der Zusammenarbeit mit den Mandanten war die Datenübermittlung sehr mühsam. Teilweise haben die Mandanten die Bewegungsdaten per Mail oder Telefon übermittelt. Dementsprechend war der Zeitaufwand sehr hoch, und wir wussten nicht, wie wir einen besseren Prozess herstellen könnten.

Wie war der Ablauf der Schnittstellenberatung?

Beim ersten zweistündigen Termin haben wir zunächst zusammen analysiert, welche Mandanten viele Bewegungsdaten haben und zum Thema Schnittstellen angesprochen werden sollen. Diese zehn Mandanten haben wir angeschrieben, unser Vorhaben erklärt und einen Fragebogen mitgeschickt, um erst einmal festzustellen, mit welchen Vorsystemen sie arbeiten und wo wir ansetzen können.Der zweite Termin war eine Ganztagesberatung mit Frau Brandau. Hier wurde geklärt, woher die meisten Bewegungsdaten kamen, welche Tools es zur Datenübermittlung gibt und welche uns am meisten helfen, zum Beispiel bei den Urlaubsrückstellungen.Gestartet sind wir mit dem ersten Termin im Mai, im Juni fand die Ganztagesberatung statt und im August und Oktober haben wir zwei Reviews, in den nachgefragt wird: Was habt ihr gemacht? Wie weit seid ihr gekommen? Wo kann man noch nachbessern? Wir genießen also einen regelmäßigen Austausch und werden durch alle Phasen begleitet.

Konnten Sie die empfohlenen Maßnahmen gut umsetzen?

Wir hatten vorher keinen Ansatzpunkt gefunden, wie wir das Thema angehen könnten. Die Beraterin Corinna Brandau hat im Detail bei ausgewählten Mandanten unterstützt und erklärt, in welcher Form sie die Dateien an die Kanzlei übermitteln sollen und wie die Dateien und Formate aussehen müssen, damit wir sie weiterverarbeiten können. Alle Beteiligten haben eine Anleitung bekommen, und dann lief es sehr schnell rund.

Was hat sich seit der Beratung bei Ihnen in der Kanzlei verändert - und in der Zusammenarbeit mit den Mandanten?

Alle in der Kanzlei wissen jetzt, dass es geht und wie es geht! Wir haben nun das notwendige Wissen zur Anbindung der vor- und nachgelagerten Systeme beim Mandanten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entwickeln selbst Ideen, bei welchen Mandanten man eine Schnittstelle zur Datenübermittlung einsetzen könnte und sprechen sie auch direkt an und beraten in diesem Zusammenhang. Was sehr wichtig ist: Wir können die richtigen Fragen stellen, damit wir zu einem Ergebnis kommen. Man muss sich schon bei jedem Mandanten individuell die Rahmenbedingungen anschauen. Bei ähnlich gelagerten Fällen wissen wir, wie wir vorgehen können. Bei komplexen Sachverhalten lassen wir uns gern von DATEV unterstützen.

Wo liegt für Sie der größte Mehrwert?

Viele meiner Kollegen ist klar, dass sie die Digitalisierung angehen müssen, wissen aber nicht, wie. Man muss aber das Rad nicht individuell neu erfinden, sondern kann versierte Fachleute für ein Thema buchen, die die Kanzlei fit machen und die Mandanten gleich mit ins Boot holen. Mit der DATEV-Beratung kommt man einfach weiter und sie macht sich schnell bezahlt. Am Ende haben wir bis zu drei Stunden bei ausgewählten Mandanten eingespart und alle waren glücklich.