Effizienter durch digitale Übergaben

DATEV magazin: Frau Pissarczyk, Sie haben die DATEV Schnittstellenberatung für das Rechnungswesen beauftragt. Was war Ihre Motivation?

Andrea Pissarczyk: Wir sind eine digital gut aufgestellte Kanzlei. Wir wollten wissen, an welchen Stellen wir noch Potenzial haben, effizienter zu werden – also wie unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jede Minute ihrer Arbeit maximal effizient nutzen können. Und natürlich wollen wir weiter zukunftsfähig bleiben. Da weiteres Personal schwer zu finden ist, haben wir uns auf eine stärkere Digitalisierung gestürzt.

Was waren die wesentlichen Punkte bei der Schnittstellenberatung?

Wir haben zehn Mandanten ausgesucht, bei denen wir den Prozess der Belegübergabe und die Abläufe in der Kanzlei gemeinsam mit unserem DATEV-Berater Patrick Neubert analysieren wollten. Zunächst fand dazu eine Umfrage bei diesen Mandanten statt. Dieser fertige Online-Fragebogen ist Teil des Beratungspakets. Der Perspektivwechsel zum Mandanten hin war sehr aufschlussreich für uns. Wir haben teilweise gesehen, dass Belege beim Mandanten schon digital an- und abgelegt wurden, aber trotzdem nicht digital an uns weitergegeben wurden. Eine schmerzhafte Erkenntnis: Der Mandant arbeitet mit einer ERP-Software und wir buchen immer noch von Hand! Da konnten wir ansetzen. Als Nebeneffekt haben wir diejenigen ansprechen können, die bis dahin noch nicht mit DATEV Unternehmen online arbeiteten.

Für uns war wichtig zu lernen, welche Kernfragen wir den Mandanten stellen müssen, um voranzukommen. Mitunter so triviale Dinge wie, welche ERP-Software sie verwenden, denn fast jedes Unternehmen nutzt eine ERP-Software, mindestens aber irgendein Programm, mit dem Rechnungen geschrieben werden. Mit Google und dem DATEV-Marktplatz lässt sich schnell herausfinden, über welche digitalen Schnittstellen die jeweilige Software verfügt oder auch nicht. Danach kann man im nächsten Schritt schauen, welche Tools man für diese Mandanten-Software braucht und wo man sie bekommt.

Zum Zeitinvest kann ich sagen, dass eine klare Vision vom Ziel essenziell ist: Von dem ersten Projekttag an haben wir unsere Ziele und Fragen im Projekt-Team definiert und mit unserem DATEV Partner abgestimmt. In unserer jährlichen Arbeitstagung wurde das Projekt ins Finanzbuchhaltungsteam getragen. Bis dahin investiert man zwei bis drei Tage und muss danach – natürlich - weiter am Ball bleiben.men? Wo kann man noch nachbessern? Wir genießen also einen regelmäßigen Austausch und werden durch alle Phasen begleitet.

Ließen sich die empfohlenen Maßnahmen gut umsetzen?

Die ersten Resultate haben wir mit dem gesamten Team geteilt, sodass jeder im Einzelgespräch mit seinen Mandantinnen und Mandanten Verbesserungen ansprechen und Vorschläge machen konnte. Sehr hilfreich für uns waren die konkreten Hinweise von Herrn Neubert, welches Tool für welchen Mandanten geeignet ist, wo wir sie bekommen und welche Einstellungen nötig sind, um das gewünschte Resultat zu erzielen.

Man braucht natürlich auch ein gewisses Durchhaltevermögen. Nicht alles passt von Anfang an perfekt. Manchmal musste auch das gewählte Tool gegen ein anderes getauscht werden, bis alles wie gewünscht funktionierte. Und wir haben zunächst mit Testdateien und wenigen Buchungssätzen trainiert.

Wir verwenden jetzt verstärkt Beleg2Buchung, den Rechnungsdatenservice 1.0 und lesen jedes PayPal-Konto und nahezu jede Kreditkarte digital ein. Auch wenn es auf den ersten Blick komisch erscheint, aber gerade die Kreditkarten erfordern so gut wie immer Nacharbeiten, weil Belege fehlen und oder die Kontoauszüge nur als PDF vorliegen. Mit den Tools der DATEV kann man sich hier das Leben deutlich einfacher gestalten.

Was hat sich seit der Beratung bei Ihnen in der Kanzlei verändert - und in der Zusammenarbeit mit den Mandanten?

Das hängt immer ganz davon ab, wo man beim Mandanten und beim Mitarbeiter startet. Die Voraussetzungen sind ja oft sehr verschieden. Man kann gar nicht überschätzen, wieviel die Mitarbeiter zum Gelingen beitragen. Insgesamt sind unsere Mitarbeitenden deutlich selbstbewusster in der Anwendung geworden und befürchten nicht mehr, dass ihnen das ganze System um die Ohren fliegt. Das Erfolgserlebnis, ein Tool mit dem Mandanten zusammen an den Start gebracht zu haben und daraus Zeit gewonnen zu haben, stellt eine hohe Motivation dar. Gleichzeitig wird so die Zeit gewonnen, um im Produkt selbst – der Finanzbuchhaltung – engagiert mit dem Mandanten zusammen zu arbeiten, Fragen zu stellen, Sachverhalte aufzuklären. 

Damit haben wir auch unsere Mandanten-Beziehungen gestärkt und sie in der Zusammenarbeit auf den neuesten Stand gebracht.

Wo liegt für Sie der größte Mehrwert?

Im Win-win: Das Wissen der Mitarbeiter ist gestärkt, Mandanten wurden von der Kompetenz der Kanzlei auf’s Neue überzeugt und gleichzeitig in der Organisation entlastet und schließlich haben wir als Unternehmen einen weiteren Schritt in Richtung zukunftsfähiger Digitalisierung und Kosteneffizienz getan.