2026 beginnt die Umstellung

Ja, die Umstellung bringt Aufwand mit sich, keine Frage. Sie bietet aber auch die große Chance, den Kanzleialltag neu zu gestalten. Durchdachte digitale Prozesse machen das Arbeiten auf einer modernen technologischen Basis effizienter, durchgängiger, zukunftsfähiger. Ein echter Gewinn in anspruchsvollen Zeiten, in denen steigende Arbeitsbelastung, anhaltender Fachkräftemangel und eine dynamische Gesetzgebung immer mehr Einsatz und Flexibilität erfordern.

DATEV geht diesen Weg in die Zukunft konsequent und partnerschaftlich mit den Kanzleien. In den kommenden Monaten und Jahren stehen konkrete Schritte an, die nur gemeinsam gemeistert werden können und müssen: vorbereitende Maßnahmen, gezielte Umstellungen und praxisnahe Unterstützung. Wer jetzt handelt und die Kanzlei auf digitale Cloudprozesse ausrichtet, profitiert schneller von besseren Abläufen, mehr Effizienz und damit einem einfacheren Arbeiten.

Die Transformation ist kein kurzlebiger Trend, sondern die notwendige technologische Grundlage dafür, dass Steuerberatung in all ihren Facetten auch in Zukunft leistungsfähig, effizient und sicher funktioniert. Alle maßgeblichen Technologieunternehmen gehen diesen Weg, weil nur auf Basis der Cloudtechnologie Innovationen wie Digitalisierung, Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) überhaupt möglich sind. DATEV geht diese Entwicklung aktiv an und gestaltet sie mit, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Mehrwerte für den Berufsstand zu liefern. Denn die Effizienzvorteile der Cloud bedeuten Zeitersparnis – und damit geringere Kosten. Für die Kanzleien heißt das: Die Zeiten von lokal installierter Software sind vorbei, die Zukunft gehört kollaborativen Lösungen, die auf zentraler Infrastruktur basieren – jederzeit erreichbar, zuverlässig und aktuell.

Selbstverständlich geht DATEV diesen Weg nicht von heute auf morgen, sondern Schritt für Schritt und mit Bedacht. Die Entwicklung ist bewusst als sukzessiver Prozess angelegt. So entsteht Planbarkeit und Raum für Anpassung, auch in kleineren Kanzleistrukturen. Dies ändert jedoch nichts an der Konsequenz: 2026 werden die Anforderungen an die Kanzleien konkreter, die notwendigen Veränderungen umzusetzen. „Die Cloud ist bereits da, die ersten größeren Umstellungen stehen kurz bevor. Entscheidend ist, wie gut Sie vorbereitet sind“, gibt Tina Schulz den Kanzleien mit auf den Weg. „Jetzt aktiv zu werden lohnt sich, denn wir befinden uns mitten in der Umstellungsphase, die wir konsequent durchlaufen werden“, so Schulz, die in der DATEV-Geschäftsleitung für das Produktportfolio zuständig ist.

Das heißt: On-Premises-Lösungen bleiben zwar während der Übergangsphase verlässlich in Betrieb. Neue Entwicklungsschwerpunkte aber setzt DATEV nur noch in der Cloud. Die Lebensdauer der lokalen Anwendungen ist damit endlich. Das klassische DATEV-Rechenzentrum wird nach und nach durch ein Cloud Native Rechenzentrum ersetzt. Dies eröffnet nicht nur neue technologische Möglichkeiten, etwa stärkere Nutzung von Automatisierung oder die Einbindung von KI. Weil das neue Rechenzentrum aus vielen voneinander unabhängigen Modulen besteht, betrifft der Ausfall eines Moduls nicht automatisch weitere. So ist die Verfügbarkeit der Services auch bei technischen Problemen besser gewährleistet.

Ein weiterer Vorteil ist die bessere Skalierung bei Lastspitzen. Greifen viele Nutzer gleichzeitig auf dieselben Daten oder Anwendungen zu, stellt das System automatisch zusätzliche Kapazitäten bereit. Die Systemwartung wird effizienter, Lieferzeiten für Updates verkürzen sich, weil Weiterentwicklungen kontinuierlich ausgespielt werden und niemand mehr auf die neueste Programmversion warten muss. All dies wird in der IT-Welt immer mehr zum Standard. Die Cloud ist daher auch für die effiziente Zusammenarbeit mit Partnern und die Einbindung von deren Lösungen unverzichtbar. Hinzu kommt: Der Aufbau des Cloudrechenzen-trums parallel zum Betrieb des klassischen ist mit hohen Kosten verbunden. Der Doppelbetrieb muss daher schon aus betriebswirtschaftlichen Gründen so kurz wie möglich gehalten werden.

All dies führt dazu, dass DATEV die Transformation in die Cloud konsequent beschreitet – und beschreiten muss. Nur so ist sichergestellt, dass das Unternehmen und der Berufsstand mit der globalen technologischen Entwicklung Schritt halten.

In der Übergangsphase steht die kontinuierliche Lieferung von neuen Cloudleistungen im Zentrum, die bestehende Lösungen, etwa für Lohn oder Finanzbuchhaltung, intelligent mit Cloudservices in den vor- und nachgelagerten Prozessen verknüpfen. So lassen sich viele Abläufe automatisieren. Parallel dazu werden immer mehr Anwendungen auf die cloudbasierte Variante umgestellt.

Ab Herbst 2026 nimmt die Umstellung im Bereich Kanzleimanagement (bisher: Eigenorganisation) Fahrt auf, es folgen Bereiche wie Lohn, Finanzbuchhaltung und Steuern. Das Ziel ist, dass die Kanzleien alle DATEV-Programme über die Cloud nutzen und komplett digital mit ihren Mandanten zusammenarbeiten – mit allen Vorteilen, die die Cloud mit sich bringt.

Viele Kanzleien nutzen heute lokal installierte Software oder individuell betreute Server. Neue Anforderungen, wie etwa Dokumentationspflichten, erhöhen den Aufwand, alles stets aktuell zu halten – im ungünstigsten Fall sogar mit weniger Personal, weil freie Stellen angesichts des Fachkräftemangels immer schwerer zu besetzen sind. Cloudlösungen reduzieren die Komplexität: Mandanten und Kanzleien tauschen Belege digital aus, erstellen Aufgaben und stimmen sich bei Rückfragen direkt miteinander ab, auf übersichtlicheren, modernen Oberflächen.

Das macht die Anwendungen einfacher nutzbar, reduziert Medienbrüche und führt in Zeiten hoher Arbeitslast zu spürbarer Entlastung. „Wo heute noch Dateien zwischen Kanzlei und Mandanten hin- und hergeschickt werden, entstehen in der Cloud klare, nachvollziehbare Workflows“, erläutert Tina Schulz. „Die Arbeit in der Cloud verbindet Effizienz, Sicherheit und Innovationsfähigkeit.“

Wer schon heute die verfügbaren Clouddienste nutzt und die vorbereitenden Maßnahmen angeht, schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe: Die ersten Entlastungen im Alltag setzen frühzeitig ein, gleichzeitig ist man bestens vorbereitet auf die größeren Umstellungen, die ab 2026 bevorstehen.

Umstellungen. Ein Wort, das niemand gern hört. Es klingt nach Aufwand, Veränderung, unbekannten Situationen. Doch es bezeichnet auf dem Weg in die Cloud genau den Moment, auf den es ankommt. Den Moment, in dem der Schalter umgelegt wird, in dem das DATEV-Motto „Kommt mit in die Zukunft!“ greifbar wird.

Die Art des Arbeitens in der Cloud unterscheidet sich von der mit On-Premises-Lösungen; die Prozesse sind höher automatisiert und greifen stärker ineinander. Entsprechend werden in Zukunft nicht mehr alle Funktionalitäten gebraucht, die es heute gibt. Der Fokus liegt mehr auf den Kernprozessen der Kanzleien. Das heißt: Jede Kanzlei muss sich Gedanken machen, welche Prozesse das in ihrem Fall sind und wie diese in Zukunft aussehen sollen. Auch hierin liegt eine Chance, Abläufe zu verschlanken und effizienter zu gestalten.

„Deshalb ist es unverzichtbar, dass vor den Umstellungen Entscheidungen getroffen werden“, so Thorsten Schürer vom Zentralen Umstellungsteam bei DATEV. Er kümmert sich mit vielen Kolleginnen und Kollegen darum, dass der Wandel für alle Beteiligten sinnvoll, rechtzeitig und kundenfreundlich vonstattengeht. Die ersten Entscheidungen, die getroffen werden müssen, betreffen die vorbereitenden Maßnahmen. Tina Schulz schlägt den Kanzleien einen sinnvollen Auftakt vor: „Gehen Sie einen entscheidenden ersten Schritt in Richtung DATEV-Cloud, und übertragen Sie mit DATEV Basisdaten online Ihre Mandantenstammdaten und Leistungsinformationen in die Cloud!“

Aram Schekho hat diese Phase bereits erfolgreich gemeistert. „Housekeeping“ nennt der Steuerberater aus Bonn die vorbereitenden Maßnahmen in DATEV Basisdaten online. Sie rechtzeitig anzugehen, war für ihn eine sinnvolle Entscheidung, schon weil sich die Arbeitsbelastung nicht so sehr ballt, wenn schließlich die übrigen Umstellungen anstehen. „Das lief reibungslos und war auch einfach eine gute Übung“, sagt Aram Schekho im Interview.

Für ihn wie für alle anderen Kanzleien, Mitglieder und Kunden gilt: DATEV kommt frühzeitig und individuell auf alle Nutzer zu, wenn eine Umstellung bei ihnen ansteht. „Dafür wird die Situation jeder einzelnen Kanzlei in den Blick genommen“, sagt Thorsten Schürer. Je nachdem, welche Produkte sie nutzt und wie weit sie auf dem Weg in die Cloud bereits fortgeschritten ist, stehen die Umstellungen früher oder später an.

Mit dem DATEV Umstellungscockpit gibt es ein Werkzeug, das einen Überblick über alle anstehenden Veränderungen, die notwendigen nächsten Schritte sowie den Stand der Transformation gibt. Auf einem Dashboard ist schnell ersichtlich, welche Schritte als Nächstes zu erledigen sind. Jeder kann einzeln abgehakt werden, bis alles erledigt ist. „Das ist auf der technischen Seite eine absolute Neuerung“, sagt Thorsten Schürer. PDF-Checklisten gehören damit der Vergangenheit an. Zudem wird es auch Unterstützungspakete wie Webseiten oder Onlineveranstaltungen rund um das Thema Umstellungen geben.

Die erste große Umstellung startet im Herbst 2026: Dann wird DATEV Eigenorganisation schrittweise auf die neue Lösung DATEV Kanzleimanagement umgestellt – wie beschrieben mit unterschiedlichen Umstellungszeiträumen für die verschiedenen Kanzleien. „Es ist möglich, dass Kunden zunächst gar nicht mitbekommen, dass die Umstellung schon gestartet ist, weil sie erst in einem späteren Zeitraum an der Reihe sind“, erklärt Thorsten Schürer. Perspektivisch sei es auch möglich, dass bei einzelnen Kunden mehrere Umstellungen parallel laufen.

DATEV unterstützt jede Kanzlei individuell auf diesem Weg. Entscheidend ist jedoch, dass die Kanzleien diesen Weg aktiv mitgehen, sich vorbereiten und informieren. Die Transformation in den kommenden Jahren wird fordernd sein, aber sie wird sich lohnen. Effizientere Arbeit, weniger Aufwand durch Routinetätigkeiten, eine bessere Zusammenarbeit mit den Mandanten und die Zukunftsfähigkeit der Kanzlei werden langfristig auf der Habenseite stehen. Sodass nach dem Abschluss der Umstellung alle sagen können: „Gut, dass wir mit in die Zukunft gekommen sind!“