Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AV)

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung  

nach EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)   

zwischen  

siehe Angaben zum Kunden 

im Folgenden "Kunde" genannt  

und  

DATEV eG  

Paumgartnerstraße 6-14  

90429 Nürnberg  

Registergericht Nürnberg, GenReg Nr. 70 

im Folgenden "DATEV" genannt  

- gemeinsam "Parteien" genannt   

1. Gegenstand der Verarbeitung  

a. DATEV verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden (Auftragsverarbeitung). Dies umfasst alle Tätigkeiten, die DATEV gemäß den Leistungsbeschreibungen und den jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen mit dem Kunden (Geschäftsbedingungen der DATEV, Bestellungen von Standardprodukten und Verträge über individuelle Leistungen) erbringt und die eine Auftragsverarbeitung darstellen. Dies gilt auch, sofern die Leistungsbeschreibungen und die jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen nicht ausdrücklich Bezug nehmen auf diese Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.  

b. Die Leistungsbeschreibungen sind Bestandteil dieser Vereinbarung und über den nachfolgend genannten Link im Internet einsehbar: go.datev.de/leistungsbeschreibung.  

c. Diese Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung enthält in Ziffern 15 und 16 Regelungen und Vereinbarungen zu weiteren Vertragszwecken. Die jeweilige Leistungsbeschreibung enthält in Ziffern 3.7 und 3.8 Regelungen und Vereinbarungen zu weiteren Vertragszwecken. Der Kunde stimmt diesen weiteren Vertragszwecken mit Annahme dieser Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zu.  

d. Bei Widersprüchen zwischen einer Leistungsbeschreibung und dieser Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geht die Leistungsbeschreibung als speziellere Regelung vor. Für Änderungen der Leistungsbeschreibungen gelten die Geschäftsbedingungen der DATEV.  

e. Vorstehender Absatz gilt auch für die jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen zwischen DATEV und dem Kunden, welche an Stelle oder zusätzlich zu den Leistungsbeschreibungen gelten.  

f. Im Übrigen gelten nachrangig die Regelungen der Geschäftsbedingungen der DATEV, welche über den nachfolgend genannten Link im Internet einsehbar sind: go.datev.de/agb.    

2. Dauer der Verarbeitung  

Die Verarbeitung erfolgt zeitlich unbefristet, sofern dies in den Leistungsbeschreibungen und den jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen nicht anders vereinbart ist. Die in den jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen geregelten Kündigungsfristen bleiben unberührt.    

3. Art und Zweck der Verarbeitung  

a. Die Art der Verarbeitung umfasst alle Arten von Verarbeitungen im Sinne der DS-GVO.  

b. Zwecke der Verarbeitung sind alle zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung erforderlichen und alle in Ziffern 15 und 16 dieser Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und in Ziffern 3.7 und 3.8 der jeweiligen Leistungsbeschreibung vereinbarten weiteren Vertragszwecke.    

4. Art der personenbezogenen Daten und Kategorien betroffener Personen  

a. Art der personenbezogenen Daten sind alle Arten personenbezogener Daten, die DATEV im Auftrag des Kunden verarbeitet. Hiervon umfasst sind auch besondere Kategorien personenbezogener Daten.  

b. Hinsichtlich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten im Sinne des Art. 10 DS-GVO ist der Kunde verpflichtet, in eigener Verantwortung dafür Sorge zu tragen, dass die hierzu geltenden gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.  

c. Kategorien betroffener Personen sind insbesondere  

i. Beschäftigte und Geschäftspartner/Mandanten des Kunden,  

ii. Beschäftigte, Familienangehörige und Geschäftspartner des Geschäftspartners/Mandanten,  

iii. Beschäftigte des Geschäftspartners des Geschäftspartners/Mandanten,  

iv. andere Personen, ggf. auch als Verbraucher, sofern sie Nutzer einer DATEV-Leistung sind.    

5. Pflichten und Rechte des Kunden  

a. Der Kunde ist im Rahmen dieser Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an DATEV sowie für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung allein verantwortlich (»Verantwortlicher« im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO). Dies gilt auch im Hinblick auf die in dieser Vereinbarung geregelten Zwecke und Mittel der Verarbeitung und die Beschreibung der betroffenen Daten.  

b. Der Kunde hat DATEV unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er im Hinblick auf die Verarbeitung bezüglich datenschutzrechtlicher Bestimmungen Fehler oder Unregelmäßigkeiten feststellt.  

c. Der Kunde nennt DATEV bei Bedarf den Ansprechpartner für im Rahmen dieser Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung anfallende Datenschutzfragen.  

d. Weitere Pflichten und Rechte des Kunden ergeben sich aus den nachfolgenden Regelungen dieser Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und der DS-GVO sowie den dazugehörigen gesetzlichen Bestimmungen.   

6. Verarbeitung auf dokumentierte Weisung  

a. DATEV - und jede ihr unterstellte Person - darf die personenbezogenen Daten nur im Rahmen der Leistungsbeschreibungen und den jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen zwischen DATEV und dem Kunden und der Weisungen des Kunden verarbeiten, außer es liegt ein Ausnahmefall im Sinne des Artikel 28 Abs. 3 Satz 2 lit.a DS-GVO vor. DATEV nimmt Weisungen des Kunden in schriftlicher Form sowie über die hierfür von DATEV angebotenen elektronischen Formate entgegen. Mündliche Weisungen sind durch den Kunden unverzüglich schriftlich oder in einem hierfür von DATEV angebotenen elektronischen Format zu bestätigen.  

b. DATEV informiert den Kunden unverzüglich, wenn sie der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen anwendbare Gesetze verstößt. DATEV darf die Umsetzung der Weisung solange aussetzen, bis sie vom Kunden bestätigt oder abgeändert wurde.  

c. Sind die Weisungen des Kunden nicht vom vertraglich vereinbarten Leistungsumfang umfasst, werden diese als Antrag auf Leistungsänderung behandelt. Bei Änderungsvorschlägen teilt DATEV dem Kunden mit, welche Auswirkungen sich auf die vereinbarten Leistungen, insbesondere die Möglichkeit der Leistungserbringung, Termine und Vergütung ergeben. Ist DATEV die Umsetzung der Weisung nicht zumutbar, so ist DATEV berechtigt, die Verarbeitung zu beenden. Im Übrigen gelten die Leistungsbeschreibungen und jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen.  

d. Die Parteien vereinbaren, dass DATEV berechtigt ist, die personenbezogenen Daten - unter Beachtung der zwingend anwendbaren Vorschriften - an Dienstleister in einem Drittland zu übermitteln. Die Information, an welche Dienstleister in welchem Drittland die Daten für welche Zwecke übermittelt werden, kann der Kunde im Hilfe-Center im Hilfe-Dokument Nr. 1000192 oder unter www.datev.de/hilfe/1000192  produktspezifisch abrufen.    

7. Verpflichtung zur Vertraulichkeit  

DATEV gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.    

8. Maßnahmen zur Sicherheit der Verarbeitung  

a. DATEV gestaltet in ihrem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung gemäß den Anforderungen der DS-GVO erfolgt und den Schutz für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person gewährleistet. DATEV ergreift in ihrem Verantwortungsbereich alle gemäß Art. 32 DS-GVO erforderlichen Maßnahmen.  

b. Die jeweils aktuell geltenden technischen und organisatorischen Maßnahmen kann der Kunde im Hilfe-Center im Hilfe-Dokument Nr. 1000562 oder unter www.datev.de/hilfe/1000562 einsehen. Der Kunde informiert sich vor Abschluss der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und anschließend in regelmäßigen Abständen über diese technischen und organisatorischen Maßnahmen. Der Kunde trägt die Verantwortung dafür, dass die jeweils aktuell geltenden, vertraglich vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen für die Risiken der zu verarbeitenden Daten ein angemessenes Schutzniveau bieten.  

c. Eine Änderung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen bleibt DATEV vorbehalten, sofern das Schutzniveau nach DS-GVO nicht unterschritten wird.  

9. Weitere Auftragsverarbeiter  

a. Der Kunde erteilt DATEV die allgemeine Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DS-GVO in Anspruch zu nehmen.  

b. Die jeweils aktuell eingesetzten, weiteren Auftragsverarbeiter kann der Kunde im Hilfe-Center im Hilfe-Dokument Nr. 1000192 oder unter www.datev.de/hilfe/1000192 produktspezifisch abrufen.  

c. DATEV informiert den Kunden, wenn sie eine Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung weiterer Auftragsverarbeiter beabsichtigt. Die Änderungen kann der Kunde im Hilfe-Center im Hilfe-Dokument Nr. 1000192 oder unter www.datev.de/hilfe/1000192 produktspezifisch abrufen. Der Kunde kann gegen derartige Änderungen Einspruch erheben.  

d. Der Einspruch gegen die beabsichtigte Änderung ist innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Information über die Änderung gegenüber DATEV zu erheben. Im Fall des Einspruchs kann DATEV nach eigener Wahl die Leistung ohne die beabsichtigte Änderung erbringen oder - sofern die Erbringung der Leistung ohne die beabsichtigte Änderung DATEV nicht zumutbar ist - die von der Änderung betroffene Leistung gegenüber dem Kunden innerhalb von 4 Wochen nach Zugang des Einspruchs kündigen.  

e. Erteilt DATEV Aufträge an weitere Auftragsverarbeiter, so obliegt es DATEV, ihre datenschutzrechtlichen Pflichten aus diesem Vertrag auf den weiteren Auftragsverarbeiter zu übertragen.    

10. Unterstützung des Verantwortlichen (Kunden) im Hinblick auf Betroffenenrechte  

a. Bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der in Kapitel III der DS-GVO genannten Rechte der betroffenen Person unterstützt DATEV den Kunden nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen.  

b. DATEV ist berechtigt, für diese Leistungen eine angemessene Vergütung vom Kunden zu verlangen.    

11. Unterstützung des Verantwortlichen (Kunden) im Hinblick auf die Sicherheit personenbezogener Daten  

a. DATEV unterstützt unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihr zur Verfügung stehenden Informationen den Kunden bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 DS-GVO genannten Pflichten.  

b. DATEV ist berechtigt, für diese Leistungen eine angemessene Vergütung vom Kunden zu verlangen.    

12. Umgang mit den Daten nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen  

Nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen löscht DATEV nach Wahl des Kunden entweder alle personenbezogenen Daten oder gibt sie dem Kunden zurück, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder nach deutschem Recht eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht oder sich aus den Leistungsbeschreibungen und den jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen etwas anderes ergibt.    

13. Informationen und Überprüfungen zum Nachweis der Einhaltung der Pflichten  

a. DATEV stellt dem Kunden alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der in Art. 28 DS-GVO niedergelegten Pflichten zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen - einschließlich Inspektionen -, die vom Kunden oder einem anderen von diesem beauftragten Prüfer durchgeführt werden, und wirkt daran mit. Sofern hierbei die Kenntnisnahmemöglichkeit von vertraulichen Informationen besteht, ist DATEV berechtigt, eine Verschwiegenheitserklärung vom Kunden und von diesem beauftragten Prüfer zu verlangen.  

b. Das Inspektionsrecht des Kunden hat das Ziel, die Einhaltung der einem Auftragsverarbeiter obliegenden Pflichten gemäß der DS-GVO und dieses Vertrages zu überprüfen. Der Nachweis soll primär durch unabhängige Prüfberichte und Zertifizierungen erbracht werden. Sofern der Kunde auf Basis tatsächlicher Anhaltspunkte berechtigte Zweifel daran geltend macht, dass diese Prüfberichte bzw. Zertifizierungen unzureichend oder unzutreffend sind, oder besondere Vorfälle im Sinne von Art. 33 Abs. 1 DS-GVO im Zusammenhang mit der Durchführung der Auftragsverarbeitung des Kunden dies rechtfertigen, kann er Vor-Ort-Kontrollen durchführen. Sofern solche Vor-Ort-Kontrollen durchgeführt werden, sind diese als Stichprobenkontrollen der für die Durchführung der Auftragsverarbeitung relevanten Bereiche auszugestalten und DATEV rechtzeitig im Voraus, in der Regel (Ausnahme z.B. bei besonderen Vorfällen) mindestens jedoch 14 Kalendertage, schriftlich anzumelden. Das Gleiche gilt für anlasslose Vor-Ort-Kontrollen. Die Ausübung des Inspektionsrechts darf den Geschäftsbetrieb von DATEV nicht über Gebühr stören oder missbräuchlich sein.  

c. DATEV ist berechtigt, für Inspektionen eine angemessene Vergütung vom Kunden zu verlangen.    

14. Gegenseitige Unterstützung  

Im Fall des Art. 82 DS-GVO verpflichten sich die Parteien, sich gegenseitig zu unterstützen und zur Aufklärung des zugrundeliegenden Sachverhalts beizutragen.    

15. Anonymisierungsvereinbarung  

a. DATEV hat das Recht, die von dieser Vereinbarung umfassten personenbezogenen Daten zu anonymisieren und vorher die für die Anonymisierung erforderlichen Verarbeitungsschritte durchzuführen. Unter Wahrung der Anonymität kann DATEV alle so entstandenen Daten für eigene Zwecke wie die Erstellung von Betriebs- oder Branchenvergleichen oder sonstige Zwecke mit volks- bzw. betriebswirtschaftlichem Informationscharakter, statistische Auswertungen, Benchmarking, Produktverbesserungen, Produktneuentwicklungen und weitere vergleichbare Zwecke verarbeiten und nutzen. Dies umfasst auch eine anonymisierte Weitergabe an DATEV-Anwender und Dritte, insbesondere an Verbände, Organisationen oder Forschungseinrichtungen sowie für Publikationen. Der ursprüngliche Datenbestand ist von dieser Anonymisierung nicht betroffen.  

b. Der Kunde ist berechtigt, die vorstehende vertragliche Regelung zu streichen, ohne dass dies Auswirkungen auf die übrigen Regelungen dieser Vereinbarung hat. Nähere Informationen zu den Möglichkeiten der Streichung sind zu finden im Hilfe-Center im Hilfe-Dokument Nr. 1000548 oder unter www.datev.de/hilfe/1000548.    

16. Vereinbarung weiterer Vertragszwecke  

a. DATEV ist berechtigt, die von dieser Vereinbarung umfassten personenbezogenen Daten zum Zweck der Fehlerbehebung in dem DATEV-Produkt, in dem die Daten gespeichert sind, zu verarbeiten.  

b. DATEV ist berechtigt, die von dieser Vereinbarung umfassten personenbezogenen Daten zum Zweck der Qualitätssicherung für das DATEV-Produkt, in dem die Daten gespeichert sind bzw. für eine neuere Version des DATEV-Produkts zu verarbeiten.  

c. DATEV ist berechtigt, die von dieser Vereinbarung umfassten personenbezogenen Daten zum Zweck der Entwicklung neuer oder Weiterentwicklung bestehender DATEV-Produkte in einer angemessen gesicherten Umgebung zu verarbeiten. DATEV berücksichtigt auch in diesem Verarbeitungsprozess, dass vom Kunden gelöschte oder zur Löschung angewiesene Daten nicht mehr verarbeitet werden.  

d. DATEV ist berechtigt, die von dieser Vereinbarung umfassten personenbezogenen Daten zu verarbeiten,  

i. soweit sie dies für die Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit unbedingt notwendig und verhältnismäßig erachtet,  

ii. soweit dadurch die Fähigkeit eines Netzes oder Informationssystems gewährleistet wird, mit dem vereinbarten Grad der Zuverlässigkeit Störungen oder widerrechtliche oder mutwillige Eingriffe abzuwehren, die die Verfügbarkeit, Authentizität, Vollständigkeit und Vertraulichkeit von gespeicherten oder übermittelten personenbezogenen Daten sowie die Sicherheit damit zusammenhängender Dienste, die über diese Netze oder Informationssysteme angeboten werden bzw. zugänglich sind, beeinträchtigen. Dies umfasst insbesondere auch, den Zugang Unbefugter zu elektronischen Kommunikationsnetzen und die Verbreitung schädlicher Programmcodes zu verhindern sowie Angriffe in Form der gezielten Überlastung von Servern ("Denial of service"-Angriffe) und Schädigungen von Computer- und elektronischen Kommunikationssystemen abzuwehren.    

17. Salvatorische Klausel  

Sollten sich einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung als ungültig erweisen, so wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die ungültige Bestimmung ist durch eine solche Regelung zu ersetzen, die die Parteien getroffen hätten, hätten sie bei Abschluss des Vertrags an die Ungültigkeit des jeweiligen Punktes gedacht. Soweit diese Vereinbarung eine unbewusste Regelungslücke enthält, ist diese durch eine solche Regelung zu ersetzen, die die Parteien getroffen hätten, hätten sie bei Abschluss des Vertrags an die Regelungsbedürftigkeit des jeweiligen Punktes gedacht.    

18. Formerfordernis  

Änderungen und Ergänzungen dieser Anlage und aller ihrer Bestandteile - einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers - sind gemäß DS-GVO schriftlich abzufassen, was auch in einem elektronischen Format erfolgen kann, und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.    

19. Beginn der Vereinbarung, Auswirkung von Kündigungen  

a. Diese Vereinbarung beginnt mit Bestätigung des Vertragsschlusses durch DATEV.  

b. Nimmt der Kunde Änderungen am Vertragstext vor, beginnt diese Vereinbarung mit Annahme der geänderten Fassung durch DATEV; DATEV ist zur Annahme jedoch nicht verpflichtet.  

c. Eine Annahme der geänderten Fassung durch DATEV erfolgt nicht bereits durch (fortgesetzte) Leistungserbringung, sondern erfordert eine dem Formerfordernis des Art. 28 DS-GVO entsprechende Annahmeerklärung durch DATEV.  

d. Die Annahme/Bestätigung des Vertragsschlusses durch DATEV kann in einem elektronischen Format erfolgen.  

e. Diese Vereinbarung endet nicht automatisch mit der Kündigung aller Leistungsbeschreibungen und vertraglichen Vereinbarungen, sondern bedarf des ausdrücklichen Hinweises darauf in der Kündigung, dass es sich um eine Kündigung dieser Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung handelt.    

20. Verweise auf die DS-GVO  

Alle in dieser Vereinbarung enthaltenen Verweise auf die DS-GVO gelten für die DS-GVO in ihrer jeweils aktuellen Fassung bzw. etwaige Nachfolgeregelungen.