Der Moment, in dem der Pendelordner aus dem Alltag verschwindet, ist für viele Kanzleien und Mandanten eine Erlösung. Er markiert einen tiefen Einschnitt in der Zusammenarbeit, in den Prozessen und nicht zuletzt im Selbstverständnis von Steuerberatung. An diesem Punkt beginnt die Geschichte des Steuerberaters Martin Dort und seines Mandanten Matthias Conrad. Sie zeigt, wie digitale Zusammenarbeit Abläufe vereinfacht und beiden Seiten echte Vorteile verschafft.
Martin Dort führt eine Kanzlei im pfälzischen Zweibrücken. Die Region zählt strukturell nicht gerade zu den Wachstumshotspots in Deutschland, Größe ist für Dort kein Wert an sich. „Die Mitarbeiterzahl ist heute kein Maß mehr für die Größe einer Kanzlei“, sagt er. Entscheidend seien die Effizienz und der qualitative Mehrwert, den er Unternehmen bieten könne.
Bereits 2010 hat er sich bewusst von der klassischen Steuerberatung verabschiedet und ein eigenes Geschäftsmodell etabliert: Erfolgsreporting kombiniert mit Unternehmercoaching. Die Kernidee sind monatliche Zwischenabschlüsse, die im Folgemonat mit dem Mandanten besprochen werden. Das Ziel ist, die wirtschaftliche Lage so transparent wie möglich zu machen und unternehmerische Entscheidungen aktiv zu begleiten „Unternehmercoaching ist eine spezielle Form des Businesscoachings, um den Unternehmer in seiner Kompetenz wachsen zu lassen“, beschreibt Dort seinen Ansatz. Digitalisierung ist für ihn die Voraussetzung, um dieses Beratungsversprechen einlösen zu können.
Papierbelege, Pendelordner, das Übliche
Matthias Conrad ist Geschäftsführer eines Steinmetzbetriebs, gemeinsam mit seinem Kompagnon verarbeitet er Naturstein: von Küchenarbeitsplatten bis zum kompletten Treppenhaus. Als er 2017 mit seinem Betrieb zur Steuerkanzlei Dort wechselt, läuft die Zusammenarbeit noch analog: „Papierbelege vorsortiert im Ordner, Pendelverkehr hin und her. Das Übliche“, erinnert sich Conrad. Eine Praxis, die viel Zeit und Nerven kostete. Einen Pendelordner führe „der Mandant ja nur für den Steuerberater“, bringt Dort es auf den Punkt. Extraarbeit ohne jeden eigenen Nutzen.
Die Lösung, die er seinem Mandanten anbietet, heißt DATEV Unternehmen online. Schon frühzeitig, erzählt Conrad, habe der Steuerberater ihn darauf vorbereit: „Ich will das bald digitalisieren, stellt euch schon mal psychisch und moralisch darauf ein.“ Zunächst sei er skeptisch gewesen, berichtet der Unternehmer, doch das legte sich schnell. Entscheidend war der von Martin Dort selbst entwickelte Einführungsprozess. Statt das System einfach nur zu installieren und auf Videos oder Handbücher zu verweisen, legten die Kanzleimitarbeiter selbst Hand an. „Wir haben DATEV Unternehmen online erst mal vier Monate hier in der Kanzlei befüllt“, erklärt Dort. Als der Mandant das System übernahm, waren die echten Daten bereits eingepflegt. „Sonst kann man nichts zeigen“, sagt Dort. Ein gefülltes System senke die Hemmschwelle und mache den Nutzen sofort erlebbar. Gerade im Handwerk setzt er auf ein Prinzip, das dort seit jeher funktioniert: Vormachen statt erklären. „Handwerker lernen, indem sie ihrem Meister auf die Finger schauen“, sagt er. Genau so führt er DATEV Unternehmen online ein: vor Ort, gemeinsam, Schritt für Schritt. „Der Steuerberater saß mit mir im Büro, löste Probleme direkt und erklärte die Funktionen anhand realer Belege“, bestätigt Conrad. „Inzwischen läuft das wiegeschmiert.“
Belege werden morgens beim Kaffee per Drag-and-drop hochgeladen, Quittungen mobil übertragen. Oder wie Conrad es ausdrückt: „Im Auto eingescannt, weg, Ende.“ Rückfragen entfallen, weil beide Seiten jederzeit Zugriff auf dieselben Informationen haben. Besonders deutlich ist der Zeitgewinn zu spüren: Früher war der Samstag im Büro fest für Buchhaltung eingeplant. „Sechs Stunden“, erinnert sich Conrad. Heute ist dieser Aufwand nahezu verschwunden. Zwei Geschäftsführer sparen wöchentlich mehrere Stunden.
Zeit, die nun für das operative Geschäft da ist. Auch die Qualität der Buchhaltung hat sich verbessert. „Die Fehlerquote ist fast auf null gesunken“, sagt Conrad. Fehlende Belege fallen sofort auf, spätestens, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird. Skonti werden konsequent genutzt, offene Posten sind jederzeit transparent.
Die verschiedenen Funktionen von DATEV Unternehmen online wurden Schritt für Schritt eingeführt, sodass es zu keiner Überforderung kam. „Die Belege sind der Kern“, sagt Dort. „Da bindet sich alles dran.“ Besonders das Bezahlen direkt aus dem Programm heraus habe einen Quantensprung bei Vollständigkeit und Datenqualität gebracht. Für die Kanzlei ist die Lösung inzwischen Standard.
Rechnungswesen als Impulsgeber
Digitalisierung ist für Martin Dort auch eine Frage der Haltung. Schon der Begriff „Mandant“ klingt für ihn nach Zwangsbeziehung, er spricht lieber von Kunden und Partnern. „Vom Mandanten zum Kunden zum Dreamteam“, beschreibt er den Wandel. Auch sei die Digitalisierung kein Sparprogramm für Kanzleien, stellt Dort klar. Die Honorare seien nicht gesunken, im Gegenteil. Solange der Nutzen für den Kunden sichtbar sei, werde das auch akzeptiert. „Die gesparte Zeit ist mein Rabatt“, sagt Matthias Conrad.
Inzwischen hat der Steinmetz nicht nur die Buchhaltung, sondern auch Teile der Produktion digitalisiert. Dank einer CNC-gesteuerten Steinsäge sind Arbeiten, die früher Stunden dauerten, heute binnen Minuten erledigt. Die Digitalisierung im Rechnungswesen war der Inpulsgeber für Innovation im Kerngeschäft. „Das ist in meinen Augen eine ganz wichtige Botschaft“, sagt Dort. Steuerberater können Digitalisierung in Unternehmen anstoßen, wo sie die Kompetenz haben. Der Nutzen jedoch reicht weit über das Verarbeiten von Belegen hinaus.
Zur Kanzlei
„Mehr als nur Steuerberatung“ verspricht Martin Dort seinen Mandanten. Der Steuerberater und Diplom-Kaufmann versteht sich als Unternehmercoach und bietet ein engmaschiges Erfolgsreporting an. Für seinen Ansatz erhielt er 2012 den Innovationspreis des deutschen Mittelstandsprogramms.