Prompting in der Steuerkanzlei

Das Prinzip ist einfach: Ein Prompt ist eine Anweisung, eine Frage, eine Bitte oder ein klar formulierter Auftrag. Wer KI nutzen möchte, ohne Programmierkenntnisse zu besitzen, kommt mit einem guten Prompt bereits sehr weit. Gerade für Steuerkanzleien ist das besonders spannend: Viele Aufgaben dort sind textbasiert, wiederkehrend oder erklärungsbedürftig – also ideale Einsatzfelder für Prompting.

Gutes Prompting ist wie gute Führung: Wenn man der KI eine klare Aufgabe gibt, Kontext liefert und präzise formuliert, erhält man im Gegenzug nützliche Ergebnisse. Die Verantwortung bleibt beim Nutzer, aber der Weg zum Ergebnis wird kürzer und deutlich effizienter. So lassen sich beispielsweise Kanzleiabläufe analysieren, Mandantenanschreiben effizient formulieren oder Gesetzesänderungen für Mitarbeitende verständlich aufbereiten.

 

Wer in der Kanzlei bereits mit DATEV GPT arbeitet, kennt die Vorteile: schnelle Antworten, kreative Impulse und eine Entlastung bei Routineaufgaben. Besonders hilfreich sind die drei am häufigsten verwendeten Prompts aus der Nutzung von DATEV GPT:

• „Formuliere dieses Schreiben für einen Mandanten verständlich und höflich“ – für professionelle Kommunikation.
• „Fasse dieses Fachthema in einfachen Worten für meine Mitarbeitenden zusammen“ – für interne Wissensvermittlung.
• „Erstelle eine Gliederung für eine Mandantenpräsentation zum Thema E-Rechnung“ – für strukturierte Aufbereitung komplexer Themen.

Vier Voraussetzungen für einen guten Prompt: Ob als Impulsgeber für neue Ideen oder als Werkzeug zur Effizienzsteigerung: Mit dem richtigen Prompt wird KI zur wertvollen Unterstützung im Kanzleialltag. Prompting ist dabei keine Magie, sondern ein Handwerk. Gute Prompts geben der KI Orientierung: Wer ist die Zielgruppe? Welches Format wird gewünscht – E-Mail, Bericht oder LinkedIn-Post? Was ist das Ziel? Soll die Antwort erklären, zusammenfassen oder Argumente liefern? Wer diese Angaben in den Prompt integriert, bekommt deutlich bessere Ergebnisse. Insbesondere vier Merkmale sollte man dabei beachten:

• Persona: Für wen ist der Text gedacht? Beschreiben Sie die Zielgruppe so konkret wie möglich.
• Sache: Um welches Thema geht es konkret? Formulieren Sie klar, worum es geht. Geben Sie bei Bedarf Daten oder Inhalte mit.
• Ziel: Was soll das Ergebnis leisten? Geben Sie an, was Sie mit dem Text erreichen möchten.
• Rahmen: Welches Format, welcher Stil, welche Länge? Begrenzen oder formatieren Sie die Antwortvorgabe.

Ein gutes Beispiel für Prompting in der Steuerkanzlei ist der Jahresabschlussprozess: Jedes Jahr müssen Mandanten verständlich informiert, Zahlen erläutert und Dokumente kommuniziert werden. Genau hier kann die KI unterstützen – sei es mit Textbausteinen für E-Mails, Zusammenfassungen für Mandanten oder Argumentationshilfen für Bankgespräche. Statt mühsam immer wieder ähnliche Formulierungen zu schreiben, kann die KI als Ideengeber und Schnellschreiber fungieren.

Diese vier Merkmale sollten Sie beachten:

 

Persona – Für wen ist der Text gedacht?
Beschreiben Sie die Zielgruppe so konkret wie möglich.
Beispiele:
- „Ein selbstständiger Handwerker ohne BWL-Kenntnisse“
- „Eine erfahrene Bankberaterin“
- „Ein junger Gründer in der Startphase“
→ Die KI passt Tonfall, Tiefe und Beispiele automatisch an.

Sache – Um welches Thema geht es konkret?
Formulieren Sie klar, worum es geht. Geben Sie bei Bedarf Daten oder Inhalte mit.
Beispiele:
- „Die aktuelle BWA eines Autohauses“
- „Die Rückstellungen im Jahresabschluss 2024“
- „Ein Vergleich der Liquiditätsentwicklung 2023/2024“
→ Je präziser das Thema, desto brauchbarer der Output.

Ziel – Was soll das Ergebnis leisten?
Geben Sie an, was Sie mit dem Text erreichen möchten.
Beispiele:
- „Verständlich erklären“
- „Mandanten zur Mitwirkung motivieren“
- „Bank gegenüber positiv darstellen“
→ Ziel und Absicht helfen der KI, die Tonalität und Argumentation richtig zu wählen.

Rahmen – Welches Format, welcher Stil, welche Länge?
Begrenzen oder formatiere Sie die Antwortvorgabe.
Beispiele:
- „In maximal 600 Zeichen“
- „Als E-Mail-Entwurf“
- „In drei Stichpunkten“
- „Sachlich und professionell, ohne Fachjargon“
→ Formatvorgaben machen das Ergebnis sofort nutzbar.

 

Prompting eignet sich auch zur Vorbereitung von Mandantengesprächen: Fragenkataloge, Checklisten oder ein Gesprächsleitfaden lassen sich in Sekundenschnelle generieren. Ebenso hilfreich ist es bei der Nachbereitung: Protokolle können strukturiert, Aufgaben zusammengefasst und offene Punkte hervorgehoben werden.

Natürlich ersetzt die KI keine Fachkompetenz. Aber sie kann Denkprozesse beschleunigen, Entwürfe liefern und bei der Formulierung helfen. Die Kontrolle und finale Bearbeitung bleiben beim Menschen – doch der Einstiegspunkt ist dank Prompting oft schon erstaunlich nah am Ziel.

Einfach diktieren statt tippen: Längere Prompts lassen sich über Sprach- bzw. Diktierfunktionen deutlich schneller und komfortabler erstellen – zum Beispiel mit Windows-Taste + H. Gerade bei komplexen Fragestellungen spart das Zeit und macht das Arbeiten mit KI noch intuitiver.

Fachlichen Kontext gezielt einbinden: Besonders im steuerlichen Umfeld lohnt es sich, relevante Informationen wie BMF-Schreiben, Urteile oder Fachtexte direkt in den Prompt zu integrieren. So entsteht ein fundierter Kontext, auf dessen Basis die KI präzisere und fachlich stimmigere Antworten liefern kann.

Prompts gemeinsam mit der KI optimieren: Wer noch mehr aus DATEV GPT herausholen möchte, kann den Prompt-Generator oder die KI selbst gezielt nach Verbesserungen fragen: „Wie kann ich diesen Prompt klarer formulieren?“ – und schon liefert die KI Vorschläge zur Optimierung. So wird aus einem guten Prompt ein noch besserer.

 

1. Textvorschlag für den Jahresabschlussbericht an Mandanten:

„Schreibe einen kurzen, professionellen Text zur Erläuterung des Jahresabschlusses für ein mittelständisches Unternehmen. Verwende einfache Sprache, hebe positive Entwicklungen hervor und formuliere einen Satz zu möglichen Risiken.“

2. Vorbereitung Mandantengespräch zum Jahresabschluss:

„Erstelle eine Stichpunktliste mit Themen, die beim Jahresabschlussgespräch mit einem Mandanten angesprochen werden sollten. Mandant: GmbH, Branche: Handwerk.“

3. BWA einfach erklären:

„Erkläre die wichtigsten Kennzahlen einer BWA für einen Unternehmer ohne betriebswirtschaftliches Hintergrundwissen. Fasse dich auf maximal 500 Zeichen pro Kennzahl.“

4. E-Mail an Mandanten – Unterlagen anfordern:

„Formuliere eine freundliche E-Mail an einen Mandanten, in der ich die fehlenden Unterlagen für den Jahresabschluss anfordere. Bitte um Zusendung bis spätestens nächste Woche.“

5. Vorbereitung Bankgespräch (Argumentation):

„Formuliere drei positive Argumente für ein Bankgespräch auf Basis eines stabilen Eigenkapitals, positiver Liquiditätsentwicklung und guter Auftragslage.“

6. Text für Social Media: Bedeutung des Jahresabschlusses:

„Schreibe einen kurzen LinkedIn-Post (max. 600 Zeichen) über die Bedeutung eines fundierten Jahresabschlusses für die Unternehmenssteuerung.“

7. Mandantenbericht in Alltagssprache umformulieren:

„Formuliere folgenden Fachtext so um, dass er für einen Laien verständlich ist: [hier Textabschnitt einfügen]“

8. Checkliste für Mandanten (Unterlagen Jahresabschluss):

„Erstelle eine übersichtliche Checkliste mit allen Unterlagen, die ein Mandant für den Jahresabschluss vorbereiten sollte.“

9. SWOT-Analyse auf Basis von Bilanzdaten (für Beratung):

„Erstelle eine SWOT-Analyse für ein Unternehmen basierend auf den folgenden Bilanzkennzahlen: [Kennzahlen einfügen]“

10. Zusammenfassung Mandantengespräch (Protokoll):

„Erstelle ein kurzes Protokoll des folgenden Mandantengesprächs. Achte auf klare Struktur und Hervorhebung offener Punkte: [Notizen einfügen]“