Das Wichtigste zuerst
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen relevante Entgeltunterlagen verpflichtend für alle Mitarbeitenden elektronisch geführt werden.
- Eine digitale Personalakte schafft dafür eine strukturierte Grundlage: Dokumente können digital, mitarbeiterbezogen und übersichtlich abgelegt werden.
Digitale Entgeltunterlagen: Pflicht ab 2027
Die elektronische Führung relevanter Entgeltunterlagen gilt grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2022. Bis zum 31. Dezember 2026 besteht jedoch eine Übergangsregelung: Arbeitgeber konnten sich auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der elektronischen Führung befreien lassen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber relevante Entgeltunterlagen elektronisch führen und aufbewahren. Die Dokumentationspflicht selbst ist nicht neu: Sozialversicherungsrechtlich relevante Nachweise mussten Arbeitgeber bereits bisher führen und aufbewahren. Neu ist vor allem die Form der Dokumentation. Die relevanten Entgeltunterlagen müssen elektronisch vorliegen, der jeweiligen beschäftigten Person eindeutig zugeordnet und für eine Betriebsprüfung digital verfügbar sein. Die digitale Personalakte selbst wird dadurch nicht verpflichtend. Sie bietet jedoch eine Möglichkeit, Personal- und Entgeltunterlagen zentral und strukturiert digital zu verwalten.
Was ist eine digitale Personalakte?
Während Sie bei der klassischen Personalakte alle Unterlagen, die einen Mitarbeiter betreffen, in einer Aktenmappe sammeln, fassen Sie bei einer digitalen Personalakte diese Informationen in einem System zusammen. Dabei müssen Sie nicht selbst Vorlagen erstellen, um die Daten zu erfassen.
Was gehört alles in eine digitale Personalakte?
Eine Definition für die Personalakte gibt es nur für den öffentlichen Dienst. So besagt § 106 des Bundesbeamtengesetzes (BBG), dass „für jeden Beamten eine Personalakte zu führen ist“, und dass dort alle Dokumente gesammelt werden, „soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen.“ § 107 regelt dann, wer und in welchem Umfang Zugang zu diesen sensiblen Daten hat. Das Bundesarbeitsgericht definiert die klassische und auch die elektronische Personalakte ähnlich. Es führt in einem Urteil vom 19. Juli 2012 (Az. 2 AZR 782/11) aus, dass es sich um „eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen“, handelt. Von den allgemeinen Inhalten einer Personalakte zu unterscheiden sind die sozialversicherungsrechtlich relevanten Entgeltunterlagen. Welche dieser Dokumente elektronisch aufzubewahren sind, hängt vom jeweiligen Beschäftigungsverhältnis und dem sozialversicherungsrechtlichen Sachverhalt ab. Dazu zählen beispielsweise Nachweise zur Versicherungspflicht, geringfügigen Beschäftigung, Entsendung, Pflegezeit, Elterneigenschaft oder zum Aufenthaltsstatus.
Datenschutz bei der digitalen Personalakte
Da digitale Personalakten sensible personenbezogene Daten enthalten, spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle. Achten Sie insbesondere auf eine sichere Verschlüsselung, angemessene Zugriffs- und Berechtigungskonzepte sowie die datenschutzkonforme Verarbeitung und Speicherung der Daten.
Selbstverständlich ist der Datenaustausch mit weiteren Komponenten wie DATEV Payroll für die digitale Lohnabrechnung sowie mit kompatibler Software von Drittanbietern möglich.
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Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
Außer im öffentlichen Dienst nach beamtenrechtlichen Vorschriften besteht für Arbeitgeber keine Pflicht, eine Personalakte zu führen. Das gilt für die klassische Version in Papierform wie für eine digitale Personalakte. Dennoch sind Sie aus den verschiedensten Gründen gezwungen, Unterlagen über jeden einzelnen Beschäftigten zu sammeln. Es fällt unter anderem Folgendes an:
- (Digitale) Lohnabrechnungen
- Unterlagen zum Mutterschutz
- Erfasste Arbeitszeiten
- Sozialversicherungsnachweise
- Nachweise über die abgeführte Lohnsteuer
- Zusätzliche Vereinbarungen wie z. B. ein Dienstwagen zur privaten Nutzung
Selbstverständlich können Sie diese und viele weitere Informationen über Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ohne eine Personalakte ablegen, indem Sie z. B. die Lohnabrechnungen hier und die Sozialversicherungsnachweise dort in physischen oder digitalen Ordnern ablegen. Bewährt haben sich solche Systeme in der Praxis allerdings selten.
Daher hat sich die Führung von Personalakten in der Praxis etabliert. Da Sie dort sehr sensible persönliche Daten der Angestellten sammeln, sind die Anforderungen an den Datenschutz hoch. Lässt sich dieser bei Akten in Ordnern über abschließbare Aktenschränke und die Benennung der zur Einsicht befugten Mitarbeiter gewährleisten, sieht das digital und online gleich ganz anders aus. Wir empfehlen daher, eine professionelle Lösung wie DATEV Personal zu nutzen. Hier erhalten Sie für Ihre digitale Personalakte eine Struktur, die sich bewährt hat, und Sie haben die Gewissheit, dass alle datenschutzrechtlichen Aspekte berücksichtigt werden.
Wichtig ab 2027: Auch wenn die digitale Personalakte selbst nicht verpflichtend ist, müssen ab dem 1. Januar 2027 alle Arbeitgeber relevante Entgeltunterlagen elektronisch führen. Eine digitale Personalakte kann dabei unterstützen, diese Unterlagen strukturiert zu verwalten.
Weitere Informationen zur zeitlichen Entwicklung der Pflicht finden Sie im FAQ „Digitale Entgeltunterlagen: Ab wann gilt die Pflicht?“.
Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte?
Die Umstellung auf die digitale Personalakte sorgt nicht nur für einen geringeren Papierverbrauch und über das Internet jederzeitigen und ortsunabhängigen Zugriff auf die Dokumente. Unternehmen profitieren von weiteren Pluspunkten.
- Dank der zentralen Ablage und des örtlich unabhängigen Zugriffs haben alle involvierten Mitarbeiter jederzeit den gleichen Informationsstand.
- Die übersichtlich strukturierten Dokumente und Suchfunktionen erleichtern die tägliche Arbeit.
- Der Verbrauch von Toner und Papier sinkt und Sie benötigen weniger Stauraum für die Papierablage.
- Sie verbessern den Datenschutz, indem Sie den Zugriff der berechtigten Nutzer auf die erforderlichen Dokumente beschränken können. Es liegen keine offenen Akten auf Schreibtischen und es kursieren keine Kopien von Bewerbungsunterlagen im Unternehmen.
- Die Suchzeit, um bestimmte Unterlagen zu finden, wird mit der digitalen Personalakte deutlich reduziert.
- Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Personalabteilung haben einen großen Einfluss auf die Unternehmenskultur. Mit der digitalen Personalakte dienen sie als Vorbild für das Vorantreiben der Digitalisierung in anderen Abteilungen.
- Digitale Personalakten sind die Basis für einen effektiven und transparenten Bewerbungsprozess, bei dem viele Abläufe standardisiert und automatisiert werden können. Führen Sie dazu noch die elektronische Signatur ein, schließen Sie den gesamten Prozess digital ab und überzeugen auch junge Talente von Ihrem Unternehmen.
- Die digitale Personalakte spart Zeit. So können sich die Personaler und Personalerinnen auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und an der Mitarbeiterbindung und Mitarbeitergewinnung arbeiten. Durch den Fachkräftemangel ist der Aufwand hier deutlich gestiegen.
- Eine professionelle digitale Personalakte kann Sie dabei unterstützen, die Anforderungen an eine GoBD-konforme Aufbewahrung elektronischer Unterlagen umzusetzen.
Digitale Personalakte: Kosten senken leicht gemacht
Natürlich kostet die digitale Personalakte auch Geld. Sie benötigen eine passende Software, die IT-Ausstattung und müssen die Papierdokumente in die elektronische Form überführen. Auch nach der Einrichtung verursacht es Kosten, die digitale Personalakte zu nutzen. Im Gegenzug sparen Sie Papier und Toner, abschließbare Aktenschränke, Hängeregister und Mappen sowie viele Quadratmeter Büro- und Archivfläche. Insbesondere Letzteres zahlt sich aus. Denn neuer Speicherplatz für Server oder in der Cloud kostet weniger als Miete oder Kaufpreis für entsprechende physische Räumlichkeiten.
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FAQ zur digitalen Personalakte: Was ist zu beachten?
Ist es kompliziert, die digitale Personalakte zu integrieren?
Der Wechsel von einem papiergebundenen System auf eine digitale Lösung ist zunächst mit organisatorischem Aufwand verbunden. Wenn Sie bereits DATEV Software für die Mitarbeiterverwaltung oder die Lohnabrechnung nutzen, kann dies die Erweiterung auf eine digitale Personalakte erleichtern. Die Umstellung lässt sich schrittweise vornehmen. Klare Strukturen und Prozesse unterstützen dabei eine geordnete Einführung. Bei Bedarf stehen Ihnen außerdem Support- und Serviceangebote von DATEV zur Verfügung.
Muss die Belegschaft der Umstellung auf die digitale Personalakte zustimmen?
Nein, Sie dürfen die digitale Personalakte ohne Zustimmung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einführen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt fest, dass Mitarbeiterdaten nur erhoben, gespeichert und verarbeitet werden dürfen, wenn die Betroffenen dem zugestimmt haben oder es durch eine andere Rechtsgrundlage bestimmt wird. Bei den Mitarbeiterstammdaten greift das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das die Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, erlaubt. Trotzdem ist es empfehlenswert, die Belegschaft frühzeitig zu informieren und in den Prozess einzubinden, um für Akzeptanz zu sorgen.
Digitale Personalakte und Betriebsrat: Muss er zustimmen?
Hier kommt es auf den Einzelfall an, denn je nach gewählter Software und deren Einstellung kann ein Mitbestimmungsrecht gegeben sein. Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) muss der Betriebsrat zustimmen, wenn technische Einrichtungen die Möglichkeit bieten, das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zu überwachen. Eine elektronische Personalakte dient zwar nicht diesem Zwecke, aber die Software eröffnet häufig Überwachungsmöglichkeiten. Daher ist es sehr empfehlenswert, vor der Einführung einer digitalen Personalakte den Betriebsrat einzubinden und eine Betriebsvereinbarung zu schließen.
Muss der Betriebsrat permanente Einsichtmöglichkeiten in die digitale Personalakte erhalten?
Der Betriebsrat hat kein gesetzliches Recht, die digitale Personalakte von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen eines Unternehmens einzusehen. Sein Mitbestimmungsrecht sollte daher nicht als permanenter Zugriff auf die digitale Personalakte umgesetzt werden. Eine solche Regelung in einer Betriebsvereinbarung sah das Landesarbeitsgericht Düsseldorf in einem Beschluss vom 23.06.2020 (Az: 3 TaBV 65/19; vorher verhandelt am Arbeitsgericht Düsseldorf, Beschluss vom 10.10.2019, Az: 16 BV 114/18) als unangemessenen Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Belegschaft an. Möchte der Betriebsrat eine digitale Personalakte einsehen, holen Sie vorher die Zustimmung des Betroffenen ein. Er muss entscheiden, welchen Personen er seine persönlichen Daten zugänglich machen möchte.
Digitale Personalakte: Ab wann Pflicht zur Führung?
Seit dem 1. Januar 2022 sind relevante Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch zu führen. Bis zum 31. Dezember 2026 gilt jedoch eine Übergangsregelung: Arbeitgeber konnten sich auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der elektronischen Führung befreien lassen. Ab dem 1. Januar 2027 endet diese Möglichkeit. Dann müssen alle Arbeitgeber die relevanten Entgeltunterlagen elektronisch führen und für eine Betriebsprüfung digital verfügbar halten. Eine Pflicht zur Einführung einer digitalen Personalakte ergibt sich daraus nicht. Die digitale Personalakte kann jedoch dabei unterstützen, relevante Entgeltunterlagen gemeinsam mit weiteren Personaldokumenten strukturiert und eindeutig den jeweiligen Beschäftigten zugeordnet zu verwalten.
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