Kundenstimme
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Mithilfe der DATEV-Lösungen ist die SfH in der Lage doppische und kamerale Jahresabschlüsse selbstständig und rechtssicher zu erstellen. Zudem arbeitet die Stiftung derzeit daran, zukünftig ihre Aufgaben der Studienplatzvergabe in volldigitalisierter Weise anzubieten. Diese Umstellung unserer Arbeitsweise ist uns intern bereits gut mit Hilfe von DATEV gelungen, indem die zentrale und dezentrale Belegprüfung vollständig digitalisiert wurde.
Bibiana Kemner
Stiftung für Hochschulzulassung
Herausforderung
Im Mai 2010 wurde die 1973 gegründete Zentralstelle für die Vergabe von Studienplätzen (ZVS) aufgelöst und die Stiftung für Hochschulzulassung (SfH) als Nachfolgeinstitution errichtet. Sie handelt bundesweit im Auftrag der Bundesländer und Hochschulen. Wie schon in anderen Bereichen der öffentlichen Verwaltung sollte auch hier mit dem Übergang der ZVS zur SfH von Kameralistik auf Doppik umgestellt werden.
Lösung
Nach einer umfassenden Marktsichtung mit Präsentationen, Aufwandserhebung und Pflichtenhefterarbeitung erkannte die SfH, dass das tiefgreifende Reformkonzept am wirtschaftlichsten mit den DATEV-Lösungen umgesetzt werden könnte.
Eine zwar kurze, jedoch sehr intensive Vorbereitungsphase von nur wenigen Wochen ermöglichte es, bereits ab Januar 2013 mit den DATEV-Programmen zu arbeiten. Der anspruchsvolle Zeitplan und die fachlichen Vorgaben an die Einrichtung der Software konnten mit enger Begleitung durch die Public Sector-Spezialisten von DATEV eingehalten werden. So werden z. B. auch im kaufmännischen Buchungsgeschäft die nach wie vor öffentlichen haushaltsrechterforderlichen Anordnungen automatisch aufbereitet.
Der im Laufe der nachfolgenden Monate verfeinerte Kostenplan ermöglicht ein sachgerechtes Erfassen der Kosten und damit ein Einhalten der vorgegebenen Budgets und verfügbaren Finanzmittel.
Die SfH hat – mit Unterstützung durch DATEV und den steuerlichen Berater – das neue öffentliche Rechnungswesen Doppik erfolgreich eingeführt. Bereits im zweiten Jahr wurde die zuvor outgesourcte Buchführung mit eigenem Personal erledigt. Ebenso wird der Jahresabschluss zwischenzeitlich vollständig intern erstellt. Dies zeigt, dass die Einführung der Doppik ohne zusätzlichen Personalaufwand mit DATEV-Lösungen erfolgreich gelingen kann. Weitere Verbesserungen des Gesamtsystems sind in Planung, z. B. im Bereich der digitalen Belegverarbeitung.
