Ludwig-Maximillians-Universität München

Der Körperschafts- und Stiftungsbereich der Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU) sah sich mit steigenden Anforderungen an Transparenz und Steuerbarkeit konfrontiert. Die bislang eingesetzte kamerale Buchführung bot keine ausreichende Grundlage, um die wirtschaftliche Entwicklung der zahlreich betreuten Stiftungen differenziert abzubilden. Um eine fundierte finanzielle Steuerung und betriebswirtschaftliche Auswertbarkeit sicherzustellen, entschied sich die LMU daher für den Wechsel auf die kaufmännische Rechnungslegung. Die Herausforderung bestand vor allem darin, die Vielzahl an Stiftungen übersichtlich und einfach darzustellen – inklusive individueller Vermögensbewertung zur Erstellung der Eröffnungsbilanz und maßgeschneiderter Jahresabschlussstruktur. 

Im Rahmen des Einführungsprojekts wurden gemeinsam mit DATEV ein individuell abgestimmtes Fach- sowie Schulungskonzept erstellt. Zum Einsatz kamen unter anderem die Softwarelösung DATEV Einheitskasse sowie weitere Anwendungen für die Finanzbuchführung sowie das Plan-Ist-Controlling. 

Die Einheitskasse ermöglicht eine zentrale Buchführung über einen einheitlichen Buchungsmandanten. Die Buchungssätze werden über definierte Verteilerkreise automatisiert den jeweiligen Stiftungen zugeordnet – und lassen sich so separat auswerten. Diese Lösung reduziert den Aufwand in der laufenden Buchführung und schafft gleichzeitig die Grundlage für gezielte betriebswirtschaftliche Aussagen – sowohl für den gesamten Bereich als auch auf Stiftungsebene.

Die Vermögensbewertung zur Erstellung der Eröffnungsbilanz wurde durch den zuständigen Wirtschaftsprüfer begleitet. Um das Sondervermögen optimal abzubilden, wurde die Struktur des Jahresabschlusses individuell auf die Anforderungen des Stiftungsbereichs abgestimmt. 

Die kaufmännische Buchführung ist für die LMU bis heute von Vorteil. Durch das neue Berichtswesen behalten die Entscheidungsträger stets einen Überblick über die aktuelle Lage und können bei Abweichungen kurzfristig reagieren. Das sorgt für mehr Transparenz und reduziert gleichzeitig den Aufwand für alle Beteiligten.