Im Fokus der Finanzverwaltung

Die moderne Betriebsprüfung analysiert nicht mehr vorrangig einzelne Geschäftsvorfälle. Vielmehr steht das gesamte EDV-gestützte Buchführungssystem des Betriebes im Mittelpunkt der Prüfung. Der Prüfer verschafft sich zunächst einen Überblick über den Aufbau und die Funktionsweise des Buchführungssystems, die Datenentstehungsprozesse, die Schnittstellen und Übertragungswege sowie interne Kontrollmechanismen. Erst auf dieser Grundlage werden gezielt Prüfungsschwerpunkte festgelegt.

Durch den Datenzugriff nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Auf-bewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erhält der Prüfer Zugriff auf umfangreiche elektronische Datenbestände. Mithilfe von Prüfsoftware (z.B. IDEA) können innerhalb kürzester Zeit Buchungen gefiltert, Zeiträume analysiert, Auffälligkeiten identifiziert und statistische Abweichungen festgestellt werden. Zudem wird die Finanzbuchhaltung (FiBu) mit anderen Daten abgeglichen: den elektronischen Kassendaten, Schichtplänen, Warenwirtschaftsprogrammen, Zählwerken im Kaffeeautomaten und anderen technischen Aufzeichnungen. Alle Datenvorsysteme werden miteinander abgeglichen. Wo sind Lücken? Wo sind Widersprüche? Was spricht für Manipulationen oder unvollständige Erlöserfassungen? Was passt nicht zueinander? Wo widerspricht sich der Steuerpflichtige, der womöglich manipuliert? Hinzu kommen rund 200 sogenannte Makros, also interne Prüfprogramme der Finanzverwaltung, die unter anderem Branchenvergleiche durchführen, Abweichungen von der Richtsatzsammlung ermitteln und atypische Buchungsmuster erkennen. Die Prüfung wird damit datengetrieben und strukturiert.

Die heutige Betriebsprüfung ist keine planlose Durchsicht von Belegen mehr. Vielmehr erfolgt eine gezielte Analyse von Risikofeldern, wie etwa einer Häufung von Rechnungen zum Jahresende, ungewöhnlich kurzen Zahlungsintervallen, fehlende Skonti, wenn diese sonst gezogen werden, hohen Barumsätzen, auffällig „glatten“ Rechnungsbeträgen und statistischen Abweichungen vom Branchendurchschnitt. Insbesondere glatte Rechnungssummen können Indizien für pauschale Leistungsabrechnungen oder unzu-reichende Leistungsbeschreibungen sein. Solche Auffälligkeiten begründen häufig Einzelfallprüfungen. Die Konsequenz: Mehr Prüfungstiefe bei gleichzeitig höherer Effizienz.

Der wohl gravierendste Wandel liegt in der Verschiebung des Prüfungsmaßstabs. Es geht nicht mehr primär um die Frage, ob das erklärte Ergebnis materiell richtig ist, sondern vielmehr darum, ob die Daten ordnungsgemäß entstanden, verarbeitet, gespeichert und gesichert worden sind. Prüfungsrelevante Fragestellungen sind heute insbesondere:

• Wurden Geschäftsvorfälle zeitnah erfasst?

• Sind Daten unveränderbar gespeichert?

• Wann erfolgte die Festschreibung?

• Bestand zwischen Erfassung und Festschreibung eine Manipulationsmöglichkeit?

• Existiert ein dokumentiertes internes Kontrollsystem (IKS)?

• Wer hat Zugriff auf welche Daten?

Die formelle Ordnungsmäßigkeit rückt damit ins Zentrum der Prüfung.

Die digitale Betriebsprüfung setzt die Verfügbarkeit der Daten voraus. Liegen diese nicht vor – aus welchen Gründen auch immer – drohen erhebliche Konsequenzen. Ob Daten durch Hochwasser zerstört, technisch verloren gegangen, nicht herausgegeben werden oder sonst wie nicht verfügbar sind, ist für die steuerliche Beurteilung regelmäßig unerheblich. Fehlende Daten führen zu Aufbewahrungsverstößen – und häufig unmittelbar zur Schätzung. Die Finanzverwaltung wartet nicht auf die Klärung privater oder tatsächlicher Umstände.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und die GoBD stehen heute im Zentrum der Betriebsprüfung. Ein wesentliches Prüfungsziel ist die Beurteilung der Validität der vorgelegten Daten. Der Prüfer hinterfragt, ob die Daten belastbar sind, manipulationssicher gespeichert wurden und eine nachträgliche Veränderung technisch möglich war. Zwar bedeutet eine theoretische Manipulationsmöglichkeit nicht automatisch eine tatsächliche Manipulation. Dennoch kann bereits diese Möglichkeit das Vertrauen in die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung erschüttern. Im Extremfall kann die gesamte Buchführung verworfen werden – mit erheblichen steuerlichen und strafrechtlichen Folgen.

Von zentraler Bedeutung ist die Verfahrensdokumentation. Sie muss einem sachverständigen Dritten ermöglichen, das System vollständig und nachvollziehbar zu prüfen. Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation beschreibt insbesondere den Aufbau und die Organisation der Buchführung, das Entstehen der Daten, Datenflüsse und Schnittstellen, Verantwortlichkeiten, Kontrollmechanismen sowie Sicherungs- und Archivierungsprozesse. Eine gute Verfahrensdokumentation schafft Vertrauen und reduziert Prüfungsrisiken. Sie garantiert zwar keine rasche Beendigung einer Betriebsprüfung, kann aber deren Intensität und Schwerpunkt maßgeblich beeinflussen. Manchmal werden Betriebe sogar von der Prüfungsliste gestrichen, wenn die Kassennachschau ohne Beanstandungen bleibt, eine gute Verfahrensdokumentation vorliegt und alle Formalien eingehalten zu sein scheinen.