Indizien, Interpretationen und Prävention

In Ermittlungsverfahren werden häufig formale Mängel von Rechnungen als Indiz für eine angebliche Scheinrechnung gewertet. Schreibfehler im Firmennamen, ein veralteter Geschäftsführer auf dem Briefbogen oder eine fehlende Handelsregisterangabe – all dies wird nicht selten in einer Gesamtschau als unseriös eingeordnet. Juristisch betrachtet sind solche Mängel jedoch strikt von der zentralen Frage zu trennen: Wurde die Leistung tatsächlich erbracht? Ein falsch geschriebenes Registergericht oder eine fehlende Telefaxnummer lassen allenfalls auf Nachlässigkeit oder die Verwendung eines alten Vordrucks schließen. Sie sagen nichts darüber aus, ob Bauleistungen, Montagearbeiten oder sonstige Tätigkeiten real ausgeführt wurden. Selbst eine fehlende Bankverbindung auf der Rechnung beweist weder die Nichterbringung der Leistung noch das Vorliegen einer Scheinkonstruktion. Formale Fehler sind steuerlich unter Umständen relevant – sie sind jedoch kein tauglicher Beweis für eine fingierte Leistung.

Ermittlungsbehörden arbeiten häufig mit einer Verdichtung einzelner, für sich genommen neutraler Umstände zu einem belastenden Gesamtbild. Mehrere formale Beanstandungen, ungewöhnliche Rechnungsaufbauten oder sprachliche Ungenauigkeiten werden gesammelt und als Indizienkette präsentiert. Problematisch ist dabei, dass eine Anhäufung neutraler Umstände nicht automatisch einen belastenden Charakter erhält. Auch zehn formale Fehler beantworten nicht die Kernfrage nach der tatsächlichen Leistungserbringung. Die juristische Bewertung darf nicht von Äußerlichkeiten dominiert werden, sondern muss sich an objektiven Nachweisen orientieren: Baustellendokumentationen, Aufmaße, Zeiterfassungen, Schriftverkehr und tatsächliche Präsenz von Mitarbeitern.

In der Praxis werden die Begriffe häufig synonym verwendet. Tatsächlich bestehen jedoch klare Unterschiede: Bei einer Scheinrechnung wird die abgerechnete Leistung überhaupt nicht erbracht, während bei einer Abdeckrechnung die Leistung zwar erbracht wurde, jedoch nicht von der rechnungsausstellenden Firma. Daneben existieren Mischformen, etwa wenn tatsächlich erbrachte Leistungen überhöht abgerechnet werden. Die strafrechtliche Einordnung hängt maßgeblich davon ab, ob der Auftraggeber Kenntnis hatte oder an einer Konstruktion bewusst mitwirkte. Ohne vorsätzliche Beteiligung kann allenfalls ein zivilrechtlicher Konflikt oder ein Betrug durch den Subunternehmer vorliegen. Die Differenzierung ist essenziell, da sie über Steuerhinterziehung, Beihilfe oder bloße Leistungsstörungen entscheidet.

Besonders häufig wird auf zeitnahe Barabhebungen nach Zahlungseingang beim Rechnungsaussteller abgestellt. Werden überwiesene Beträge kurz nach Gutschrift in bar abgehoben, interpretieren Zoll oder Steuerfahndung dies oft als Rückfluss an den Auftraggeber – abzüglich einer „Provision“ von typischerweise sechs bis zwölf Prozent. Doch dieser Schluss ist nicht zwingend. Ein Unternehmer kann Gelder aus vielfältigen Gründen bar verfügen: Lohnzahlungen, Lieferantenforderungen, private Investitionen oder Tilgungen. Rechenabweichungen zwischen Zahlungseingang und Abhebungsbetrag werden häufig spekulativ erklärt (Restbeträge aus vorherigen Abhebungen), ohne dass konkrete Beweise für eine tatsächliche Rückzahlung existieren.

Entscheidend ist: Die zeitnahe Abhebung allein belegt keinen Rückfluss. Ohne konkrete Zahlungsnachweise oder Zeugenaussagen bleibt die Annahme eine Hypothese. Dennoch wird in der Praxis der Fahnder das zeitnahe Abheben ähnlicher oder grob passender Beträge als Rückfluss interpretiert – auch wenn der Rechnungsempfänger das nicht mitbekommt und nicht mitbekommen kann. Er erfährt dann dies erst im Rahmen des gegen ihn laufenden Strafverfahrens.

Ein weiteres Argument der Ermittlungsbehörden lautet, eine echte Firma müsse laufende Kosten haben: Miete, Personal, Fahrzeuge, Werkzeuge, Versicherungen, Steuerberatung. Fehlen entsprechende Buchungsvorgänge, wird dies als Indiz für eine Scheinfirma gewertet. Allerdings hat der Auftraggeber keinen Einblick in die interne Buchhaltung seines Subunternehmers. Er kann weder Steuererklärungen noch Lohnabrechnungen prüfen. Selbst atypische Personalstrukturen – etwa viele Teilzeitkräfte – sind von außen kaum überprüfbar. Die Bewertung solcher interner Umstände kann daher nicht ohne Weiteres dem Auftraggeber zugerechnet werden. Er erfährt diese Indizien, die für einen Scheinrechnungsaussteller sprechen, erst in dem gegen ihn laufenden Ermittlungsverfahren, meist erst aus der Akteneinsicht seines Anwalts. Da kommt häufig die Frage auf, wie er sich hätte schützen können, da er solche Indizien (zeitnahe Barabhebungen, keine Materialkosten, keine Anlagevermögen usw.) von außen im normalen Geschäftsalltag nicht erkennen kann. Maßgeblich ist, ob der Auftraggeber bei Beauftragung und Durchführung Anhaltspunkte für Unregelmäßigkeiten hatte oder hätte erkennen müssen.

Barzahlungen, insbesondere über 10.000 Euro, wirken im Bauumfeld regelmäßig unplausibel. Fragen zur Mittelherkunft, zur zeitlichen Nähe zwischen Abhebung und Übergabe sowie zum wirtschaftlichen Sinn stellen sich zwangsläufig. Wer gleichzeitig Bankkredite in Anspruch nimmt, aber hohe Bargeldbeträge vorhält, liefert zumindest erklärungsbedürftige Konstellationen. Doch auch die Überweisung bietet keinen vollständigen Schutz. Der Zahlungsweg über das Bankkonto kann Teil einer bloßen Fassade sein, wenn die Gelder anschließend wieder abgehoben und zurückgegeben werden. Entscheidend ist daher nicht allein die Zahlungsart, sondern die Gesamtdokumentation der Leistungserbringung, die Dokumentation der zu erwartenden Kommunikation. Im Nachteil sind da alle, die nicht gerne scheiben, sondern lieber telefonieren oder alles nur besprechen. Erst recht im Nachteil sind die, die einen Migrationshintergrund haben und wegen Sprachschwierigkeiten sich genieren zu schreiben. Hier gilt der Grundsatz: wer schreibt, der bleibt. Emails, Mängelrügen, Verzögerungsrügen, Bautagebücher usw. sind wichtig. Für manchen mag der Schreibkram nervig oder gar verhasst sein, aber das Löschen der alten Email-Korrespondenz nach zwei oder drei Jahren beziehungsweise aller SMS-Nachrichten beim nächsten Handywechsel kann später gegenüber Zoll oder Steuerfahndung zu Nachweisproblemen hinsichtlich der tatsächlichen Leistungserbringung führen.

In abgehörten Telefonaten (TKÜ) wird gelegentlich dokumentiert, dass Auftraggeber konkrete Leistungsbeschreibungen, Bauvorhaben oder Massenangaben „diktieren“. Ermittlungsbehörden werten dies nicht selten als Bestellung einer Scheinrechnung. Doch auch hier ist Differenzierung geboten. Nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UstG) muss eine Rechnung die Leistung zutreffend beschreiben. Ist der Subunternehmer hierzu sprachlich oder organisatorisch nicht in der Lage, ist der Auftraggeber sogar verpflichtet, auf eine ordnungsgemäße Korrektur hinzuwirken, um seinen Vorsteuerabzug nicht zu gefährden. Ein TKÜ-Mitschnitt ist daher interpretationsbedürftig: Er kann sowohl eine unzulässige Rechnungsbestellung als auch eine legitime Rechnungskorrektur dokumentieren. Der Wortlaut allein entscheidet nicht. Und eine genervte Antwort auf die Frage, was als Leistungszeitraum geschrieben werden sollte, wie etwa „schreiben Sie halt März oder April 20, ist doch egal“, bedeutet eben nicht zwangsläufig, dass dies eine Scheinrechnungsbestellung ist, nur weil der Auftraggeber den Leistungszeitraum nicht genau mehr weiß oder es ihm nicht darauf ankommt. Aber aus solchen Sequenzen entstehen dann Indizien.  

Als Servicefirmen bezeichnen Ermittlungsbehörden Strukturen, die Abdeckrechnungen ausstellen, Unbedenklichkeitsbescheinigungen vorlegen und Gelder nach Abzug einer Provision zurückführen. Typisch sind zeitnahe Barabhebungen, fehlende Steuererklärungen, starke Personalfluktuation sowie Scheinanmeldungen von Arbeitnehmern. Der äußere Anschein ist dabei häufig professionell. Für den Auftraggeber ist nicht ohne weiteres erkennbar, ob intern ordnungsgemäß versteuert wird oder ob Beiträge abgeführt werden. Eine generelle Auskunft über die Seriosität eines Unternehmens erteilen weder Finanzverwaltung noch Zoll – das Steuergeheimnis nach § 30 Abgabenordnung (AO) steht dem entgegen. Öffentliche schwarze Listen existieren nicht.

Angesichts dieser Unsicherheiten gewinnt die präventive Absicherung zentrale Bedeutung. Unternehmen sollten Arbeitnehmerlisten mit Versicherungsnachweisen vor Arbeitsbeginn anfordern, gültige Freistellungsbescheinigungen prüfen, Bestätigungen des Steuerberaters des Subunternehmers einholen, Baustellenkontrollen durchführen und dokumentieren, Fotos von Mitarbeitern, Fahrzeugen und Arbeitskleidung erstellen sowie Bautagebücher sorgfältig führen und Betriebsstätten besichtigen. Je umfassender die eigene Dokumentation der tatsächlichen Leistungserbringung ist, desto schwerer wird der Vorwurf einer Scheinrechnung. Auffällig und erklärungsbedürftig bleiben hingegen Konstellationen, in denen hohe Rechnungsbeträge ohne Prüfung, ohne Sicherheitseinbehalte, ohne Skontoabzug und ohne sachlich rechnerische Kontrolle sofort – und dann auch noch gegebenenfalls bar – beglichen werden. Solche Abläufe entsprechen typischen Mustern von Scheinrechnungsmodellen und sollten unternehmensintern hinterfragt werden.

Der Vorwurf der Verwendung von Schein- oder Abdeckrechnungen basiert häufig auf Indizien: formale Fehler, Zahlungsflüsse sowie interne Unregelmäßigkeiten beim Subunternehmer. Viele dieser Umstände sind jedoch mehrdeutig und für sich genommen nicht beweiskräftig. Für Unternehmen bedeutet dies, dass eine sorgfältige Dokumentation der tatsächlichen Leistungserbringung unerlässlich ist. Nur dann kann eine differenzierte juristische Bewertung gelingen, um Indizien von tragfähigen Beweisen zu unterscheiden.