7 Schritte auf dem Weg in die Cloud

Die zentrale Datenhaltung bedingt, dass es bei den neuen Cloudlösungen keine anwendungsspezifischen Leistungen mehr gibt. Sofern sie bisher existierten, müssen sie vor dem Umzug als zentrale Leistungen im DATEV Arbeitsplatz angelegt werden. Künftig kann ein Mandant nur mit einer eindeutigen Nummer im DATEV Arbeitsplatz verwaltet werden. Für die Neuzuordnung steht ein Assistent zur Verfügung, der aus der Geschäftsfeldübersicht im DATEV Arbeitsplatz gestartet wird.

Die Cloud unterstützt nur die Mandantentypen „Unternehmen“ und „natürliche Personen“ optimal. Die Umstellung ist zwar auch für Einzelunternehmer denkbar, aber verschiedene Prozesse werden in der Cloud nicht unterstützt. Es sollten keine neuen Mandanten dieses Typs angelegt werden. Für die Auflösung der bestehenden Einzelunternehmer in den Stammdaten gibt es voraussichtlich im zweiten Halbjahr 2026 einen Assistenten.

Auch zentral im DATEV-Rechenzentrum gespeicherte Personendaten sollten vor dem Umzug gepflegt sein. Das betrifft sowohl die Benutzerinformationen der Kanzleibeschäftigten als auch die der Mandanten. Sie sind die Basis für Authentifizierungsverfahren wie die einheitliche DATEV-Identität über das DATEV-Konto oder für die Verwaltung von Benutzerlizenzen. Deshalb müssen sie gegebenenfalls über die DATEV Service-Anwendungen online geprüft und aktualisiert werden.

Für einen reibungslosen Umstieg auf DATEV Kanzleimanagement sollten die Rechnungssachverhalte in DATEV Eigenorganisation bereinigt werden. Auch dafür gibt es einen Assistenten: DATEV Bestandsoptimierung Eigenorganisation prüft die Datenaktualität auf offene Leistungen und Gebühren – wahlweise als umfassende Analyse oder beschränkt auf einzelne Bereiche. Auffällige Daten, wie unfertige Arbeiten, werden mit Handlungsempfehlungen gekennzeichnet. Der Assistent lässt sich über die Programmsuche im DATEV Arbeitsplatz aufrufen.

MyDATEV Kanzlei ist das Fundament der Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant in der Cloud. Die Kommunikation – Nachrichten, Dokumentenaustausch, Aufgaben und Freigaben – werden verschlüsselt abgebildet und stehen browserbasiert auf jedem Gerät zur Verfügung. Die Anwendung schafft damit die technische und organisatorische Basis für zukünftige Cloudlösungen.

Für Mandanten liefert DATEV Unternehmen online die digitale Daten- und Prozessbasis im Cloudumfeld. Ohne sie sind viele technische, organisatorische und sicherheitsrelevante Anforderungen in der Cloud nicht in einem einheitlichen und stabilen Standard erfüllbar. Davon profitieren sie unmittelbar, etwa bei Überweisungen, Lastschriften oder beim Abrufen von Auswertungen.